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FAQ de la session Changements à Teraview® : ce que vous devez savoir

Teraview® passe au Web dans une toute nouvelle application qui remplacera sa version de bureau actuelle après son déploiement dans toute la province.

Le Barreau de l’Ontario a tenu (en anglais) une séance intitulée « Changements à Teraview® : ce que vous devez savoir » le 10 janvier 2018. Les participants ont posé des questions. Les présentateurs ont répondu. Les questions et les réponses suivantes proviennent de cette séance.
Ce que vous devriez savoir :

1. Y a-t-il des ressources pour m’aider à me préparer aux changements à Teraview ?

Les ressources suivantes peuvent aider les avocats à se préparer aux changements :

1. www.teraview.ca

2. La webémission archivée du programme de Formation professionnelle continue du Barreau, « Changements à Teraview® : ce que vous devez savoir » se trouve au https://store.lsuc.on.ca/changes-to-teraview-what-you-need-to-know

3. Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs, Bulletin no 2017-07 du 20 novembre 2017, Lancement de Teraview en ligne au http://www.teraview.ca/wp-content/uploads/2017/11/2017-07-Teraview-WebFinalFrench.pdf

2. Est-il obligatoire d’avoir Teraview en ligne ou un avocat peut-il continuer d’utiliser Teraview 9 ?

Le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs et Teranet remplacent la version actuelle de Teraview par une nouvelle version en ligne. L’entrée en service de Teraview en ligne à l’échelle de la province a commencé le 8 janvier 2018 et se fait par région. La province a été divisée en quatre régions aux fins de l’entrée en service. Étant donné que Teraview en ligne est déployée par région, son utilisation sera facultative pendant un certain temps avant de devenir obligatoire. Vous trouverez des renseignements sur le plan d’entrée en service et sur les dates par région au http://www.teraview.ca/fr/teraview-en-ligne-vient-a-votre-region/

3. Qu’est-ce qu’un authentificateur RSA ?

RSA SecurID est une technologie d’authentification employant des dispositifs cryptographiques et des authentificateurs logiciels. Les authentificateurs produisent un numéro d’authentification à des intervalles fixes qui sera ensuite saisi dans le système pour permettre une ouverture de session en toute sécurité. Dans l’application Teraview en ligne, vous entrerez le chiffre sur votre authentificateur, ainsi que votre mot de passe Teraview pour signer des actes pour libération et pour attester que le document peut être soumis.

Il y a deux types d’authentificateurs.

1) Dispositif cryptographique (Hard Token)

Le dispositif cryptographique RSA SecurID est un petit dispositif qui affiche un numéro d’authentification.

2) Application pour téléphone intelligent (authentificateur logiciel ou Soft Token)

L’authentificateur RSA SecurID est un logiciel mobile qui transforme votre téléphone intelligent en dispositif d’authentification RSA SecurID.

À quoi ressemble un authentificateur RSA ?

 

Demander un authentificateur

4. Si un membre du personnel rattaché à mon compte ne fera que chercher ou créer des documents sans les signer, doit-il ou elle avoir un authentificateur RSA ?

Non, seules les personnes dans votre compte qui signent des actes pour libération et pour attester que les documents requis peuvent être soumis auront besoin d’un authentificateur RSA.

5. Les utilisateurs d’un même compte d’avocat de Teraview peuvent-ils partager un authentificateur RSA ?

Non. Les utilisateurs ne peuvent pas partager leur authentificateur RSA, leur numéro d’authentificateur ou leur mot de passe personnalisé e-regMD pour accéder au système d’enregistrement électronique des titres de propriété.

La règle 6.1-5 du Code de déontologie (Code) prévoit que lorsque l’avocat a une trousse personnelle de sécurité, il ne doit pas autoriser d’autres personnes, notamment les employés non juristes, à l’utiliser.

De plus, la règle 6.1-6 prévoit que lorsqu’un non-avocat embauché par un avocat a une trousse personnelle de sécurité, l’avocat doit s’assurer que le non-avocat n’autorise pas d’autres personnes à l’utiliser.

Le Code définit la « trousse personnelle de sécurité » comme étant une disquette, clé, authentificateur RSA, numéro d’authentificateur ou mot de passe personnalisé pour accéder au système d’enregistrement électronique de titres de propriété « e-reg »MD.

6. Les détenteurs de comptes reçoivent-ils des authentificateurs RSA automatiquement pour eux-mêmes et pour leur personnel ?

Non. Le représentant du détenteur de compte Teraview doit faire une demande d’authentificateur RSA par le biais de l’application de bureau Teraview. Vous trouverez des renseignements pour demander, obtenir et enregistrer vos authentificateurs RSA au 
http://www.teraview.ca/fr/obtenir-et-activer-votre-authentificateur-rsa/ 

Une fois que Teranet a envoyé l’authentificateur RSA, chaque utilisateur doit activer son authentificateur au www.portaspass.ca. Même si l’utilisateur n’a pas besoin d’un authentificateur (question 4), il ou elle doit quand même activer son profil au www.portaspass.ca pour utiliser Teraview en ligne.

 

 Authentificateur RSA

7. Combien de temps faut-il pour recevoir le dispositif cryptographique RSA après l’avoir demandé à Teranet ?

Teranet fait ses envois chaque vendredi, et le temps d’arrivée dépendra du lieu où vous avez fait votre demande.

8. Comment faire pour recevoir un numéro d’authentificateur RSA ?

L’authentificateur RSA génère un code d’authentification (un numéro à six chiffres) toutes les 60 secondes. Vous devez inscrire ce numéro et votre mot de passe Teraview pour signer des actes.

9. L’authentificateur RSA est-il toujours allumé ?

L’authentificateur RSA fonctionne toujours et ne peut pas être éteint. 

10. Devons-nous toujours mettre à jour notre mot de passe chaque mois ?

Les règles actuelles sur le mot de passe de Teraview continuent de s’appliquer. 

11. Vaut-il mieux obtenir un dispositif cryptographique ou une application pour téléphone intelligent ?

Il n’en tient qu’à vous. La pile du dispositif cryptographique a une durée de 5 ans. 

12. Un avocat peut-il obtenir à la fois un dispositif cryptographique et une application pour téléphone intelligent ?

Non. Vous devez choisir un des deux : soit un dispositif cryptographique soit une application pour téléphone intelligent.

13. Si vous avez une application pour téléphone intelligent, celle-ci fonctionnera-t-elle aussi sur votre iPad ?

Non, l’application ne fonctionne que sur un téléphone intelligent.

14. Pouvez-vous obtenir une application d’authentification pour un iPad ?

Non, l’application ne fonctionne que sur un téléphone intelligent.

15. Quelle est la consommation de données d’une application pour téléphone intelligent RSA ? Est-elle mise à jour continuellement ?

Il n’y a pas de consommation de données associée à l’utilisation de l’application RSA. Même si le téléphone intelligent de l’utilisateur est sur mode avion, l’application sera accessible. 

16. Si une personne travaille pour plus d’un cabinet, peut-elle avoir deux applications RSA sur son téléphone ?

Oui, l’application RSA permet d’avoir plusieurs instances d’authentificateurs RSA. 

17. Une personne peut-elle demander tous les authentificateurs RSA pour le cabinet ou chaque personne doit-elle en demander un individuellement ?

Le détenteur du compte doit demander des authentificateurs RSA pour les utilisateurs du compte. Chaque utilisateur doit ensuite s’enregistrer à Teranet une fois qu’il ou elle reçoit son authentificateur RSA. Pour plus d’information sur ce processus, veuillez consulter : http://www.teraview.ca/fr/obtenir-et-activer-votre-authentificateur-rsa/

 

Remplacer l’authentificateur RSA  

18. Combien de temps la pile d’un dispositif RSA dure-t-elle et comment la changer ?

La durée de la pile est de 5 ans environ. Teranet enverra de nouveaux authentificateurs aux utilisateurs après 5 ans. 

19. Si j’ai une application RSA (pour téléphone intelligent) et que mon téléphone ne fonctionne plus, comment faire pour remplacer mon application ? Quels sont le processus et l’échéancier pour la remplacer ?

L’utilisateur suivrait les mêmes étapes pour remplacer toute application une fois qu’il ou elle reçoit un nouveau téléphone intelligent. Il incombe à l’utilisateur de réinstaller l’application et de repasser par le processus d’activation. 

20. Que faire si l’application RSA ne fonctionne pas ?

Si l’utilisateur n’arrive pas à télécharger l’application sur son téléphone intelligent pour quelque raison que ce soit, il ou elle devra obtenir un dispositif cryptographique RSA. 

21. Que faire si le dispositif RSA se brise ou est perdu ? Quels sont le processus et l’échéancier pour le remplacer ?

Un utilisateur pourra obtenir un numéro temporaire au service à la clientèle (www.teraviewweb@teranet.ca) jusqu’à ce qu’un nouvel authentificateur lui soit envoyé. Teranet utilise Purolator pour ses envois et peut attester de leurs délais rapides. 

22. Que faire si je perds mon authentificateur RSA ?

Informez-en le service à la clientèle de Teranet, obtenez un authentificateur temporaire au besoin et attendez l’authentificateur de remplacement.

23. Que faire si j’oublie mon authentificateur RSA à la maison et que je dois utiliser Teraview en ligne ?

Vous pouvez contacter Teranet qui vous fournira un chiffre que vous pourrez utiliser ce jour-là pour signer des documents.

Voir la question 21. 

 

Déploiement de Teraview en ligne

24. Comment déterminer quelle est ma région aux fins du lancement de Teraview en ligne ?  

Votre région est celle où se trouve votre bureau tel qu’indiqué dans les registres de Teranet. C’est l’information que vous aurez fournie à Teranet lorsque vous aurez configuré votre compte la première fois.
Allez au http://www.teraview.ca/fr/teraview-en-ligne-vient-a-votre-region/ pour d’autres renseignements sur l’entrée en service de Teraview en ligne dans votre région.  

 

Sécurité

25. Que faire si vous perdez votre téléphone intelligent qui contient votre application RSA ? Cela pose-t-il une menace à la sécurité du système ?

Pour signer des actes, vous devez utiliser tant la valeur de l’authentificateur RSA (chiffre) que le mot de passe Teraview de l’utilisateur. Les documents électroniques ne peuvent pas être signés seulement avec un numéro d’authentification. 

26. Comment l’authentificateur sait-il qu’il est relié à votre nom d’utilisateur et à vos renseignements de connexion ?

Durant le processus d’activation par www.portaspass.ca, l’authentificateur est associé à un utilisateur précis par son compte actuel Teraview et son nom d’utilisateur et par le biais de questions de sécurité. L’authentificateur RSA et le mot de passe associés à l’authentificateur RSA sont enregistrés au nom d’un utilisateur précis.

 

Utilisation continue de l’information dans Teraview 9.0  

27. Si je pratique dans une région où Teraview en ligne n’a pas encore été lancé, dois-je utiliser Teraview en ligne pour clore une transaction avec un avocat qui utilise Teraview en ligne ?

Non. Teraview 9 et Teraview en ligne sont entièrement compatibles. Vous pouvez continuer d’utiliser Teraview 9 pour clore une transaction avec quelqu’un qui utilise Teraview en ligne.

28. Puis-je transférer des documents en cours de Teraview 9 à Teraview en ligne ?

Parce que les applications sont entièrement compatibles, les utilisateurs finaux n’auront pas besoin de transférer les documents en cours d’une application à l’autre. Les documents créés dans Teraview de bureau sont disponibles immédiatement en ligne une fois que votre région sera en ligne. 

29. Les avocats auront-ils accès aux transactions effectuées dans Teraview 9.0 lorsque Teraview en ligne entrera en service ?

Oui, voir la question 28.

30. Puis-je importer de vieilles données sur Teraview dans Teraview en ligne ?

Les applications sont entièrement compatibles. Toute déclaration faite dans l’une des applications montre aussi les transactions faites dans l’autre application.   

 

Signer à distance 

31. Un avocat peut-il signer des actes dans Teraview en ligne s’il n’est pas au bureau ou s’il est à l’extérieur du pays ?

Oui pourvu que l’avocat ait accès à Internet et qu’il ait son numéro d’authentificateur RSA et son mot de passe pour avoir accès à Teraview.

 

Signer des documents

32. Comment fonctionnent les secondes sur l’authentificateur RSA ? Combien de temps faut-il pour signer ou libérer un document ?

L’authentificateur RSA (dispositif ou application) génère un numéro toutes les 60 secondes. Vous devrez inscrire le numéro de l’authentificateur et votre mot de passe d’utilisateur pour signer ou libérer un document. Une fois que vous aurez inscrit le numéro, celui-ci sera valide jusqu’à ce que le processus de signature soit terminé. 

33. Est-ce qu’il faut inscrire un nouveau numéro d’authentificateur RSA chaque fois qu’un document est enregistré ?

Vous pouvez signer de multiples documents du même type, dans le même BEI, et dans le même dossier avec une valeur d’authentificateur RSA (comme dans la version de bureau). Cependant, les documents de différents types devront avoir leur propre numéro d’authentificateur RSA. Par exemple, vous ne pouvez pas signer à la fois l’acte de transfert et la libération d’un document avec le même numéro d’authentificateur. Vous aurez besoin d’utiliser un numéro distinct pour chacun. Cependant, ces deux documents peuvent être mis dans le même fichier une fois qu’ils sont signés afin de veiller à ce qu’ils soient enregistrés consécutivement. 

 


Autre

34. Dans Teraview en ligne, est-ce que tous les documents dans la recherche seront en PDF de sorte qu’on puisse les sauvegarder au lieu de les imprimer ?

Oui.

35. Est-ce qu’on peut sauvegarder le PDF dans le fichier dans Teraview ou faut-il les sauvegarder indépendamment ?

Ils ne sont pas sauvegardés dans Teraview. L’utilisateur final choisira où il ou elle veut les sauvegarder.

36. A-t-on la capacité de copier-coller des énoncés passés comme l’énoncé 62 dans Teraview en ligne ?

Oui.

37. Comment l’application de préparation du document que j’utilise sera-t-elle touchée par Teraview en ligne ?  
 

Si l’utilisateur renvoie à des tiers fournisseurs, il n’y a pas de changement.

Si l’utilisateur renvoie à Teranet Connect, il n’y a pas de changement.

38. Y a-t-il des limites sur le navigateur ? Puis-je utiliser Firefox, Chrome ou Internet Explorer ?

Les conditions de système se trouvent ici : http://www.teraview.ca/fr/conditions-de-systeme/ 

39. Teraview en ligne est-il compatible avec Safari sur un iPad ou un iPhone ?

Teranet ne recommande pas d’accéder à Teraview en ligne sur un iPad ou un iPhone à cause de la taille limitée de l’écran de ces appareils. Le site Web sera accessible, mais difficile à naviguer.

40. Est-ce que le mot de passe pour Teraview en ligne sera le même que pour Teraview 9.0 ?

Durant les premières étapes d’activation au www.portaspass.ca, l’utilisateur créera son propre mot de passe et pourra choisir le même mot de passe.

41. Que se passe-t-il si on saisit un numéro incorrect par inadvertance ?

Vous recevrez un message d’erreur vous demandant de saisir la valeur d’authentificateur suivante (chiffre).

42. Si vous avez des difficultés à voir les chiffres sur l’authentificateur et avez saisi par inadvertance les mauvais numéros au moment de signer, est-ce que le système vous rejettera automatiquement après un certain nombre d’erreurs sur le même document ?

Si l’utilisateur saisit une valeur d’authentification incorrecte 5 fois de suite, son compte sera bloqué. L’utilisateur peut débloquer son compte au www.portaspass.ca .

43. L’application pour téléphone intelligent sera-t-elle offerte pour BlackBerry ?

Oui.

44. Si un document m’est envoyé en anglais, puis-je le voir en français ?

Le document apparaitra dans la langue de sa création ; il n’y aura pas de traduction.

45. Teraview en ligne est-il compatible avec les ordinateurs Apple ?

Oui.

46. Si j’utilise un navigateur Safari, est-ce que les PDF qui sont créés seront en Adobe ou pourra-t-on maintenant les ouvrir en mode Présentation ?

Teraview en ligne a son propre mode Présentation de PDF. Les dossiers apparaitront dans la fenêtre de ce système. 

Explication des termes et concepts