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Exemples de dispositions - Annexe 4

Exemple de disposition de la convention de mandat

Les paragraphes qui suivent peuvent être insérés dans la convention de mandat.

Une fois que votre affaire sera terminée, vous aurez le droit de recevoir des copies de tout document relatif aux services juridiques que nous aurons exécutés pour vous et que nous ne vous aurons pas déjà fournis, à l'exclusion de nos registres comptables internes et des autres documents nous appartenant. Vous avez le droit de conserver des copies de tout document ou papier qui vous sont fournies.

De plus, une fois l'affaire terminée, nous fermerons votre dossier et nous vous en aviserons. À ce moment-là, si vous souhaitez avoir des documents se trouvant dans votre dossier, veuillez nous en informer. Sinon, nous traiterons votre dossier conformément à notre politique de conservation des dossiers.

À cet égard, certains documents seront retirés du dossier et détruits, alors que d'autres seront entreposés dans un endroit à l'extérieur de notre cabinet pendant un certain temps, puis ils seront détruits. Si vous avez besoin de copies de documents une fois que le dossier a été transporté à cet endroit externe, des frais administratifs pourront vous être facturés pour la récupération du dossier à l'entrepôt.

Exemple de lettre au client - Fermeture du dossier 

Le contenu de la lettre qui suit peut être inclus dans le rapport final au client.

Nous avons récemment terminé le travail relatif à l'affaire pour laquelle nos services ont été retenus et nous sommes maintenant rendus à fermer le dossier conformément à notre politique de conservation des dossiers.

Veuillez trouver ci-joint les documents suivants :

[Documents appartenant au client et qui n'ont pas été antérieurement envoyés au client, par ex., des documents originaux]

Conformément à notre politique sur la conservation des dossiers ci-jointe, et qui vous a antérieurement été fournie dans la lettre de mandat, et dans le cadre de la procédure de fermeture du dossier, certains documents seront retirés du dossier et détruits lorsque le dossier sera fermé, alors que d'autres seront entreposés à l'extérieur de notre cabinet pendant un certain temps, puis détruits. Si vous avez besoin de copies de documents une fois que le dossier a été transporté à cet endroit externe, des frais administratifs pourront vous être facturés pour la récupération du dossier à l'entrepôt.