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Annexe 1 - Modèle de politique relative à la conservation de dossiers

La présente politique relative à la conservation des dossiers est un exemple de politique destiné uniquement à aider les avocats dans la préparation d’une politique de conservation des dossiers. Cet exemple devrait être adapté à chaque cabinet juridique. Aucune politique ne peut couvrir toutes les situations qui surviennent dans tous les cabinets. La présente politique ne vise pas à se substituer au jugement professionnel de l’avocat ou de l’avocate. Au moment d’établir une politique de conservation des dossiers, les avocats devraient examiner tant les circonstances propres au domaine d’exercice de l’avocat que le Guide du Barreau sur la conservation des dossiers.

1.         Objectif

La présente politique a pour objectif de prévoir des mécanismes pour la fermeture, la conservation et l’élimination des dossiers de clients.

2.         Définitions

« avocat » L’avocat qui est responsable du dossier, ou l’autre avocat du cabinet auquel a été assignée la responsabilité du dossier.

« date de destruction d’un dossier » Date à laquelle ou après laquelle un dossier peut être détruit.

« dossier du client » S’entend de la chemise cartonnée contenant les documents physiques reliés à l’affaire ainsi que du dossier ou de la bibliothèque électronique contenant les fichiers, documents, données ou renseignements relatifs à l’affaire (ci-après appelé un « dossier »).1

« élimination de dossiers de clients » S’entend de la dernière mesure prise relativement au contenu de dossiers de clients et notamment de la destruction, du transfert dans la banque de modèles du cabinet et de la conservation permanente.

3.         Fermeture du dossier

3.1       Lorsque l’affaire est terminée, l’avocat examine le dossier afin de déterminer s’il peut être fermé.

3.2       Aucun dossier ne doit être fermé sauf si :

  • le mandat est terminé;
  • un compte final, le cas échéant, a été envoyé au client;
  • tous les comptes ont été acquittés ou leur remboursement a fait l’objet d’une renonciation;
  • il y a eu une répartition comptable définitive de la totalité des soldes en fiducie reliés au dossier;
  • les biens du client lui ont été remis;
  • il n’existe pas d’engagements ou de conditions fiduciaires non respectés.

3.3       Avant de fermer le dossier, en l’absence de convention contraire, les documents du client doivent lui être retournés.

3.4       À la discrétion de l’avocat, des copies des documents du client peuvent être conservées dans le dossier.

3.5       À la discrétion de l’avocat avant la fermeture du dossier, le dossier doit être épuré des éléments suivants :

  • les copies en double de documents;
  • les versions préliminaires de documents, à moins que l’historique de création du document puisse poser un problème à l’avenir;
  • tout document qui peut être reproduit d’une autre source, comme les actes de procédure, les copies d’actes enregistrés ou les hypothèques.

3.6       Avant de fermer le dossier, à la discrétion de l’avocat, des copies sont faites de tout document qui peut servir de modèle et elles sont placées dans la banque de modèles du cabinet pour usage futur. L’avocat veillera à ce que ces documents types soient épurés afin d’y supprimer tous les renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et que la confidentialité du client, en conformité avec le Code de déontologie, soit protégée relativement à tout autre renseignement qui identifie le client.   

3.7       Aucun dossier ne doit être fermé à moins que l’avocat n’examine le dossier et ne détermine s’il est approprié de le détruire à une date ultérieure ou si le dossier doit être conservé de façon permanente.

3.8       S’il est approprié de détruire le dossier, l’avocat doit fixer une date pour sa destruction (la « date de destruction du dossier »).

3.9       Aucun dossier ne doit être fermé à moins qu’une lettre n’ait été envoyée au client par courrier ordinaire ou ne lui ait été remise afin de l’informer des éléments suivants :

  • l’affaire a été achevée;
  • tous les documents et biens appartenant au client lui ont été retournés ou, sinon, confirmant tout arrangement pris par l’avocat et le client concernant l’entreposage des biens du client;
  • le cabinet juridique peut entreposer le dossier à l’extérieur du cabinet et, si le client a besoin de copies de documents entreposés à l’extérieur du cabinet, des frais administratifs seront facturés pour la récupération du dossier;
  • conformément à la politique du cabinet juridique, une date de destruction du dossier a été fixée et le dossier sera détruit à cette date ou après celle-ci sans autre avis au client.

3.10     Si des documents se trouvant dans le dossier sont remis au client, des copies sont faites de tous les documents qui ne peuvent être facilement obtenus auprès d’autres sources ou dont le cabinet pourrait avoir besoin à l’avenir, selon le jugement de l’avocat.

3.11     Lorsqu’il est fermé, le dossier devrait passer d’un statut actif à un statut inactif.

3.12     Le cabinet tient une liste des dossiers fermés comprenant la date de fermeture du dossier.

4.         Fixation d’une date de destruction du dossier

4.1 Si l’avocat détermine que le dossier est approprié pour une destruction à une date future, il fixe :

  • une date de destruction du dossier tombant au minimum quinze ans après la date à laquelle le dossier a été fermé;
  • une date d’examen du dossier ne tombant pas plus de 90 jours avant la date de destruction du dossier (la « date d’examen du dossier »).

4.2 Si l’avocat détermine que le dossier doit être conservé de façon permanente, il fixe des dates d’examen périodique afin qu’il puisse le passer en revue pour vérifier si les circonstances ont changé et s’il convient de détruire le dossier.

4.3 L’avocat exercera son jugement professionnel pour déterminer s’il convient de détruire un dossier et pour fixer la date de destruction du dossier. Pour prendre ces décisions, l’avocat tient compte des éléments suivants :

  • la période pendant laquelle l’avocat est tenu de conserver les documents en vertu de dispositions législatives ou réglementaires particulières;
  • l’âge et la capacité du client;
  • la probabilité que l’avocat ou le cabinet juridique ait besoin du dossier pour représenter le client à l’avenir;
  • la période pendant laquelle l’avocat ou le cabinet juridique peut être tenu responsable de réclamations visant la négligence professionnelle;
  • la probabilité que l’avocat ou le cabinet juridique ait besoin du dossier en raison de la nature de l’affaire, de son issue ou du fait que le dossier concernait un client difficile.

4.4 Toutes les dates de destruction de dossiers et les dates d’examen de dossiers sont inscrites dans le système de rappel du cabinet.

5. Conservation des dossiers fermés

5.1 Les dossiers fermés sont entreposés dans des installations qui sont physiquement sécuritaires de façon à préserver la confidentialité des clients et à protéger les dossiers des dommages ou des pertes.

6. Destruction des dossiers

6.1 L’avocat examine le dossier à la date d’examen du dossier ou après celle-ci et avant la date de destruction du dossier afin de déterminer si les circonstances ont changé depuis l’établissement de la date de destruction du dossier et si on peut procéder à la destruction.

6.2 La destruction des dossiers est toujours effectuée d’une manière qui garantit que la confidentialité du client est préservée.

6.3 Une liste ou une base de données des dossiers détruits est maintenue.

6.4 Un registre des destructions ou des éliminations est tenu. Le registre comprend les renseignements suivants : le nom et l’adresse du client, le numéro de dossier, une brève description de l’affaire, la date de fermeture du dossier, la date d’élimination du dossier ainsi que le nom de l’avocat qui a autorisé l’élimination du dossier.


Politique modèle sur la conservation des dossiers pour les grands et moyens cabinets

Le Barreau remercie les divers représentants des grands cabinets pour leur aide dans la préparation de la présente politique ainsi que pour leurs commentaires.

Remarque : Aucune politique ne peut couvrir toutes les situations portant sur toutes les pratiques de droit ou domaines de pratique. Cette politique modèle devrait être adaptée aux circonstances particulières de chaque cabinet et ne vise pas à remplacer le jugement professionnel de l’avocat ni les normes des cabinets ou d’autres comités de gestion de la pratique, associés en gestion du risque ou avocats généraux. Lorsque vous créez votre politique sur la conservation de dossiers, tenez compte des circonstances de votre cabinet et des pratiques du groupe, ainsi que du guide du Barreau sur la conservation et la destruction de dossiers fermés.

Contexte

Cette politique modèle sur la conservation de dossiers aborde de nombreux problèmes de conservation qui peuvent être propres à des cabinets de grande et de moyenne taille, particulièrement :

  1. Le grand nombre d’avocats qui travaillent sur un cas particulier ou pour un client en particulier;
  2. Le grand nombre de domaines de pratique dans un cabinet de grande ou de moyenne taille;
  3. L’utilisation de systèmes de gestion de documents pour entreposer sur format électronique des ébauches et des versions définitives de documents créés pour le client;
  4. L’utilisation de systèmes de gestion de courriels pour entreposer ou transmettre sur format électronique la correspondance et les documents entre les avocats, le client et les tiers;
  5. D’autres ressources auxquelles les cabinets de grande ou de moyenne taille peuvent recourir pour la gestion de leurs dossiers et registres ainsi que pour la conservation et la destruction de documents (par exemple, le personnel de gestion des registres, le personnel de production de documents, les technologies de balayage, les systèmes de conservation de registres automatiques, les associés ou comités sur les erreurs et omissions et les comités sur la gestion de pratique et les normes professionnelles).

Dans la plupart des cas, la nature du mandat est telle que le cabinet est retenu pour offrir des conseils juridiques et pour créer des documents pour le client qui sont la « propriété » du client (p. ex., le contenu d’un cahier de procès-verbaux, des certificats d’actions, des documents d’opérations, des actes de procédure, des opinions juridiques, des documents à déposer ou enregistrés auprès d’une autorité compétente, des testaments, des actes et des documents de transfert, etc.). Normalement, le cabinet aura remis au client des copies de tous les documents pertinents portant sur l’affaire à toutes les étapes de leur production, y compris les ébauches pour leur examen, des copies de correspondance avec les tiers et bien sûr, les versions définitives des registres de transaction, des actes de procédure, des contrats, testaments ou autre produit visés par le mandat.

Les cabinets devraient communiquer leur politique sur la conservation des dossiers au client au moment d’établir le mandat et inclure une copie ou une brève explication dès le début de la correspondance avec le client. Les cabinets peuvent afficher leur politique sur leur site Web et y renvoyer leurs clients. Les cabinets peuvent aussi communiquer leur politique au client quand le dossier est fermé en incluant tout rapport final ou lettre de désengagement.

Dans la pratique, le client et le cabinet fonctionnent en présumant qu’à la fin de l’affaire, le client voudra recevoir du cabinet : a) tous les biens qu’il a fournis au cabinet au cours du mandat ou de l’affaire, et b) tous les documents créés pour le client par le cabinet tel qu’indiqué dans le mandat. Le client peut aussi comprendre qu’il aura accès à tous les autres documents dans les dossiers du cabinet pendant une certaine période après la clôture de l’affaire (pour référence, diligence raisonnable, responsabilité et autres raisons).

Pour les cabinets de moyenne et de grande taille, la remise du reste des documents et la détermination de la période de conservation se font à la clôture de l’affaire.

1. Objectif

objectif de cette politique est de fournir des procédures de clôture, de conservation et de destruction des dossiers de client maintenus par le cabinet.

2. Définitions

2.1 Dans la présente politique :

« avocat responsable de l’affaire » s’entend de l’avocat du cabinet qui a la principale responsabilité d’un dossier.

« biens de client » s’entend au sens donné à l’article 3.2 e).

« date de clôture de dossier » s’entend de la date à laquelle l’avocat responsable d’un dossier a déterminé que l’affaire est terminée et à partir de laquelle il détermine la destruction du dossier.

« date de destruction du dossier » s’entend de la date à partir de laquelle un dossier peut être détruit.

3. Examiner et clore le dossier

3.1 Quand une affaire est terminée, l’avocat responsable de l’affaire détermine la date de clôture du dossier et sa date de destruction.

3.2 L’affaire ne doit pas être close à moins :

  1. que le mandat soit terminé, y compris l’envoi d’un rapport ou d’une lettre de désengagement au besoin;2
  2. qu’un compte final, le cas échéant, ait été envoyé au client;
  3. que tous les comptes aient été réglés ou annulés;
  4. qu’il y ait une distribution et un compte-rendu finals de tous les soldes de compte portant sur l’affaire;
  5. que le cabinet ait remis au client tous les biens qu’il lui a fournis au cours de l’affaire accompagnés de tous les documents ou autres biens que le cabinet a retenus pour produire dans le cadre de l’affaire (collectivement, les « biens du client »), autre que les biens appartenant au client qu’il a demandé au cabinet d’entreposer en son nom après la clôture de l’affaire;
  6. il n’y ait pas d’engagement ou de conditions fiduciaires en cours.

3.3 À la fin de chaque affaire, chaque avocat ou autre professionnel qui a participé à l’affaire examine sa portion du dossier pour déterminer s’il reste des biens de clients qui devraient lui être remis.3

Tel qu’indiqué dans l’article, le reste du dossier en possession du cabinet ne contiendra pas de biens du client autres que ceux que le client a expressément demandé au cabinet de conserver et d’entreposer en son nom une fois l’affaire terminée (p.ex., les sceaux, les livres de procès-verbaux, les certificats d’action, les testaments, etc.).

3.4 À la fin de chaque affaire, à moins que celle-ci ait fait l’objet d’une demande de confidentialité ou autre examen de renseignements, chaque avocat ou autre professionnel concerné par l’affaire examine sa portion du dossier pour déterminer s’il y a des documents qui devraient être utilisés comme précédents et placés dans la bibliothèque électronique des précédents pour utilisation future.

3.5 Avant de fermer le dossier et d’envoyer un document physique ou autre bien lié au dossier à un site d’entreposage externe, chaque professionnel du cabinet qui a travaillé sur le dossier doit prendre des mesures pour retirer du dossier ce qui suit :

  1. copies papier de documents qui ont été mis en images ou autrement sauvegardés dans la bibliothèque électronique du cabinet;
  2. tout document qui peut être retiré ou reproduit d’une autre source (comme les documents déposés dans un registre public, copies de causes, etc.).

Le cabinet peut aussi supprimer des doubles de copies électroniques de documents qui ont été sauvegardés dans la bibliothèque électronique.4

3.6 Quand le dossier est clos, le cabinet verse une note à cet effet dans ses registres.

3.7 Le cabinet tient des registres identifiant les dossiers clos, y compris la date de clôture et le cas échéant, la date de destruction.

4. Conservation des dossiers fermés

4.1 Les dossiers fermés sont entreposés dans un lieu physique pour maintenir la confidentialité du client et pour les protéger contre les dommages ou la perte.

5. Destruction des dossiers

5.1 Quand l’avocat responsable de l’affaire ferme le dossier conformément à l’article, et si le dossier est prêt pour la destruction (voir article ci-dessous), la date de destruction est déterminée selon la norme du cabinet tel que défini dans l’article 5.2 à moins que l’avocat responsable de l’affaire détermine qu’une autre date de destruction conviendrait mieux.

5.2 Le cabinet conserve les dossiers fermés principalement pour satisfaire aux craintes concernant la gestion du risque. En conséquence, il est prudent de conserver le dossier fermé pendant une période déterminée selon la prescription durant laquelle des réclamations peuvent être déposées contre le cabinet.5

Dans le doute, l’avocat responsable de l’affaire devrait désigner la période applicable la plus longue précédant la date de destruction. La date de destruction pour la plupart des dossiers doit être de [quinze (15)] ans après la date de clôture fixée par l’avocat responsable de l’affaire. 6 Une autre date de destruction des dossiers devrait être fixée par l’avocat responsable de l’affaire selon les circonstances du dossier ou dans des situations où la Loi de 2002 sur la prescription des actions (Ontario) indique une prescription différente pour les réclamations potentielles contre des cabinets. Par exemple, l’avocat responsable de l’affaire doit tenir compte de la date de destruction du cabinet dans les circonstances suivantes :7

  1. Dossiers impliquant un client mineur : fixez une date de destruction de dossiers à [quinze (15)] ans après que le client atteint l’âge de la majorité;
  2. Dossiers impliquant un client frappé d’incapacité mentale : une période de conservation indéfinie, sous réserve d’examen après [quinze (15)] ans;
  3. Dossiers impliquant la rédaction de testaments ou de fiducies : période de conservation indéfinie, avec une période de rappel basée sur les circonstances individuelles du client;8
  4. Dossiers impliquant des arrangements de droit de la famille : période de conservation indéfinie, sous réserve d’examen après [quinze (15)] ans.

5.3 La date de destruction doit être suspendue dans les cas suivants se rapportant directement ou indirectement à l’affaire : a) une réclamation réelle ou potentielle pour erreurs et omissions déposée contre le cabinet, b) une demande de divulgation portant sur le client ou le cabinet, c) différends concernant les honoraires professionnels d’un cabinet, d) plaintes déposées au Barreau, e) audits et f) enquêtes gouvernementales. Cela peut être ordonné par n’importe quel avocat responsable d’une affaire, l’associé ou le comité des erreurs et omissions ou un membre de comité de gestion de la pratique et des normes professionnelles.

5.4 La date de destruction de dossiers peut être reportée à tout moment au besoin (par exemple, si une partie ou un tout de l’affaire originale redevient active ou est pertinente à la nouvelle affaire).

5.5 Cette politique doit s’appliquer de manière à assurer le maintien de la confidentialité des clients et le respect des lois fédérales et provinciales applicables en matière de protection des renseignements privés.

5.6 Le cabinet maintient un registre de dossiers détruits qui comprend le nom et l’adresse du client, le numéro de dossier, une brève description de l’affaire, la date de clôture du dossier, la date de destruction du dossier et le nom de l’avocat responsable de l’affaire.

1 Les renseignements et données électroniques comprennent notamment les courriels, les versions préliminaires de documents se trouvant sur un serveur ou un système de gestion des documents, les images de documents ou les documents numérisés, les télécopies (lorsqu’il n’existe pas de copie papier),la messagerie vocale, les métadonnées ainsi que les autres renseignements ou données relatifs à une affaire qui sont sauvegardés et entreposés en format électronique (par ex., sur des serveurs, des médias magnétiques, des systèmes magnéto-optiques, des disques compacts, des DVD).

2 On considère comme pratique exemplaire d’envoyer au client un rapport ou une lettre de désengagement qui indique officiellement au client que le mandat tire à sa fin, qu’aucun autre document ne sera fourni au client à moins qu’il en fasse une demande exprès et que tout autre document restant dans le dossier sera détruit conformément aux politiques et procédures du cabinet sur la conservation des documents.

3 Le cabinet peut auparavant faire des copies des biens remis au client, à moins que des copies de ces biens aient été obtenues d’autres sources (y compris la bibliothèque électronique du cabinet). Pour éviter toute confusion ou tout conflit possible plus tard, le cabinet peut aussi garder un registre de tous les biens du client qui ont été remis à celui-ci.

4 Les dernières versions de certains systèmes de gestion de documents et de courriels empêchent la sauvegarde de doubles sous un autre nom d’auteur ou ils sont en mesure de purger ces doubles après la clôture d’une affaire. Cela sert surtout à économiser de l’espace dans le serveur et a la même fonction que d’effacer les doubles de copie papier de documents.

5 Parce que les documents originaux (comme des enregistrements de marque) ou les biens du client (comme des testaments) sont requis pour d’autres fins, ils ne devraient pas être conservés avec les archives ou dans un site de dossiers fermés extérieur.

6 Lorsque vous déterminez la période de destruction appropriée, tenez compte des divers facteurs énoncés dans le Guide de conservation et de destruction des dossiers fermés sous l’entête « Déterminer la date de destruction du dossier ». En général, les dispositions de la Loi de 2002 sur la prescription des actions (Ontario) suggèrent une période de conservation de dossiers de quinze (15) ans après la fermeture du dossier. Cette période n’est pas une norme et peut ne pas s’appliquer à tous les dossiers. Les avocats doivent utiliser leur propre jugement lorsqu’ils fixent les dates de destruction des dossiers selon les circonstances de l’affaire, selon les besoins du client et les besoins du cabinet. Rappelez-vous que d’autres compétences (provinciales, fédérale et internationales) ont différentes périodes de prescription et les cabinets œuvrant dans plusieurs compétences devront tenir compte des autres périodes de prescription quand ils établissent les périodes de destruction de dossiers pour tout le cabinet. Des périodes plus courtes peuvent être appropriées pour certains cabinets dans certains domaines de pratique selon une évaluation de gestion des risques de la nature de leurs affaires et du contenu de leurs dossiers. Prenez note du jugement de la Cour d’appel de l’Ontario dans York Condominium Corp No 382 c. Jay-M Holdings Ltd (2007), 84 OR (3d) 414 (CA). Ce jugement semble indiquer que ce n’est pas qu’à partir du 2 janvier 2019 que les réclamations découvertes après le 1er janvier 2004 basées sur les services juridiques rendus avant le 12 janvier 2004 seront périmées en raison de l’article 15 de la Loi de 2002 sur la prescription des actions (Ontario).

7 Dans les circonstances énumérées dans l’article 5.2 il est recommandé de passer en revue ces dossiers périodiquement pour déterminer si un changement de circonstances justifie de fixer une nouvelle date de destruction des dossiers. Envisagez de fixer une date d’examen de dossier lorsque le dossier est clos. En outre, même si les circonstances énumérées dans l’article 5.2 ont été largement définies, les cabinets peuvent les raffiner pour tenir compte de la nature spécifique des réclamations potentielles qui ont ou pourraient avoir une période de prescription excédant (15) ans.

8 Par exemple, il conviendrait sans doute de réévaluer le dossier d’un client de 85 ans après quinze (15) ans, alors qu’un client plus jeune peut bénéficier d’une période plus longue. La conservation du dossier devrait être réévaluée quand un événement se produit qui peut influer sur la durée : par exemple, si le client demande que son testament et son dossier soient transférés à un autre cabinet, ou quand le client décède.

Explication des termes et concepts