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Annexe 3 - Que faire du contenu du dossier au moment de sa fermeture

Voici quelques suggestions sur ce qu’il faut faire avec le contenu d’un dossier lorsqu’on le prépare en vue de sa fermeture 1.

Document

Client

Avocat

Documents relatifs au mandat [convention de mandat, instructions du client, conflit d’intérêts, reconnaissances, lettre initiale au client]

Antérieurement remis au client

Les garder

Documents du client existant avant le début du mandat

Remettre

L’avocat doit déterminer s’il doit en garder une copie conformément à la politique de conservation des dossiers du cabinet.

Documents préparés par l’avocat pour le client [par ex., ententes, baux, actes d’accusation, actes de cession, etc.]

Remettre

L’avocat devrait en conserver une copie à moins que le document puisse être obtenu d’une autre source. Même dans ce cas, l’avocat pourrait en garder une copie s’il est probable que le document sera nécessaire à l’avenir.

Documents de procédure comme les actes de procédure, mémoires, notes juridiques, notes préalables au procès, recueil de documents, etc.

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la jurisprudence

L’avocat devrait déterminer s’il doit en garder une copie conformément à la politique sur la conservation des dossiers du cabinet.

Versions préliminaires de documents

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

L’avocat devrait en garder une copie si le document confirme les instructions du client et si l’avocat croit raisonnablement que cela pourrait poser un problème à l’avenir.

Documents de la partie adverse [actes de procédure, mémoires, recueil de documents etc.]

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

L’avocat devrait déterminer s’il doit en garder une copie selon la politique sur la conservation des dossiers du cabinet.

Lettres de tierces parties

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

L’avocat devrait en garder une copie.

Lettres aux tierces parties

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

L’avocat devrait en garder une copie.

Jurisprudence

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

L’avocat devrait garder une liste des jugements.

Enquête préalable et transcriptions du procès

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

L’avocat devrait déterminer s’il doit en garder une copie selon la politique sur la conservation des dossiers du cabinet.

Rapports d’experts

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

L’avocat devrait déterminer s’il doit en garder une copie selon la politique sur la conservation des dossiers du cabinet.

Biens du client  [p. ex., bijoux, oeuvres d’art, valeurs mobilières, etc.]

Remettre

L’avocat devrait tenir des registres conformément aux exigences du Règlement administratif no 9.

Procès-verbaux, registres et sceaux de la société Remettre sauf entente contraire avec le client L’avocat devrait déterminer s’il doit en garder une copie selon la politique sur la conservation des dossiers du cabinet.
Testaments Remettre sauf entente contraire avec le client L’avocat devrait garder une copie du testament original. L’avocat devrait déterminer s’il doit garder une copie des ébauches du testament et des anciennes versions comme preuve des instructions du client.
Procuration Remettre sauf entente contraire avec le client L’avocat devrait garder une copie de la procuration originale. L’avocat devrait déterminer s’il devrait garder les ébauches des documents et les anciennes procurations comme preuves des instructions du client.
Notes au dossier, mémoires internes, enregistrements sur bande autres qu’avec des témoins ou notes de conversations L’avocat devrait les conserver s’ils documentent les instructions du client.

 

Entrées/Bordereaux de temps  

Les garder

Registres comptables du cabinet relatifs à l’affaire du client  

Les garder


1 Quand l’avocat transfère un dossier parce qu’il en est dessaisi ou s’en retire, d’autres considérations s’appliquent. À cet égard, l'avocat doit remettre au client ou à son nom tous les documents et biens auxquels le client a droit et doit donner au client tous les renseignements qui peuvent être exigés en lien avec le dossier ou l’affaire. De plus, l’avocat doit collaborer avec l’avocat ou le parajuriste qui lui succède de façon à réduire les frais au minimum et à éviter tout préjudice au client. La règle 3.08 du Code de déontologie précise les obligations des avocats à cet égard.

Explication des termes et concepts