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Gestion financière

L'objectif des Lignes directrices n'est pas de remplacer le jugement professionnel d'une avocate ou d'un avocat ou d'élaborer une méthode fourre-tout de l'exercice du droit. Sous réserve des dispositions des Lignes directrices qui incluent des exigences juridiques, réglementaires ou relatives au Code de déontologie, la décision d'un juriste de ne pas se conformer aux Lignes directrices ne constitue pas en soi une indication qu'elle ou qu'il a manqué à son devoir d'offrir un service de qualité. Inversement, la conformité aux Lignes directrices ne garantit en rien la prestation d'un service de qualité par une avocate ou un avocat. La prestation d'un service de qualité dépend des circonstances uniques de chaque dossier.

Table des matières

4.1 Introduction

La gestion financière d’un cabinet requiert une prise de décisions d’affaires judicieuses et la conformité aux dispositions réglementaires du champ d’activités. La Ligne directrice sur la gestion financière fait la synthèse des pratiques obligatoires et optionnelles propres à la gestion financière d’un cabinet, qu’il s’agisse de la facturation, du traitement des fonds et d’autres biens, de l’utilisation des cartes de crédit ou d’exigences en matière d’assurance responsabilité professionnelle et de tenue des livres. La présente Ligne directrice propose une liste de procédures de vérification internes qui visent à assister l’avocate ou l’avocat dans la gestion des risques.

Il importe que l’avocate ou l’avocat mette en œuvre des procédures relatives aux honoraires et à la facturation afin :

  • d’informer la cliente ou le client des frais anticipés relativement aux services juridiques offerts dans le cadre du mandat;
  • de conserver la fréquence des rentrées de fonds;
  • de se conformer au Code de déontologie et aux règlements administratifs pris en application de la Loi sur le Barreau.

 4.2 Méthodes de facturation et débours

Bien que certaines méthodes de facturation soient plus courantes que d’autres, l’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’adopter les procédures les plus appropriées à leurs circonstances particulières. Les modes de facturation les plus courants sont :

  • le taux horaire, qui consiste à charger au client ou à la cliente les heures effectivement consacrées à l’affaire;
  • les honoraires fixes, qui consistent à charger un taux préétabli, peu importe la somme de travail exigée dans le dossier;
  • des frais chargés et répartis par étapes, et une estimation des coûts prévus pour chacune d’entre elles.

4.2.1 Débours justes et raisonnables

L’avocate ou l’avocat veille, dans le calcul du montant des honoraires professionnels et des débours, à ce qu’ils soient justes et raisonnables [Règle 3.6-1 du Code de déontologie].

Le calcul d’honoraires « justes et raisonnables » tient compte des facteurs suivants :

  • le temps requis et consacré à l’affaire;
  • les efforts requis et consacrés à l’affaire;
  • le degré de difficulté de l’affaire;
  • l’importance de l’affaire pour le client;
  • la prestation de services exigeant une compétence particulière;
  • la prestation de services particuliers;
  • les montants ou autres biens en cause;
  • la valeur de l’objet du litige;
  • les résultats obtenus;
  • les honoraires prévus par la loi ou les règlements;
  • les circonstances particulières telles que:
    • la perte d’autres mandats afin de s’occuper du mandat en cause;
    • les retards de paiement par la cliente ou le client;
    • l’incertitude de la rémunération;
    • l’urgence du dossier;
    • la probabilité, si le client est mis au courant, que l’acceptation du mandat empêchera l’avocat d’accepter d’autre travail
    • toute entente pertinente entre l’avocat et le client
    • l’expérience et la capacité de l’avocat
    • une estimation ou un montant des frais donné par l’avocat
    • le consentement antérieur du client aux frais
     

4.2.2 Divulgation des montants imputés aux honoraires et aux débours

Le plus tôt possible, l’avocate ou l’avocat devrait indiquer et expliquer à la cliente ou au client les frais anticipés relativement aux honoraires et aux débours.

4.2.3 États de compte en temps utile

L’avocate ou l’avocat informe en temps utile la cliente ou le client des honoraires et débours. La définition de l’expression « en temps utile » varie selon les circonstances uniques de l’affaire [Règle 3.6-1 du Code de déontologie].

4.2.4 Estimations

Avant ou dans un délai raisonnable après le début d’un mandat, l’avocat doit donner au client autant de renseignements que possible par écrit concernant les honoraires, les débours et les intérêts, selon ce qui est raisonnablement possible compte tenu des circonstances, incluant le calcul qui permettra de fixer les honoraires

L’avocat doit être en mesure d’expliquer le calcul des honoraires et des débours demandés au client. Ceci est particulièrement important pour les honoraires et les débours que le client ne pourrait pas raisonnablement prévoir [commentaire accompagnant la Règle 3.6-1, par. 3 et 4 du Code de déontologie].

4.2.5 Mandats communs

Sauf entente contraire, l’avocate ou l’avocat qui agit pour le compte de plusieurs parties répartit équitablement les honoraires et débours entre elles [Règle 3.6-4 du Code de déontologie].

4.2.6 Dépôt de provisions

Lorsque la situation s’y prête et tout en procédant à la reddition de comptes provisoires, l’avocate ou l’avocat peut demander au client ou à la cliente, dès le début de l’affaire, de verser une provision et demander à ce qu’il ou elle verse les fonds nécessaires tout au long des procédures.

Aux fins de préciser la fréquence et les montants des provisions exigées, l’avocate ou l’avocat devrait tenir compte de son obligation de continuer à représenter ses clients dans certaines circonstances, nonobstant la négligence de versement des honoraires.

L’avocate ou l’avocat ne peut se retirer d’une affaire si le client ou la cliente qui néglige de verser les honoraires risquait de subir un préjudice grave [règles 3.7-3 et 3.7-4 du Code de déontologie].

4.2.7 Confirmation écrite

L’avocate ou l’avocat pourrait désirer confirmer par écrit son estimation et sa politique en matière de facturation par le biais :

  • d’une entente de représentation écrite signée par le client;
  • d’une lettre-contrat émanant de l’avocate ou de l’avocat;
  • d’une note de confirmation, par courrier ou par courriel, à l’intention du client ou de la cliente.

4.3 Facturation périodique, travail en cours et rapports d’état de compte

L’avocate ou l’avocat peut de temps à autre faire parvenir à ses clients un état des travaux en cours, des rapports d’état de compte ou des lettres de rappel visant à :

  • les informer des différents débours ou des frais inhérents à l’affaire à ce jour;
  • exiger le versement de montants impayés.

Lorsque la situation s’y prête et dans le cadre de circonstances uniques, l’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de mettre en œuvre une politique interne au cabinet exigeant la facturation périodique des dossiers (honoraires et débours), normalement mensuelle.

L’avocate ou l’avocat devrait veiller à ce que tous les relevés de compte remis aux clients indiquent séparément et clairement les montants imputés aux honoraires et aux débours [Règle 3.6-3 du Code de déontologie].

4.4 Obligations de nature financière

4.4.1 Obligations à satisfaire

L’avocate ou l’avocat satisfait sans délai aux obligations de nature financière propres à l’exercice du droit [Règle 7.1-2 du Code de déontologie].

4.4.2 Obligations envers des tiers

Avant de faire appel aux services de tiers, tels que conseillers, experts ou autres professionnels, l’avocate ou l’avocat devrait préciser par écrit les dispositions du mandat de représentation, y compris les honoraires, le caractère des services impliqués et la personne chargée d’effectuer les paiements [commentaire accompagnant la Règle 7.1-2 du Code de déontologie].

Si le versement des frais n’incombe pas à l’avocate ou à l’avocat, elle ou il devrait prendre les mesures nécessaires pour faciliter ledit versement, si la situation s’y prête.

En cas de modification de représentation, l’avocate ou l’avocat du dossier ayant initialement fait appel aux services d’un tiers devrait aviser ce dernier du changement survenu quant à la représentation légale et lui remettre les renseignements concernant l’avocat subséquent, notamment ses :

  • nom;
  • adresse;
  • numéro de téléphone;
  • numéro de télécopieur;
  • adresse courriel.

4.5 Modification aux frais prévus

En cas de situation inhabituelle ou imprévisible pouvant avoir une incidence importante sur le montant des honoraires ou des débours, l’avocat doit tout de suite expliquer la situation au client. L’avocat doit confirmer par écrit à son client la teneur de toute discussion concernant les honoraires au fur et à mesure de la progression de l’affaire et peut réviser l’estimation initiale des honoraires et des débours [commentaire accompagnant la Règle 3.6-1, par. 3 et 4 duCode de déontologie].

4.6 Pratiques interdites

4.6.1 Rétributions cachées

L’avocate ou l’avocat reçoit des honoraires, des gratifications, des frais, des commissions, des intérêts, des escomptes, des primes de représentation ou de promotion, ou toute autre rétribution reliée à son travail uniquement :

  • de son client ou de sa cliente;
  • d’une autre personne que son client, mais seulement sur divulgation complète au client et approbation par ce dernier;
  • lorsque les honoraires et débours sont réglés par un tiers, tel qu’un organisme d’aide juridique, un emprunteur ou un représentant successoral, l’autorisation du bureau en question ou de l’autre tiers est requise [commentaire accompagnant la Règle 3.6-1 du Code de déontologie].

L’approbation du client, du tiers ou d’un bureau devrait pouvoir être constatée par écrit [article 1.1 du Code de déontologie].

4.6.2 Honoraires conditionnels et ententes connexes

Les avocats ne doivent pas conclure d’entente d’honoraires conditionnels avec des clients sauf dans les limites des dispositions des règles 3.6-1 et 3.6-2 du Code de déontologie.

4.7 Ententes relatives aux honoraires avec d’autres avocats ou parajuristes

4.7.1 Partage des honoraires

Les avocats peuvent partager leurs honoraires avec des avocats ou parajuristes d’un autre cabinet à l’égard d’une affaire à la condition que:

  • le partage s’effectue avec un autre avocat ou une autre avocate ou parajuriste;
  • >le client accepte par écrit;
  • le partage soit proportionnel au travail et aux responsabilités de chacun [règles 3.6-5 et 3.6-7 du Code de déontologie].

4.7.2 Honoraires de renvoi

Un avocat ou un parajuriste ne peut accepter des honoraires de renvoi et ne peut verser des honoraires de renvoi à l’avocat ou au parajuriste qui effectue le renvoi que si toutes les conditions suivantes sont réunies :

  • la rétribution financière ou autre du renvoi d’un client ou d’une cliente ou d’une affaire est versée à un avocat ou un parajuriste;
  • le renvoi est effectué parce que l’autre avocat ou parajuriste possède l’expérience et les capacités pour s’occuper de l’affaire;
  • le renvoi ne découle pas d’un conflit d’intérêts;
  • les honoraires sont raisonnables et ne font pas augmenter le total des honoraires chargés au client ou à la cliente;
  • la cliente ou le client, informé du renvoi, y consent par écrit [règles 3.6-6 et 3.6-7 du Code de déontologie]

4.7.3 Exceptions

La règle concernant les honoraires de renvoi interdit aux avocats de conclure des ententes pour rémunérer ou récompenser les non-juristes qui leur renvoient des clients. Cependant, la présente règle n’interdit pas à un avocat de

  • prendre des dispositions relativement à l’achat et la vente d’un cabinet juridique lorsque le montant à payer inclut un pourcentage des revenus tirés du cabinet vendu;
  • signer un bail en vertu duquel un propriétaire participe directement ou indirectement aux frais ou aux revenus du cabinet juridique;
  • payer un employé pour des services, autres que le renvoi de clients, en fonction des revenus du cabinet de l’avocat.

[Commentaire accompagnant la Règle 3.6-7 du Code de déontologie].

Les avocates et avocats qui œuvrent au sein d’un cabinet multidisciplinaire peuvent se partager les honoraires et peuvent accepter et verser des honoraires de renvoi effectués avec des partenaires non juristes pourvu que les conditions énoncées à la Règle 3.6-8 du Code de déontologie soient réunies.

Les avocates et avocats qui œuvrent au sein de cabinets juridiques interprovinciaux ou qui collaborent avec des avocates ou des avocats de l’Ontario et des avocates et avocats qui ne sont pas canadiens peuvent se partager les honoraires et peuvent accepter des honoraires de renvoi de collègues qui ne sont pas canadiens ou en verser à ces derniers pourvu que les conditions énoncées à la Règle 3.6-8 du Code de déontologie soient réunies.

Les affiliations ne tombent pas sous le coup des exceptions des cabinets multidisciplinaires et des cabinets juridiques interprovinciaux et internationaux [commentaire accompagnant la Règle 3.6-8 du Code de déontologie].

4.8 Prélèvement de fonds des clients

L’avocate ou l’avocat ne doit pas prélever ses honoraires sur les fonds de son client ou de sa cliente, à quelque titre qu’il les détienne, notamment en fiducie, sauf dans les cas prévus aux règlements administratifs pris en application de la Loi sur le Barreau. [Règle 3.6-10 du Code de déontologie]

4.9 Opérations touchant des fonds et d’autres biens

4.9.1 Transactions interdites dans les dossiers des clients

Lorsqu’un avocat exécute l’une des activités suivantes ou donne des directives à l’égard de celles-ci :

  • la réception ou le versement de fonds;
  • l’achat ou la vente de valeurs, de biens immobiliers ou d’entités ou d’actifs commerciaux;
  • le transfert de fonds de quelque façon que ce soit;

il ne peut recevoir ni accepter d’une personne un montant en espèces totalisant 7 500 $ ou plus en dollars canadiens à l’égard de quelque dossier que ce soit.

4.9.2 Exceptions

Cette interdiction ne s’applique pas si l’avocat reçoit des espèces

  • d’un organisme public et des entités mentionnées à l’art. 6 du Règlement administratif no 9;
  • d’un agent de la paix, d’un organisme d’application de la loi ou d’un autre agent de la Couronne agissant à titre officiel;
  • conformément à une ordonnance d’un tribunal;
  • pour payer une amende ou une sanction;
  • pour honoraires, débours, dépenses ou cautionnement à condition que tout remboursement fait à partir de cet argent soit aussi fait en espèces (art. 4 à 6 du Règlement administratif no 9).

4.9.3 Comptes en fiducie

a) Fonds déposés dans un compte en fiducie

Un avocat ou une avocate qui reçoit des fonds en fiducie pour le compte d’un client ou d’une cliente dépose immédiatement ces sommes auprès d’une banque à charte ou d’une autre institution financière.

En vertu du par. 7(2) du Règlement administratif no 9, les avocates ou avocats sont considérés recevoir des fonds en fiducie pour une cliente ou un client s’ils reçoivent de quiconque :

  • des fonds appartenant en tout ou en partie à une cliente ou à un client;
  • des fonds détenus au nom d’une cliente ou d’un client;
  • des fonds détenus conformément à une directive ou à un ordre d’une cliente ou d’un client;
  • des fonds versés à titre d’honoraires provisionnels pour des services non encore rendus;
  • des fonds versés à une avocate ou à un avocat pour des débours non encore effectués;
  • des fonds versés à une avocate ou à un avocat qui appartiennent en partie aux clientes ou clients et en partie à l’avocate ou à l’avocat, lorsqu’en diviser le versement n’est pas pratique;
  • des fonds qui, par inadvertance, ont été retirés du compte en fiducie contrairement à l’art. 9 du Règlement administratif no 9 [voir ci-après].

b) Fonds non déposés dans un compte en fiducie

Les avocates et les avocats ne sont pas tenus de verser dans un compte en fiducie les fonds reçus en fiducie pour le compte d’un client ou d’une cliente si :

  • le client ou la cliente en fait la demande explicite par écrit;
  • l’avocate ou l’avocat verse les fonds dans un compte ouvert :
    • au nom du client ou de la cliente;
    • au nom d’une personne désignée par le client ou la cliente;
    • par un mandataire du client ou de la cliente;
     
  • l’avocate ou l’avocat remet les fonds à une personne au nom du client immédiatement après les avoir reçus du client, conformément aux pratiques commerciales courantes.

Bien que l’avocate ou l’avocat ne soit pas tenu de verser ces fonds dans un compte en fiducie, elle ou il devrait inscrire de telles transactions dans ses registres, conformément à la Partie V du Règlement administratif 9.

L’avocate ou l’avocat n’est pas tenu de verser dans un compte en fiducie :

  • les fonds qui appartiennent entièrement à l’avocat, à l’avocate ou à un autre membre de son cabinet;
  • les fonds reçus par un avocat ou une avocate à titre de :
    • paiement d’honoraires pour lesquels une facture a déjà été remise au client ou à la cliente;
    • paiement de services rendus pour lesquels la facture sera remise immédiatement après la réception des fonds;
    • remboursement des débours ou des frais engagés par l’avocate ou l’avocat au nom d’un client ou d’une cliente.
     

4.9.4 Retrait de fonds d’un compte en fiducie

a) Retrait possible de fonds

L’avocate ou l’avocat n’est habilité à retirer du compte en fiducie que :

  • les fonds requis à juste titre pour effectuer un paiement à une personne ou à un client au nom d’un client;
  • les fonds requis pour rembourser les frais et débours engagés légitimement par une avocate ou un avocat au nom d’une cliente ou d’un client;
  • les fonds requis pour régler les honoraires d’un avocat ou d’une avocate relativement aux services rendus pour lesquels une facture a été remise;
  • les fonds directement virés dans un autre compte en fiducie et détenus au nom d’un client ou d’une cliente;
  • les fonds qui par erreur avaient été versés dans un compte en fiducie;
  • les fonds qui ont été autorisés à faire l’objet d’un retrait par le Barreau de l'Ontario.

b) Formes de retraits

Lorsqu’il transfère des sommes légitimement dus d’un compte en fiducie, l’avocat ou l’avocate devrait :

  • retirer des fonds d’un compte en fiducie uniquement par chèque tiré en son propre nom;
  • effectuer un virement dans un compte bancaire à son nom et qui ne constitue pas un compte en fiducie;
  • effectuer un télévirement de fonds en fiducie conformément aux procédures établies à l’art. 12 du Règlement administratif no 9.

4.9.5 Retrait par chèque

L’avocate ou l’avocat veille à ce que les chèques tirés d’un compte en fiducie ne soient pas :

  • faits à l’ordre du porteur ou en argent comptant;
  • signés par une personne qui n’est pas une avocate ou un avocat, sauf dans les situations exceptionnelles énumérées à la Partie IV du Règlement administratif no 9.

4.9.6 Retrait par virement électronique

L’avocate ou l’avocat n’est habilité à retirer des fonds d’un compte en fiducie par virement électronique que si les conditions suivantes énumérées à la Partie IV du Règlement administratif no 9 sont réunies :

  • exigences du système électronique;
  • présentation en temps utile de la confirmation de certaines données propres au virement électronique;
  • utilisation de la demande de télévirement de fonds en fiducie, formulaire 9A.

4.9.7 Prélèvements automatiques d’un compte en fiducie

Un avocat ou une avocate peut autoriser Teranet à retirer d’un compte en fiducie certains fonds requis pour régler les droits d’enregistrement de documents et les droits de cession immobilière, pourvu que les conditions énumérées à la Partie IV du Règlement administratif no 9 soient réunies.

4.10 Utilisation des cartes de crédit

Une avocate ou un avocat peut conclure des ententes avec des institutions financières qui offrent des services de cartes de crédit pourvu que les conditions suivantes soient réunies :

  • les frais de gestion, les escomptes et autres frais chargés à l’avocat ou à l’avocate par l’établissement financier sont imputés à un compte général et non à un compte en fiducie;
  • le paiement des honoraires provisionnels par carte de crédit est déposé directement et uniquement dans des comptes en fiducie tandis que le paiement des comptes par carte de crédit est déposé directement et uniquement dans un compte général;
  • la confidentialité du client ou de la cliente est préservée; les reçus de transaction ne doivent porter aucune indication de la nature de services juridiques prodigués. Seuls les mots « services juridiques », un numéro de dossier et le montant en dollars peuvent y apparaître;
  • le montant des frais est inscrit au moment où le client ou la cliente s’apprête à signer le bordereau;
  • les mots « compte en fiducie » apparaissent sur le bordereau original de la carte de crédit;
  • le dépôt des bordereaux de vente s’effectue dans le compte en fiducie approprié, conformément aux règlements administratifs;
  • les escomptes et les frais divers des établissements de cartes de crédit ne sont pas chargés au client ou à la cliente.

4.11 Registres

L’avocate ou l’avocat conserve les registres financiers des fonds et autres biens reçus et déboursés en relation à l’exercice du droit, sous les formes et durant les périodes énoncées ci-après, conformément à la Partie V du Règlement administratif no 9.

4.11.1 Conservation des registres pendant dix ans [par. 23 (2) du Règlement administratif no 9]

L’avocate ou l’avocat conserve les registres financiers suivants qui couvrent au moins les dix années précédant la date à laquelle s’est terminé son dernier exercice :

1.  Livre-journal de réception des fonds en fiducie [disposition 1 de l’art. 18, Règlement administratif no 9] précisant :

  • la date de chaque réception de fonds en fiducie pour un client ou une cliente;
  • le mode de réception des fonds;
  • l’identité de la personne de qui proviennent les fonds;
  • le montant des fonds reçus;
  • l’identité de la cliente ou du client pour lequel l’avocate ou l’avocat reçoit les fonds en fiducie.

2.  Livre-journal des décaissements [disposition 2 de l’art. 18, Règlement administratif no 9] où sont inscrits tous les décaissements de fonds en fiducie et précisant :

  • la date de chaque décaissement;
  • le mode de décaissement, y compris le numéro ou autre élément d’identification de tout document utilisé pour le décaissement;
  • l’identité du bénéficiaire du décaissement;
  • le montant du décaissement;
  • l’identité de la cliente ou du client au nom duquel il a été effectué.

3.   Grand livre des clients [disposition 3 de l’art. 18, Règlement administratif no 9] où sont inscrits séparément pour chaque cliente ou client dont proviennent les fonds :

  • tous les fonds reçus;
  • tous les déboursés;
  • le solde.

4.  État comparatif mensuel du total des comptes en fiducie et du total des soldes des fonds détenus en fiducie [disposition 8 de l’art. 18, Règlement administratif no 9] où sont inscrits :

  • un état comparatif mensuel du total des soldes d’un ou de plusieurs comptes en fiducie et le total de tous les soldes inemployés détenus en fiducie pour les clients tels qu’ils figurent dans les registres financiers;
  • les raisons de tout écart entre les totaux;
  • les registres faisant état des rapprochements mensuels, y compris :
    • une liste mensuelle détaillée faisant état des fonds détenus en fiducie pour chaque cliente ou client et de son identité;
    • un rapprochement mensuel détaillé pour chaque compte bancaire en fiducie.
     

5.  État des biens détenus en fiducie [disposition 9 de l’art. 18, Règlement administratif no 9] où sont inscrits tous les biens, fonds exclus, détenus en fiducie pour le compte de clientes ou de clients, offrant une description de chaque bien et précisant :

  • la date à laquelle l’avocate ou l’avocat a pris possession de chaque bien;
  • l’identité de la personne qui avait possession des biens avant la remise à l’avocate ou à l’avocat;
  • la valeur de chacun des biens;
  • l’identité de la cliente ou du client pour lequel les biens sont détenus en fiducie;
  • la date à laquelle l’avocate ou l’avocat en remet la possession;
  • l’identité de la personne à qui il ou elle remet le bien.

6.  Relevés et documents bancaires des comptes en fiducie et des comptes généraux [disposition 10 de l’art. 18, Règlement administratif no 9], plus précisément :

  • les relevés bancaires;
  • les livrets de banque;
  • les chèques encaissés;
  • les doubles de bordereaux de dépôts.

7.  Documents de télévirements électroniques de fonds détenus en fiducie [disposition 11 de l’art. 18, Règlement administratif no 9], plus précisément :

  • les demandes signées de télévirement de fonds en fiducie;
  • les confirmations de télévirement de fonds en fiducie imprimées et signées.

4.11.2 Conservation des registres pendant six ans [par. 23 (1) du Règlement administratif no 9]

L’avocate ou l’avocat conserve les registres financiers suivants qui couvrent au moins les six années précédant la date à laquelle s’est terminé son dernier exercice :

1.  Un livre de duplicata de reçus [par. 19 (1) du Règlement administratif no 9] et chaque reçu indique :

  • la date à laquelle les espèces sont reçues;
  • de qui proviennent les espèces;
  • le montant des espèces reçues;
  • le client pour qui les espèces sont reçues;
  • tout numéro de dossier pour lequel les espèces sont reçues et portant la signature :
  • de l’avocat ou de la personne autorisée par l’avocat à recevoir les espèces, et
  • de la personne de qui proviennent les espèces.

L’avocat devrait déployer des efforts raisonnables afin d’obtenir la signature de la personne de qui les espèces sont reçues.

2.  Un état de tous les virements de fonds [disposition 4 de l’art. 18, Règlement administratif no 9]

  • tous les virements de fonds entre les comptes des clientes et des clients apparaissant au grand livre;
  • des notes explicatives pour chaque virement.

3.  Livre-journal de réception des fonds reçus autrement qu’en fiducie [disposition 5 de l’art. 18, Règlement administratif no 9] où sont inscrits tous les fonds reçus au nom d’une cliente ou d’un client, autre qu’en fiducie et précisant :

  • la date de réception des fonds;
  • le mode de réception des fonds;
  • l’identité de la personne de qui proviennent les fonds;
  • le montant des fonds reçus.

4.  Livre-journal des décaissements de fonds autrement qu’en fiducie [disposition 6 de l’art. 8, Règlement administratif no 9] où sont inscrits les décaissements de fonds qui ne sont pas détenus en fiducie au nom d’un client ou d’une cliente et précisant :

  • la date de chaque décaissement;
  • le mode de décaissement;
  • le montant du décaissement;
  • l’identité du bénéficiaire.

5.  Livre des honoraires ou dossier chronologique des factures [disposition 7 de l’art. 18, Règlement administratif no 9] où sont inscrits :

  • tous les honoraires et autres frais facturés aux clients;
  • les dates de facturation;
  • l’identité des clients.

6.  Autorisations de retrait par Teranet [disposition 12 de l’art. 18, Règlement administratif no 9], plus précisément :

  • les autorisations de retrait par Teranet, signées;
  • les confirmations de retrait par Teranet, imprimées et signées.

4.12 Format de conservation des registres

Conformément aux articles 21 et 22 du Règlement administratif no 9, l’avocate ou l’avocat veille à ce que tous les registres financiers :

  • soient permanents;
  • soient rédigés à l’encre, s’ils sont inscrits et reportés manuellement;
  • puissent être déposés promptement, sur copie papier, sur demande du Barreau de l'Ontario;
  • soient à jour et, dans le cas des états comparatifs mensuels du total des comptes en fiducie et du total des soldes des fonds détenus en fiducie d’une avocate ou d’un avocat, déposés dans un délai de 25 jours suivant le dernier jour du mois pour lequel ils sont préparés.

4.13 Registres relatifs aux hypothèques ou autres charges

L’avocate ou l’avocat qui détient en fiducie des hypothèques ou toute autre charge pour le compte de clients se conforme aux exigences de tenue de livres de la Partie V du Règlement administratif no 9.

4.14 Vérifications internes

Bien que la présence de lacunes au plan des vérifications internes ne constitue pas a priori un manquement au Code de déontologie ou aux règlements administratifs, l’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité d’exploiter certains systèmes pouvant lui prêter main-forte dans ses efforts de conformité. La section suivante propose une série de contrôles internes qui, selon la situation unique de l’avocate ou de l’avocat, ne sont que facultatifs. L’avocate ou l’avocat peut donc décider d’adopter certaines de ces mesures ou l’ensemble d’entre elles ou encore de mettre de l’avant ses propres mesures de contrôle interne.

4.14.1 Espèces, dossiers de clients incluant des transactions financières

Les avocats sont invités à envisager les options suivantes qui ont trait à des dossiers incluant des transactions financières :

  • mise en œuvre d’une politique excluant les montants en espèces; le cabinet ne recevra ni n’acceptera d’espèces; ou

        adoption d’une politique selon laquelle il ne faut pas dépasser la limite de 7 500 $ par dossier de client;

  • Le cabinet refusera les espèces sauf si la personne de qui elles proviennent et l’avocat qui les reçoit signent d’abord des duplicata de reçus.

4.14.2 Chèques

On conseille aux avocates et aux avocats d’étudier les suggestions suivantes lorsqu’ils traitent de comptes en fiducie. Elles ou ils peuvent instaurer des contrôles similaires pour leurs comptes généraux.

a) Demandes de chèques

  • Toutes les demandes de chèques sont accompagnées d’une demande de chèque signée, faisant foi de l’autorisation.
  • L’autorisation d’effectuer des décaissements des comptes en fiducie n’est réservée qu’à certains avocats.
  • L’autorisation des décaissements à partir de comptes autres qu’en fiducie n’est réservée qu’à certaines personnes.
  • Le personnel du cabinet chargé de préparer les chèques reçoit des directives à l’effet de ne pas tirer de chèques à moins qu’une signature d’autorisation apparaisse sur la demande.
  • Lorsque la situation s’y prête, les documents justificatifs accompagnent la demande de chèque (tels que la copie originale d’une facture, une lettre de rapport, un relevé de réception de fonds et de décaissement).
  • La copie originale de la facture porte la mention « payée » (pour éviter qu’une personne n’utilise une facture à plusieurs reprises).
  • Les photocopies de factures sont normalement refusées comme document à l’appui.

b) Politiques relatives à l’endossement des chèques

  • Les chèques dont le montant est supérieur à un montant convenu doivent porter la signature de deux partenaires.
  • Les chèques ne doivent jamais être laissés en blanc.
  • Les détails de la transaction sont inscrits sur les chèques dont le bénéficiaire est un établissement financier.
  • Les chèques sont placés en ordre numérique et le personnel vérifie la séquence.
  • Au moins une des personnes habilitées à endosser les chèques examine d’emblée le dossier du client et les demandes de versement afin de déterminer si la demande se rapporte à des fonds en fiducie et pour :
    • confirmer la validité de la demande de paiement;
    • confirmer le caractère justifié du montant demandé;
    • préciser si des fonds suffisants sont disponibles pour honorer le montant inscrit sur le chèque;
    • veiller à ce que les opérations comptables reliées au compte du client ou de la cliente relativement à la réception de fonds et aux décaissements soient exécutées 

4.14.3 Registres et fiducie

L’avocate ou l’avocat devrait prendre quelques instants pour examiner les suggestions suivantes :

  • les rapprochements et les redressements mensuels font l’objet d’un examen et sont signés par une personne autre que celle qui a exécuté les rapprochements;
  • l’examinateur des rapprochements veille à ce que :
    • les rapprochements soient préparés en temps utile;
    • les articles rapprochés soient autorisés sans délai;
    • toutes les entrées inhabituelles fassent l’objet d’un suivi, qu’une explication raisonnable en soit fournie et qu’elle soit consignée dans les registres du cabinet et dans le dossier du client ou de la cliente;
    • la liste des soldes des comptes en fiducie soit sujette à un examen périodique quant aux dossiers clos, y compris ceux qui n’ont pas été modifiés au cours des douze derniers mois;
     
  • les demandes de virements de fonds en fiducie sont préparées en vue du virement de fonds du grand livre de fiducie d’un client à un autre :
    • l’autorisation écrite du client ou de la cliente de procéder au virement des fonds dans un autre grand livre de fiducie est toujours obtenue avant que le virement des fonds n’ait lieu;
    • les demandes de virement de fonds en fiducie sont signées par l’avocate ou l’avocat en charge, accompagnées d’une note explicative;
    • le service de comptabilité ou le personnel qui est chargé de la comptabilité a reçu des directives de ne traiter les demandes de virement de fonds en fiducie que si les exigences en matière d’autorisation et de notes explicatives sont respectées;
     
  • l’associé principal ou un membre de la direction examine de temps à autre les comptes du grand livre de fiducie à la recherche d’entrées inhabituelles;
  • les chèques en blanc de fonds en fiducie devraient être conservés en lieu sûr.

4.14.4 Biens précieux des clients

L’avocat étiquette et identifie clairement les biens de ses clients et les conserve soigneusement à l’écart des siens [règle 3.5-4 du Code de déontologie]. L’avocat peut vérifier périodiquement l’existence de ces objets.

4.14.5 Politiques relatives au personnel

L’avocat peut envisage d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques de dotation de personnel qui portent sur ce qui suit :

  • La reconnaissance du besoin individuel de ses employés et employées de prendre des congés de temps à autre.
  • Le cabinet mène des examens périodiques du travail effectué par ses avocats et avocates.
  • Il faut être aux aguets de certains symptômes de problèmes potentiels desquels pourraient découler des activités ou des comportements inappropriés, notamment :
    • trop occupé, l’avocat ne prend jamais de congé;
    • l’avocate ou l’avocat paraît vivre au-delà de ses moyens :
     
  • hausse soudaine et marquée des avances reliées aux frais de représentation;
  • hausse substantielle des débours non facturés;
    • le rendement de l’avocate ou de l’avocat a chuté, sans raison apparente;
    • l’avocat semble désengagé ou nerveux;
    • l’avocate ou l’avocat dépose sans arrêt des demandes de fonds à la dernière minute.
     
  • L’examen périodique des dossiers des clients est effectué par une associée principale ou un associé principal ou par une gérante ou un gérant pour veiller à ce que :
    • le client reçoive un compte rendu de l’encaissement et du décaissement de fonds en fiducie;
    • les détails du compte rendu correspondent au grand livre de fiducie;
    • le dossier demeure en ordre.
     
  • L’avocate ou l’avocat précise si des intérêts externes divers pourraient les placer dans une situation de conflit d’intérêts.

4.14.6 Délégation des responsabilités

Les avocates et avocats devraient déléguer les tâches de gestion des fonds du cabinet à plusieurs personnes de façon à ce qu’une d’entre elles n’en ait pas le monopole. Ainsi :

  • la personne qui ouvre le courrier diffère de celle qui dresse la liste des fonds et des chèques reçus;
  • tous les chèques reçus sont estampillés de la mention « pour dépôt seulement »;
  • le cabinet remet des reçus pour tous les fonds ou chèques reçus et ainsi :
    • remet au client une preuve de paiement;
    • évite que des fonds soient déposés dans le compte d’un autre client;
     
  • la vérification de la séquence numérique des reçus aide à garantir que tous les fonds reçus sont enregistrés dans les registres de comptabilité et déposés auprès de l’établissement financier.

4.15 Vérifications informatiques

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’exploiter des systèmes et dispositifs de vérification qui conviennent à ses besoins de façon à ce que la conservation des données de son système informatique soit faite en toute sécurité et que l’accès soit limité à certaines personnes.

4.16 Assurance responsabilité civile et professionnelle des avocats (LawPRO)

L’avocate ou l’avocat devrait vérifier que la couverture de sa police d’assurance responsabilité civile et professionnelle réponde aux besoins précis de son cabinet et de l’étendue de son exercice du droit. L’avocate ou l’avocat pourrait songer à évaluer ses besoins en matière d’assurance en prenant connaissance des différentes polices et divers champs d’exercice du droit de LawPRO.

4.16.1 Types d’assurance

  • Programme régulier
  • Couverture en cas de réduction des activités
  • Couverture supplémentaire optionnelle :
    • pour les avocats exerçant le droit dans le cadre de partenariats;
    • pour les avocats qui désirent une protection supplémentaire en raison de la nature unique ou risquée de leurs activités;
    • pour les juristes couverts par le programme régulier et qui désirent obtenir une protection accrue 

4.16.2 Champs d’exercice du droit

  • Cabinet privé, y compris les avocats et avocates
    • en congé temporaire;
    • œuvrant au sein de cabinets multidisciplinaires;
    • œuvrant au sein d’entreprises;
     
  • avocates et avocats à la retraite, juges et autres juristes qui n’exercent plus le droit;
  • avocats-conseils salariés ou avocates-conseils salariées;
  • avocates et avocats employés par le gouvernement, enseignants et enseignantes et autres avocates et avocats qui n’exercent pas activement le droit;
  • nouveaux avocats et nouvelles avocates.

4.17 Planification en cas de décès, d’incapacité et d’interruption du cours normal des affaires

L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité d’instaurer un plan directeur en cas de décès, d’incapacité ou d’interruption du cours normal des affaires. Ainsi, l’avocat ou l’avocate serait en mesure de :

  • poursuivre les activités du cabinet :
    • dans le cas d’une avocate ou d’un avocat souffrant d’incapacité, au cours de cette incapacité ou si l’incapacité est permanente, de liquider les affaires du cabinet ou de le vendre;
    • advenant le décès de l’avocate ou de l’avocat, liquider les affaires du cabinet ou de le mettre en vente au nom de la succession 
  • permettre avec relativement d’aisance à une autre avocate ou à un autre avocat de prendre les commandes du cabinet ou de procéder à la liquidation de ses affaires ou à sa vente;
  • préserver le caractère confidentiel de la clientèle;
  • mettre en jeu les ressources financières nécessaires pour poursuivre les activités du cabinet.

L’avocate ou l’avocat pourrait mettre en place l’une ou l’autre des suggestions suivantes pour lui venir en aide en cas d’incapacité :

  • veiller à ce que le cabinet soit bien organisé et que l’enregistrement des données en permette facilement l’accès par le successeur ou la successeure;
  • souscrire une :
    • assurance-vie visant à défrayer les coûts de la liquidation des affaires du cabinet ou de sa vente;
    • assurance-incapacité ou assurance en cas d’interruption du cours normal des affaires afin de verser des fonds suffisants au successeur ou à la successeure lui permettant de poursuivre les activités du cabinet et offrir un revenu à l’avocate ou à l’avocat frappé d’incapacité;
     
  • rédiger une lettre de procuration accordant au successeur ou à la successeure l’autorisation d’accéder aux comptes en fiducie ou autres et de poursuivre les activités du cabinet.

On suggère aux avocats et aux avocates de rédiger un testament qui clarifie les questions relatives aux activités du cabinet advenant leur décès. On suggère également de nommer un avocat ou une avocate en qualité d’administrateur successoral adjoint pour régler les questions reliées au cabinet.

4.18 Mesures d’urgence

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de mettre en place des mesures d’urgence en cas d’interruption du cours normal des affaires du cabinet résultant d’événements routiniers ou majeurs, tels que :

  • conditions météorologiques extrêmes;
  • pannes d’électricité prolongées et interruptions des communications;
  • vols ou autres activités criminelles;
  • rébellions;
  • actes terroristes.

Lors de l’élaboration des mesures d’urgence, l’avocate ou l’avocat pourrait étudier les points suivants :

  • élaborer des mesures visant à protéger le personnel du cabinet;
  • instaurer un plan d’évacuation;
  • effectuer de temps à autre des séances d’évacuation planifiées et imprévues;
  • dégager les sorties d’urgence;
  • placer bien en vue l’équipement d’urgence;
  • offrir au personnel la formation en RCR et en premiers soins;
  • conserver en lieu sûr les actifs et les données essentielles telles que les dates critiques et les échéances;
  • copier les documents papier sous format électronique et les entreposer à l’externe en lieu sûr;
  • veiller à la survie de l’exploitation du cabinet en planifiant les étapes de reprise des affaires;
  • traiter des questions liées à la succession du cabinet en cas de décès ou d’incapacité des associées ou des associés principaux.