Bien que le client puisse mettre fin à son gré à sa relation avocat-client, l’avocat ou l’avocate peut uniquement se retirer d’une affaire conformément à la règle 3.7 du
Code.
Au début de la relation avocat-client, l’avocate ou l’avocat devrait informer le client :
- des faits ou des circonstances qui pourraient causer la cessation des services ou le retrait d’une avocate ou d’un avocat, y compris :
- le défaut du client ou de la cliente de verser des honoraires provisionnels ou de payer les honoraires pour services juridiques conformément à la lettre d’engagement ou à la convention de mandat ;
- l’existence d’un conflit d’intérêts qui ne peut être résolu ;
- toute autre circonstance ou tout autre fait énoncé à la règle 3.7 du Code.
- des biens contenus au dossier :
- les documents insérés au dossier ou leur contenu qui seront retournés au client ou remis à l’avocat qui lui succède à la fin du mandat ou
- qui seront conservés par l’avocate ou l’avocat et qui ne seront pas remis au client ou à l’avocat qui lui succède à la fin du mandat et les raisons expliquant ce geste ;
- des frais relatifs au transfert d’un dossier advenant la remise du dossier au client ou à un autre avocat :
- les frais, le cas échéant, d’un tel transfert :
- le temps et le travail nécessaires pour préparer le transfert ;
- les photocopies supplémentaires des documents du dossier ;
- si le dossier est scellé et entreposé, les frais de récupération ;
- les restrictions imposées sur le transfert du dossier si certains comptes demeurent impayés au moment du transfert.
Afin d’éviter tout malentendu, les renseignements susmentionnés devraient être remis au client par écrit ou confirmé par écrit.
Conformément à la règle 3.7-9 du
Code, à la résiliation ou à la fin du mandat, l’avocate ou l’avocat :
- doit aviser le client par écrit qu’il a été dessaisi de l’affaire ou qu’il s’en est retiré et indique les raisons du retrait ou du dessaisissement le cas échéant, et, dans le cas d’un litige, informer le client qu’il devrait s’attendre à ce que son audience ou son procès commence à la date prévue et que celui-ci devrait trouver un nouveau praticien juridique sans tarder.
- sous réserve de son droit d’exercer un privilège, il doit remettre au client tous les documents et biens auxquels ce dernier peut prétendre, ou en disposer selon ce qu’il lui ordonne ;
- sous réserve de toutes conditions fiduciaires applicables, il doit donner au client tous les renseignements nécessaires sur l’affaire ;
- doit produire sans délai le compte de ses honoraires et débours impayés ;
- doit renvoyer au client toute somme restante non gagnée durant l’engagement ;
- si le dossier du client doit être transféré au nouveau représentant juridique de ce dernier, doit collaborer avec le représentant juridique qui lui succède de façon à réduire au minimum les frais encourus par le client et à éviter de lui nuire ;
- doit respecter les règles applicables du tribunal.
Outre les mesures susmentionnées, l’avocat ou l’avocate devrait également :
- remettre au client un rapport écrit faisant état de l’issue de l’affaire ;
- expliquer au client toute action supplémentaire requise par lui ou par le cabinet ;
- informer le client de toute disposition concernant l’entreposage et la récupération du contenu du dossier ;
- informer le client de la nécessité de réexaminer le dossier ultérieurement ;