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Espèces — Reçus et remboursements, livres et registres

Si j’accepte des sommes en espèces conformément aux dispositions du Règlement administratif, y a-t-il d’autres exigences en matière de tenue de registres ou de préparation de rapports ?

Y a-t-il un format exigé pour les registres additionnels liés aux sommes en espèces reçues ? Y a-t-il un précédent ?

Les exigences supplémentaires en matière de tenue de registres s’appliquent-elles à la réception de toute somme en espèces ?

Pendant combien de temps les registres additionnels pour les sommes versées en espèces doivent-ils être conservés ?

Que dois-je faire si la personne qui verse une somme en espèces refuse de signer le reçu comme l’exige le Règlement administratif ? M’est-il alors interdit d’accepter l’argent ?

Quelles mesures constituent des efforts raisonnables pour obtenir la signature de la personne qui fournit la somme en espèces ?

Puis-je refuser d’accepter une somme en espèces de mon client ou d’autres personnes ?

Si je choisis de ne jamais accepter de l’argent comptant, y a-t-il d’autres changements à apporter à ma tenue de registres ou mes rapports ?

Le paiement initial que j’ai reçu était en espèces et maintenant un remboursement est requis. Comment puis-je rembourser de l’argent comptant ?

 


Q: Si j’accepte des sommes en espèces conformément aux dispositions du Règlement administratif, y a-t-il d’autres exigences en matière de tenue de registres ou de préparation de rapports ?

R:  Oui. L’avocat ou le parajuriste qui choisit d’accepter des sommes en espèces doit tenir un livre de duplicata de reçus et chaque reçu doit indiquer :

  • la date à laquelle l’argent comptant a été reçu ;
  • la personne qui a remis l’argent comptant ;
  • la somme versée en argent comptant ;
  • le client pour lequel l’argent comptant a été versé ;
  • tout numéro de dossier à l’égard duquel l’argent comptant a été versé.
 

Le reçu doit également porter la signature de l’avocat, du parajuriste ou de la personne qu’il a autorisée à recevoir de l’argent comptant ainsi que la signature de la personne de qui a versé l’argent comptant [Règlement administratif no 9, art. 19]. De plus, vous devez indiquer comment l’argent a été reçu (c.-à-d. qu’il a été remis en espèces) dans le livre-journal de reçus de fiducie ou le livre-journal de reçus généraux, selon le compte dans lequel l’argent a été déposé [Règlement administratif no 9, par. 18 (1) et 18 (5)].


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Q:  Y a-t-il un format exigé pour les registres additionnels liés aux sommes en espèces reçues ? Y a-t-il un précédent ?

R:  Il n’existe aucun format prescrit ni précédent pour ces registres additionnels. En ligne, vous trouverez des lignes directrices et des exemples de format pour les livres de duplicata de reçus pour montants en espèces et les livres-journaux de reçus de fiducie et de reçus généraux dans le Guide de tenue de livres pour avocats et le Guide de tenue de livres pour parajuristes.


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Q:  Les exigences supplémentaires en matière de tenue de registres s’appliquent-elles à la réception de toute somme en espèces ?

R: Oui. Chaque fois qu’un avocat ou un parajuriste reçoit une somme en espèces dans le cadre du dossier d’un client, il doit inscrire cette somme dans son livre de duplicata de reçus pour montants en espèces et dans le livre-journal de reçus de fiducie et de reçus généraux, selon le compte dans lequel l’argent a été déposé.


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Q: Pendant combien de temps les registres additionnels pour les sommes versées en espèces doivent-ils être conservés ?

R: L’avocat ou le parajuriste doit conserver le livre de duplicata de reçus pour montants en espèces et le livre-journal de reçus généraux pour la période couvrant au moins les six années qui précèdent immédiatement la fin de son dernier exercice financier. L’avocat ou le parajuriste doit également conserver le livre‑journal de reçus de fiducie pour la période couvrant au moins les dix années qui précèdent immédiatement la fin de son dernier exercice financier. Voir l’art. 23 du Règlement administratif no 9.

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Q: Que dois-je faire si la personne qui verse une somme en espèces refuse de signer le reçu comme l’exige le Règlement administratif ? M’est-il alors interdit d’accepter l’argent ?

R: Lorsqu’un avocat ou un parajuriste reçoit de l’argent comptant dans le cadre du dossier d’un client, il est tenu de faire des efforts raisonnables pour obtenir la signature de la personne qui a versé l’argent comptant. S’il ne réussit pas à obtenir une signature après avoir déployé des efforts raisonnables pour en obtenir une, l’avocat ou le parajuriste peut tout de même accepter l’argent. Cependant, selon les circonstances, l’avocat ou le parajuriste devrait se méfier d’accepter de l’argent comptant d’une personne qui refuse de signer un reçu. S’il décide d’accepter l’argent comptant, il doit clairement indiquer dans ses notes que la personne qui a fourni l’argent a refusé de signer le reçu.

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Q:  Quelles mesures constituent des efforts raisonnables pour obtenir la signature de la personne qui fournit une somme en espèces ?
R: L’avocat ou le parajuriste devrait envisager d’expliquer à la personne qui fournit une somme en espèces :
  • les obligations de l’avocat ou du parajuriste en vertu du Règlement administratif ;
  • la raison d’être de l’exigence.
Si la personne refuse toujours de signer le reçu après cette explication, l’avocat ou le parajuriste s’est acquitté de son obligation en vertu du Règlement administratif no 9 et peut décider d’accepter ou de refuser la somme en espèces. L’avocat ou le parajuriste doit documenter les efforts qu’il a déployés pour obtenir la signature de la personne qui a fourni une somme en espèces pour le dossier.


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Q: Puis-je refuser d’accepter une somme en espèces de mon client ou d’autres personnes ?

R: Oui. Ni le Code de déontologie des avocats, ni le Code de déontologie des parajuristes, ni les règlements administratifs ne stipulent qu’un avocat ou un parajuriste est tenu d’accepter des sommes en espèces. Il s’agit d’une question de politique qui revient à l’avocat, au parajuriste ou au cabinet. Le client devrait être informé de cette politique dès le début du mandat. L’avocat ou le parajuriste pourrait également préciser dans son mandat de représentation sous quelle forme les honoraires et débours doivent être payés.

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Q: Si je choisis de ne jamais accepter des sommes en espèces, y a-t-il d’autres changements à apporter à ma tenue de registres ou à mes rapports ?

R:  Oui. Les livres-journaux pour les reçus de fiducie et les reçus généraux doivent comprendre une note indiquant la méthode de réception des fonds [Règlement administratif no 9, par. 18 (1) et 18 (5)]. Le Barreau a toujours été exigé que les livres-journaux de décaissements de fiducie et de décaissements généraux indiquent la méthode de réception des fonds [Règlement administratif no 9, par. 18 (2) et 18 (6)].

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Q: Le paiement initial que j’ai reçu était en espèces et maintenant un remboursement est requis. Comment puis-je rembourser de l’argent comptant ?

R: Conformément à l’alinéa 6 (e) du Règlement administratif no 9, les avocats et les parajuristes sont autorisés à accepter de l’argent comptant pour le paiement des honoraires, des débours, des dépenses ou d’une caution, pourvu que tout remboursement à partir de ces reçus soit fait en espèces. Bien que le Règlement administratif ne prévoie pas de méthode prescrite pour retirer de l’argent comptant du compte en fiducie ou du compte général, la méthode la plus simple pour un avocat ou un parajuriste consiste à remplir un bordereau de retrait en personne à son institution financière. Aux fins de ses registres financiers, l’avocat ou le parajuriste devrait obtenir un duplicata du bordereau de retrait sur lequel le numéro de dossier du client et l’objet du retrait sont inscrits. Cette méthode offre la meilleure piste de vérification.
 
Il est interdit aux avocats et aux parajuristes de faire un chèque tiré sur un compte en fiducie payable « en espèces » [Règlement administratif no 9, art. 11] et, si un avocat ou un parajuriste a correctement codé sa carte bancaire afin de pouvoir effectuer des dépôts seulement, il ou elle ne devrait pas pouvoir retirer des fonds d’un compte en fiducie au moyen d’un GAB. Bien qu’il ne soit pas interdit de retirer de l’argent du compte général en utilisant ces méthodes, l’utilisation d’un bordereau de retrait à l’institution financière demeure la meilleure méthode.
 
Si l’avocat ou le parajuriste n’est pas à l’aise de retirer de l’argent directement de son compte en fiducie, il peut retirer de l’argent de son compte général et se rembourser au moyen de la fiducie, comme le permet le Règlement administratif no 9. Que les fonds pour le remboursement en espèces proviennent du compte en fiducie ou du compte général, l’avocat ou le parajuriste devrait demander à la personne qui reçoit l’argent de signer un reçu. Si la personne qui reçoit l’argent refuse de signer un reçu, l’avocat ou le parajuriste devrait s’assurer qu’un témoin est présent afin de documenter la remise de l’argent comptant à la personne.


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