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Accueil À propos du Barreau Lois et codes Code de déontologie Chapitre 6 Les rapports avec les étudiants, employés et autres personnes

Chapitre 6 Les rapports avec les étudiants, employés et autres personnes

Chapitre 6 -  Les rapports avec les étudiants, employés et autres personnes

ARTICLE 6.1 LA SURVEILLANCE

Obligation d’assurer une surveillance directe

6.1-1 Conformément aux règlements administratifs, l’avocate ou l’avocat

a) assume intégralement la responsabilité professionnelle de leur pratique;

b) surveille directement le personnel et les adjoints auxquels il délègue des tâches et des fonctions particulières.

Commentaire

[1] Le Règlement administratif no 7.1 régit les circonstances dans lesquelles un avocat peut déléguer certaines tâches et fonctions à un non-avocat dans son cabinet. Lorsqu’un non-avocat a la compétence pour accomplir le travail sous la surveillance de l’avocat, l’avocat peut lui déléguer du travail. L’avocat doit assurer une surveillance directe du travail du non-avocat. L’avocat examine son travail à intervalles suffisamment rapprochés pour en assurer l’exécution adéquate et dans les délais.

[1.1] L’avocat peut autoriser le non-avocat à accomplir, sous sa surveillance, les tâches qu’il lui délègue, dans la mesure où l’avocat garde un contact direct avec le client ou la cliente ou, s’il travaille au sein d’une clinique juridique communautaire financée par Aide juridique Ontario, dans la mesure où il assure une surveillance directe du dossier de chaque client, conformément aux exigences de surveillance de cet organisme, et qu’il engage pleinement sa responsabilité professionnelle pour le travail exécuté.

[2] L’avocat qui exerce seul ou assure le fonctionnement d’un cabinet régional ou d’un cabinet à temps partiel fait en sorte que toutes les tâches qui exigent l’habileté et le jugement professionnel d’un avocat sont effectivement accomplies par un avocat compétent et que des personnes non autorisées à exercer ne donnent pas de conseils juridiques, que ce soit en son nom ou autrement.

[3] à [5] [FOPJC – Commentaires non utilisés]

[5.1] L’avocat s’assure que le non-avocat est identifié comme tel lorsqu’il communique oralement ou par écrit avec les clients, les titulaires de permis, les responsables du gouvernement ou le public de façon générale que ce soit dans les bureaux du cabinet ou à l’extérieur.

[5.2] Les exemples suivants, qui ne prétendent pas être exhaustifs, donnent un aperçu des situations où il est permis de déléguer des tâches à des non-avocats, sous réserve d’une surveillance directe.

[5.3] Droit immobilier – L’avocat peut autoriser le non-avocat à traiter toute question d’administration courante, à participer à des opérations plus complexes, à rédiger des états de compte, des documents et de la correspondance habituels, ainsi qu’à s’occuper des enregistrements. L’avocat ne lui délègue pas la responsabilité ultime de réviser le rapport d’une recherche de titre ou d’examiner des documents avant leur signature, ni de réviser et de signer une lettre de réquisition, une opinion sur un titre ou le rapport au client.

[5.4] Pour les opérations immobilières effectuées sur le système d’enregistrement électronique de titres de propriété (« e-reg MC »), seul un avocat peut certifier par sa signature l’intégralité d’un document qui exige des déclarations de conformité à la loi.

[5.5] Droit des sociétés et droit commercial – L’avocat peut autoriser le non-avocat à traiter toute question d’administration courante, à participer à des opérations plus complexes et à rédiger des documents et de la correspondance habituels en matière commerciale et en matière de droit des sociétés et des valeurs mobilières, notamment à dresser des procès-verbaux et à rédiger des documents de sociétés par actions conformément à leurs statuts, à préparer des titres de valeurs mobilières, des documents pour l’inscription de valeurs mobilières, des contrats de toutes sortes, de documents relatifs à la clôture et des états de compte et à procéder au dépôt de documents.

[5.6] Testaments, fiducies et successions – L’avocat peut autoriser le non-avocat à traiter toute question d’administration courante, à participer à des opérations plus complexes, à recueillir de l’information, à rédiger des documents et de la correspondance habituels, à remplir les déclarations de revenus, à calculer les impôts, à dresser les comptes et les états de compte des exécuteurs testamentaires et à procéder au dépôt de documents.

[Nouveau – novembre 2007]

 

6.1-2 à 6.1-4 [FOPJC – Règles non utilisées]

 Enregistrement électronique de titres de propriété

6.1-5 Lorsque l’avocat a une trousse personnelle de sécurité, il ne doit pas autoriser d’autres personnes, y compris les employés non juristes, à utiliser sa trousse personnelle de sécurité.

6.1-6 Lorsqu’un non-avocat embauché par un avocat a une trousse personnelle de sécurité, l’avocat doit s’assurer que le non-avocat n’autorise pas d’autres personnes à utiliser la trousse personnelle de sécurité.

 

Commentaire

[1] La mise en œuvre d’un système visant l’enregistrement électronique de titres de propriété en Ontario impose des responsabilités particulières aux avocats et à toute autre personne qui utilise le système. Toute personne qui travaille dans un cabinet d’avocats et qui a accès au système électronique e-reg MC doit avoir une trousse personnelle de sécurité. L’intégrité et la sécurité du système sont assurées, en partie, en conservant un registre des utilisateurs pour toute opération. En outre, le système permet uniquement aux avocats autorisés à exercer le droit de faire certaines déclarations prescrites. Seuls les avocats en règle peuvent faire des déclarations de conformité à la loi sans enregistrer des documents à l’appui. Seuls les avocats autorisés à exercer le droit peuvent approuver des documents électroniques qui contiennent ces déclarations. Il est donc important que les avocats assurent la sécurité et l’utilisation exclusive de la trousse personnelle de sécurité. Dans un cabinet spécialisé en droit immobilier où un avocat peut déléguer des tâches à un non-avocat qui a une trousse personnelle de sécurité, l’avocat doit veiller à ce que le non-avocat comprenne l’importance d’assurer la sécurité de la trousse personnelle de sécurité.

[2] Dans les opérations de droit immobilier utilisant le système électronique e reg MC, l’avocat qui approuve l’enregistrement électronique de titres de propriété par un non-avocat est responsable du contenu de tout document qui contient la signature électronique du non-avocat.

[Modifié – novembre 2007- janvier 2018]

Assurance de titre

6.1-6.1 Un avocat ne permet pas à un non-avocat :

a) de donner des conseils au client à l’égard de toute assurance, y compris l’assurance de titre, sans surveillance;

b) de présenter des options d’assurance ou des renseignements sur les primes au client sans surveillance;

c) de recommander un produit d’assurance plutôt qu’un autre sans surveillance;

d) de donner des opinions juridiques à l’égard de la couverture d’assurance obtenue.

[Nouveau – 31 mars 2008]

Signature de document e-regMC

6.1-6.2 Un avocat qui signe un document par voie électronique à l’aide d’e-regMC en assume l’entière responsabilité.

[Nouveau – 31 mars 2008, modifié – octobre 2014]

ARTICLE 6.2 LES ÉTUDIANTS

Procédures de recrutement et d’embauche

6.2-1 L’avocat est tenu de respecter les directives du Barreau concernant le recrutement des stagiaires ainsi que l’emploi d’étudiants durant l’été.

Obligations des maitres de stage

6.2-2 L’avocat qui fait office de maitre de stage offre au stagiaire une formation valable qui lui permet de se familiariser avec le travail et d’y participer activement afin d’acquérir une connaissance et une expérience pratiques du droit, ainsi qu’une bonne compréhension des usages et de la déontologie propres à la profession juridique.

Commentaire

[1] Le maitre de stage ou l’avocat qui encadre le stagiaire est responsable des actes de l’étudiant qui agit sous sa surveillance.

[Modifié – octobre 2014]

Obligations des stagiaires

6.2-3 Le stagiaire est tenu d’agir de bonne foi dans l’exécution de ses obligations et de ses engagements en qualité de stagiaire.

ARTICLE 6.3 LE HARCÈLEMENT SEXUEL

Définition

6.3-0 Dans les règles 6.3-1 et 6.3-3, le harcèlement sexuel s’entend d’un incident ou d’une série d’incidents comportant des avances sexuelles importunes, des demandes de faveurs sexuelles ou d’autres gestes ou remarques de nature sexuelle, dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

a) on peut raisonnablement s’attendre que ces gestes ou remarques causeront de l’insécurité, de la gêne, de l’humiliation ou des vexations à une autre personne ou à un groupe;

b) la soumission à ces gestes ou remarques est implicitement ou explicitement présentée comme une condition à la prestation de services professionnels;

c) la soumission à ces gestes ou remarques est implicitement ou explicitement présentée comme une condition d’emploi;

d) L’acceptation ou le rejet de ces gestes ou remarques sert à fonder une décision reliée à l’emploi (notamment en matière de promotion, d’augmentation de salaire, de sécurité d’emploi ou d’avantages touchant l’employé);

e) ces gestes ou remarques ont pour but ou pour effet de nuire au rendement d’une personne ou de créer un cadre de travail intimidant, hostile ou offensant.

Commentaire

[1] Les types de comportements qui constituent du harcèlement sexuel comprennent notamment :

a) les plaisanteries sexistes embarrassantes ou blessantes ou manifestement de nature embarrassante ou blessante;

[Modifié – janvier 2009]

b) les regards concupiscents;

 

c) l’affichage de matériel érotique choquant;

d) la description d’une personne en termes dégradants à caractère sexuel;

e) les remarques désobligeantes ou avilissantes adressées aux personnes d’un sexe donné ou d’une orientation sexuelle donnée;

f) les gestes ou propos obscènes ou suggestifs;

g) les questions ou commentaires importuns sur la sexualité d’une personne;

h) les flirts offensants et les avances et propositions sexuelles;

i) les attentions et contacts persistants et non désirés après la fin d’une relation amoureuse;

j) les demandes de faveurs sexuelles;

k) les attouchements importuns;

l) les menaces ou insultes verbales;

m) les agressions sexuelles.

[Modifié – avril 2018]

 

 

6.3-1 à 6.3-2 [FOPJC – Règles non utilisées]

Interdiction du harcèlement sexuel

6.3-3 L’avocat ne doit pas faire subir de harcèlement sexuel à un collègue, à un membre de son personnel, à un client ni à qui que ce soit.

6.3-4 et 6.3-5 [FOPJC – Règles non utilisées]

ARTICLE 6.3.1 LA DISCRIMINATION

Responsabilité particulière de l’avocat

6.3.1-1 L’avocat a une responsabilité particulière quant au respect des lois portant sur les droits de la personne en vigueur en Ontario et, plus précisément, quant au devoir d’éviter la discrimination fondée sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle, l’âge, l’existence d’un casier judiciaire (au sens du Code des droits de la personne de l’Ontario), l’état matrimonial, l’état familial ou un handicap, dans le contexte de l’emploi d’avocats, de stagiaires ou de toute autre personne et dans ses relations professionnelles avec d’autres titulaires de permis ou toute autre personne.

[Modifié – juin 2007, octobre 2014]

Commentaire

[1] Le Barreau reconnait la diversité de la population ontarienne desservie par les avocats et il s’attend que ces derniers respectent la dignité et la valeur de toutes les personnes et leur assurent un traitement égal, sans discrimination.

[2] La présente règle expose le rôle particulier qui revient à la profession juridique dans la protection de la dignité de la personne et la reconnaissance de la diversité de la population ontarienne.

[3] La règle 6.3.1-1 s’interprète conformément aux dispositions du Code des droits de la personne de l’Ontario (le « Code ») et à la jurisprudence connexe.

[4] Le Code définit un certain nombre de motifs de discrimination énumérés à la règle 6.3.1-1.

[5] « Âge » s’entend de dix-huit ans ou plus.

[Modifié - janvier 2009]  

[6] Le terme « handicap », qui reçoit une définition large à l’article 10 du Code, recouvre toute incapacité physique ou mentale. 

[Modifié - janvier 2009]  

[7] L’état familial est défini comme le fait de se trouver dans une relation parent-enfant. 

[8] L’état matrimonial est défini comme le fait d’être marié, célibataire, veuf, divorcé ou séparé. Est également compris le fait de vivre avec une personne dans une union conjugale hors du mariage.

[Modifié - janvier 2009]  

[9] Le terme « casier judiciaire » est défini de sorte qu’un employeur éventuel ne peut faire subir de discrimination en fonction d’une infraction qui a fait l’objet d’un pardon en vertu de la Loi sur le casier judiciaire (Canada) qui n’a pas été révoqué, ou d’infractions à une loi provinciale. 

[10] Le droit à un traitement égal sans discrimination fondée sur le sexe inclut le droit à un traitement égal sans discrimination fondée sur le fait qu’une femme est enceinte ou peut le devenir.

[11] Le terme « discrimination » n’est défini dans aucune loi. Toutefois, la jurisprudence de la Cour suprême du Canada assimile la discrimination à ce qui suit :

a) la différenciation pour des motifs illicites qui crée un désavantage; par exemple, le refus d’embaucher des personnes d’une certaine race, croyance ou orientation sexuelle, ou d’un sexe donné;

[Modifié - janvier 2009]  

b) la discrimination indirecte : des actes ou des politiques qui, ne se voulant pas discriminatoires, ont un effet préjudiciable qui l’est. Si l’application d’une règle apparemment « neutre » a un effet préjudiciable sur un groupe visé par la règle 6.3.1-1, il existe une obligation d’accommodement. Par exemple, s’il peut paraitre raisonnable d’exiger le permis de conduire pour que les stagiaires puissent se déplacer pour des raisons professionnelles, cette exigence ne devrait être imposée que si le fait de conduire un véhicule est essentiel au poste. Cette exigence peut avoir pour effet d’exclure ceux et celles qu’un handicap empêche d’obtenir un tel permis.  

[Modifié - janvier 2009]

[12] En Ontario, la législation sur les droits de la personne assimile à de la discrimination les gestes ou la conduite qui, ne se voulant pas discriminatoires, ont néanmoins un effet préjudiciable sur une personne ou un groupe de personnes pour des motifs illicites. Le Code impose l’obligation d’accommoder les personnes ou les groupes visés à moins qu’il n’en résulte une contrainte excessive. 

[13] L’avocat doit prendre des précautions raisonnables pour empêcher un membre de son personnel ou un de ses mandataires qui se trouve sous sa direction ou son contrôle de faire de la discrimination ou pour la faire cesser.

[14] Ne constituent pas de la discrimination au sens des lois ontariennes les programmes destinés à pallier un désavantage subi par des personnes ou des groupes de personnes pour les motifs énoncés dans le Code.

[15] En plus d’interdire la discrimination, la règle 6.3.1-1 interdit le harcèlement fondé sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle, l’âge, l’existence d’un casier judiciaire, l’état matrimonial, l’état familial ou un handicap. Le harcèlement est également interdit, qu’il soit le fait de supérieurs hiérarchiques, d’autres avocats ou de collègues de travail.

[Modifié - janvier 2009, octobre 2014]

[16] Le harcèlement s’entend du « fait pour une personne de faire des remarques ou des gestes vexatoires lorsqu’elle sait ou devrait raisonnablement savoir que ces remarques ou ces gestes sont importuns » pour des motifs énumérés à la règle 6.3.1-1. Faire régulièrement des plaisanteries raciales ou religieuses à l’adresse de la même personne constitue, par exemple, du harcèlement.

Services

6.3.1-2 L’avocat veille à ce que personne ne se voit refuser des services ni offrir des services de qualité inférieure pour des motifs visés par la présente règle.

Pratiques en matière d’emploi

6.3.1-3 L’avocat fait en sorte que ses pratiques en matière d’emploi ne contreviennent pas aux règles 6.3.1-1, 6.3.1-2 et 6.3-3.

[Modifié – avril 2018

Commentaire

[1] La discrimination en matière d’emploi ou de prestation de services enfreint non seulement les normes professionnelles, mais également le Code des droits de la personne de l’Ontario et les lois connexes sur l’équité.

[2] Les annonces d’emploi doivent éviter de décrire les qualités requises à l’aide de motifs illicites de discrimination. Toutefois, lorsqu’une exception prévue par le Code des droits de la personne autorise un motif de discrimination particulier, il est possible de poser à l’entrevue des questions s’y rapportant. Par exemple, si un employeur a pour politique de ne pas embaucher des membres de la famille de ses employés, il peut leur poser des questions sur leurs liens de parenté (conjoint, enfant, etc.) avec le personnel actuel. Par contre, il faut éviter soigneusement toute question sur l’état matrimonial, puisqu’il n’a rien à voir avec le poste proprement dit.

[Modifié - janvier 2009]  

[3] L’employeur devrait réfléchir aux effets des règles apparemment « neutres ». Certaines règles d’application générale empêchent ou rendent beaucoup plus difficile l’emploi de certaines personnes en raison de leur sexe, croyance, origine ethnique, état matrimonial ou familial ou d’un handicap. Par exemple, le cabinet peut s’être doté d’un code vestimentaire explicite ou implicite qu’il faudra revoir s’il n’admet pas déjà le port d’un couvre-chef pour des motifs religieux. Le maintien d’une règle qui a un effet discriminatoire contrevient à la règle 6.3.1-3 si sa modification ou son abolition n’entraine pas une contrainte excessive. 

[4] L’employeur a le devoir de tenir compte des besoins de la candidate ou du candidat qui ne peut, en raison d’une caractéristique personnelle énumérée dans le Code des droits de la personne, remplir l’une des conditions d’emploi essentielles. Il ne peut refuser d’embaucher un candidat que si ce dernier ne peut pas remplir les conditions essentielles de l’emploi malgré l’accommodement raisonnable offert. Il peut envisager un éventail de mesures. L’accommodement est réputé raisonnable tant qu’il n’entraine pas de contrainte excessive.

[5] La Cour suprême du Canada a confirmé que le critère est l’égalité des résultats et non seulement l’égalité de forme. Si la différence de traitement peut être source d’inégalité, il en est de même de l’application de la même règle à tous et toutes, sans tenir compte de leurs caractéristiques et situations personnelles. L’égalité des résultats nécessite l’adaptation aux différences qui découlent des caractéristiques personnelles énumérées à la règle 6.3.1-1.

[6] La nature de l’obligation d’accommodement de même que son champ d’application dans un cas donné sont des domaines en expansion en matière de droits de la personne. Toutefois, les principes suivants sont bien établis.

[7] Si une règle, une exigence ou une attente crée des difficultés à une personne en raison de facteurs liés à des caractéristiques personnelles visées à la règle 6.3.1-1., il faut examiner la règle, l’exigence ou l’attente pour déterminer si elle est « raisonnable et fondée ». Il faut tenir compte de ce qui suit :

a) Si elle n’est pas imposée de bonne foi et qu’elle n’est pas étroitement et logiquement reliée aux besoins du cabinet, elle doit être supprimée. Il doit exister des preuves objectivement vérifiables qui établissent un lien entre la règle, l’exigence ou l’attente et le fonctionnement de l’entreprise.

b) Si la règle, l’exigence ou l’attente est imposée de bonne foi et qu’elle est étroitement et logiquement reliée aux besoins du cabinet, il importe ensuite de se demander si l’on peut prendre des mesures d’adaptation à l’égard de la personne désavantagée.

[8] L’obligation d’accommodement constitue à la fois une obligation positive et une restriction. La promotion de l’égalité peut entrainer une contrainte, mais l’adoption de mesures d’adaptation ne doit pas créer de contrainte excessive. Si la contrainte qui résulte de l’adoption d’une mesure quelconque est « excessive », il n’est pas nécessaire de la prendre.

 

[9] Les avocats qui emploient un ou plusieurs travailleurs ou louent les services d’un ou de plusieurs travailleurs se conforment également aux dispositions sur la violence et le harcèlement de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (« LSST »). En vertu de cette loi, les employeurs doivent formuler des politiques concernant la violence et le harcèlement au travail et doivent examiner ces politiques aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par année. Les avocats qui emploient au moins six travailleurs doivent formuler ces politiques par écrit et les afficher dans un endroit bien en vue dans le lieu de travail.

 [10] La LSST prévoit que les employeurs évaluent les risques de violence au travail qui peuvent découler de la nature du lieu de travail, du genre de travail ou des conditions de travail, puis élaborer et maintenir un programme pour mettre en œuvre leur politique sur la violence au travail. Ce programme doit établir comment l’employeur enquêtera sur les incidents ou les plaintes de violence au travail, et doit inclure les mesures à prendre et les méthodes à suivre pour contrôler les risques indiqués dans l’évaluation, pour obtenir une aide immédiate lorsqu’il se produit de la violence au travail ou qu’il est susceptible de s’en produire, et pour que les travailleurs puissent signaler des incidents de violence au travail à l’employeur ou au superviseur.

[11] Les employeurs doivent également élaborer un programme de mise en œuvre de la politique concernant le harcèlement au travail, qui comprend des mesures et des méthodes que les travailleurs doivent suivre pour signaler des incidents de harcèlement au travail à l’employeur ou à leur superviseur, ou à une autre personne si l’employeur ou le superviseur est le prétendu harceleur. Le programme doit aussi énoncer :

a)       la manière dont l’enquête sur les incidents ou les plaintes de harcèlement au travail se déroulera et les mesures qui seront prises pour y faire face ;

b)       la manière dont les renseignements obtenus au sujet d’un incident ou une plainte de harcèlement au travail, y compris les renseignements identificatoires au sujet des particuliers impliqués, demeureront confidentiels, sauf si leur divulgation est nécessaire pour enquêter ou prendre des mesures correctives à l’égard de l’incident ou de la plainte, ou encore si elle est exigée par la loi ;

c)       la manière dont le travailleur qui aurait fait l’objet de harcèlement au travail et le prétendu harceleur seront informés des résultats de l’enquête et des mesures correctives prises à l’issue de l’enquête, le cas échéant.

[12] La LSST prévoit également qu’un inspecteur peut ordonner que l’employeur fasse faire, à ses frais, par une tierce partie l’enquête sur les allégations de harcèlement au travail.

 

[Modifié – octobre 2014 - avril 2018]