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Dépôts en fiducie, virements, retraits

  • Ai-je le droit d’accepter des paiements des clients par carte de crédit ou par carte de débit?
    Vous pouvez accepter les paiements des clients par carte de crédit et par carte de débit pourvu que les paiements des frais et débours futurs soient déposés directement dans votre compte en fiducie, et que les paiements pour services rendus pour lesquels une facture a été remise soient déposés directement dans votre compte général. Tous les escomptes et les frais de gestion des commerçants doivent être portés à votre compte général. Vous devrez sans doute avoir deux machines, une pour les dépôts en fiducie et une pour les dépôts généraux, afin de vous conformer aux exigences. Il n’est pas acceptable de faire tous vos dépôts à un seul compte puis de virer les montants pertinents à un autre compte. Pour d’autres renseignements, voir la section Utilisation des cartes de crédit dans un cabinet juridique dans le Guide de tenue de livres pour avocats du Barreau ou dans le Guide de tenue de livres pour parajuristes.
  • Ai-je le droit d’utiliser des guichets automatiques bancaires (ABM) pour mener des activités dans mon compte en fiducie?
    Vous ne pouvez pas utiliser un guichet automatique bancaire pour retirer ou virer des fonds d’un compte en fiducie. Les fonds retirés d’un compte en fiducie ne doivent l’être que par chèque ou au moyen de systèmes de télévirement de fonds en fiducie qui répondent aux exigences de l’article 12 du Règlement administratif no 9.

    Cependant, vous pourriez prendre des dispositions pour faire des dépôts en fiducie en utilisant des guichets automatiques bancaires. Pour cela, vous devez faire codifier toutes les cartes bancaires qui seront utilisées pour accéder au compte en fiducie afin d’autoriser uniquement les dépôts. Avant de prendre des dispositions pour utiliser les guichets afin de faire des dépôts en fiducie, vous devriez examiner soigneusement l’entente bancaire portant sur les guichets automatiques et en discuter avec un représentant de votre institution financière pour vous assurer que les fonds déposés à un guichet ne courent pas plus de risques que s’ils étaient déposés en personne auprès d’un commis.

    Une fois que vous vous êtes assuré de ce qui précède, vous devrez utiliser votre livret de dépôt et y faire vos inscriptions. Inscrivez tous les détails requis sur le bordereau de dépôt : date, source des fonds, client concerné et montant. Le reçu généré par le guichet automatique doit être agrafé à votre copie du bordereau de dépôt et conservé dans votre livret de dépôt comme document source, tel que requis par le paragraphe 18 (10) du Règlement administratif no 9.
  • Ai-je le droit de me servir du logiciel en ligne de mon institution financière pour virer des fonds de mon compte en fiducie?
    Les avocats et les parajuristes ont le droit d’utiliser ce type de technologie pour télévirer des fonds à partir de compte en fiducie, pourvu qu’ils prennent un minimum de précautions. L’article 12 du Règlement administratif no 9 prévoit les exigences minimales. Le processus doit être amorcé par un formulaire prescrit (Formulaire 9A) qui doit être signé par l’avocat ou le parajuriste. Par la suite, le logiciel doit exiger que deux personnes effectuent le virement ; une personne (identifiée par un mot de passe ou par un autre moyen) pour saisir les détails de l’opération, et l’autre personne (identifiée par un mot de passe différent) pour autoriser l’opération. Le système doit générer une confirmation des détails de l’opération que l’avocat devra comparer au Formulaire 9A correspondant pour confirmer que les détails de l’opération ont bien été transmis et reçus par l’institution financière. Veuillez consulter le Formulaire 9A pour connaitre la procédure complète.

    Même si vous ne prévoyez pas de télévirer des fonds de votre compte en fiducie, vous pourriez tirer profit des services bancaires par Internet pour consulter votre compte en fiducie en ligne à tout moment et pour vous aider à réaliser vos comparaisons mensuelles de comptes en fiducie à temps.
  • Ai-je le droit d’accepter un dépôt direct dans mon compte en fiducie par un client ou un tiers? Les dépôts par voie électronique ou par virement télégraphique sont-ils permis?

     Bien qu’aucune disposition du Règlement administratif no 9 n’interdise que des fonds soient déposés dans votre compte en fiducie à l’aide de ces méthodes, il faut tenir compte de plusieurs facteurs. Avant de permettre à un tiers payeur de déposer des fonds dans votre compte en fiducie en se rendant personnellement à l’institution financière, par voie électronique (p. ex., services bancaires par Internet) ou par virement bancaire, vous devriez tenir compte de ce qui suit :
     

    • Les risques associés à la communication à un tiers payeur de renseignements sur votre compte en fiducie nécessaires pour faire le dépôt (p. ex., nom de votre institution financière, numéro de succursale ou de transit, numéro de compte) et la méthode par laquelle on vous invite à les fournir (p. ex., chèque en fiducie annulé).
    • Si le fait de fournir ces renseignements sur votre compte en fiducie permettra au tiers payeur de faire de futurs dépôts, sans que vous ne le sachiez ou sans votre autorisation préalable.
    • Si le fait de fournir ces renseignements sur votre compte en fiducie permettra au tiers payeur de retirer des fonds de votre compte en fiducie.
    • La période d’attente appropriée avant le décaissement de ces fonds, en tenant compte des périodes suggérées à la fois par l’institution émettrice et votre institution financière.
    • Si votre institution financière facture des frais de gestion pour de tels dépôts, et le cas échéant, si les frais seront prélevés sur votre compte général et non pas sur votre compte en fiducie. 
    • Si les frais de service seront déduits des fonds qui sont versés, pour déterminer qui sera responsable du paiement des frais (pour en savoir plus sur les virements bancaires, consulter la Q. Lorsqu’un paiement est effectué par virement bancaire, qui est responsable des frais de virement associés à l’envoi ou à la réception des fonds?)
    • Si le dépôt produit les documents sources dont vous avez besoin pour satisfaire à l’obligation de tenue de livres et de registres en vertu du Règlement administratif no 9.
     

    Souvent, les fonds déposés par ces méthodes ne génèrent pas de documents sources suffisants pour ceux qui les reçoivent. Pour satisfaire à vos obligations en matière de tenue de livres et de registres, vous devez obtenir du tiers payeur une copie des documents de confirmation générés lors du virement des fonds. Cette confirmation doit indiquer de quelle institution financière et de quel compte les fonds ont été tirés, dans quelle institution financière et dans quel compte les fonds ont été déposés (soit votre compte en fiducie), le montant déposé et la date et l’heure du virement des fonds.

    Avant d’accepter le dépôt d’un tiers dans votre compte en fiducie, vous devriez confirmer à l’avance et par écrit que vous permettez le dépôt de fonds pour ce cas particulier, et que le tiers accepte de vous fournir une copie de sa confirmation du virement, tel que décrit ci-dessus.

  • Ai-je le droit d’utiliser la saisie de dépôt à distance?
    Cliquez ici pour avoir plus d’information sur la saisie de dépôt à distance. 
Dernière mise à jour : 17 décembre 2020
Explication des termes et concepts