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Guide de tenue de livres pour avocats – Guide d'auto-évaluation des contrôles internes

Les contrôles internes sont des processus que vous mettez en place afin de vous aider à gérer votre cabinet plus efficacement en réduisant le risque d’erreurs et de fraude.

Le présent guide s’adresse principalement aux avocats exerçant seuls et à ceux travaillant dans de petits cabinets qui peuvent ne pas disposer des ressources pour mettre en œuvre une structure de contrôle formelle. Cependant, la plupart des suggestions qu’il contient peuvent être utilisées par des cabinets de toute taille. Même avec des ressources limitées, vous pouvez réduire les risques :

  • en sachant comment fonctionne le système de comptabilité de votre cabinet
  • en étant familier avec les exigences relatives à la tenue de registres du Barreau qui se trouvent dans le Règlement administratif no 9
  • en sachant comment constituer et conserver les livres et registres appropriés
  • en étant conscient des exigences du Barreau relatives aux opérations touchant des fonds qui se trouvent dans le Règlement administratif no 9
  • en vous impliquant activement dans les activités financières de votre cabinet
  • en supervisant les fonctions de comptabilité et de finances de votre cabinet.

Vous pouvez facilement mettre en œuvre bon nombre des recommandations suivantes dans votre cabinet. Veuillez prendre note que si la plupart de ces recommandations sont présentées comme des suggestions, certaines constituent des exigences du Barreau et doivent être mises en place. Vous devriez être familier avec les règlements administratifs et le Code de déontologie pour vous assurer que les procédures de tenue de registres et celles relatives aux opérations touchant des fonds respectent ceux-ci. Vous pouvez consulter les règlements administratifs et le Code de déontologie à www.lsuc.on.ca.

Registres de fiducie

Objectif :

S’assurer que les fonds des clients sont consignés rapidement et avec exactitude dans les registres financiers de votre cabinet et en conformité avec le Règlement administratif no 9.

Risques :

  • vous êtes incapable de respecter vos obligations relatives aux fonds en fiducie des clients
  • les opérations en fiducie sont attribuées au mauvais compte du grand livre de fiducie des clients
  • les erreurs d’opérations ne sont pas détectées

Recommandations :

  1. Est-ce que vos reçus et vos décaissements de fiducie sont toujours à jour ?
  2. Vous assurez-vous que la comparaison des comptes en fiducie, qui compare le rapprochement du compte bancaire en fiducie et la liste de fiducie des clients, est préparée dans les 25 jours suivant la fin de chaque mois ?
  3. Examinez-vous la comparaison des comptes en fiducie, les relevés bancaires des comptes en fiducie, les rapprochements et la liste de fiducie des clients chaque mois ?
  4. Lorsque vous examinez les comparaisons mensuelles des comptes en fiducie, vous assurez-vous que :
    • Les rapprochements ont été préparés au plus tard le 25e jour du mois suivant ?
    • Les éléments de rapprochement sont énumérés individuellement et chacun est expliqué clairement et peut être rattaché à un relevé de banque ?
    • Le carnet de dépôts confirme que tout dépôt en transit énuméré dans le rapprochement des comptes en fiducie a été déposé le jour ouvrable suivant ?
    • Les éléments de rapprochement, sauf les chèques en circulation, sont compensés rapidement et ne se répètent pas le mois suivant ?
    • Les chèques non encaissés qui sont émis depuis plus de deux mois font l’objet d’un suivi ?
    • Des oppositions de paiement sont demandées pour les chèques périmés datés de plus de six mois, les chèques sont contrepassés, l’obligation du client est réinscrite dans le grand livre de fiducie des clients et les chèques sont émis de nouveau, au besoin ?
    • Le solde détenu en fiducie pour chaque client selon la liste de fiducie des clients est exact ?
    • Il n’y a pas de comptes à découvert dans le grand livre de fiducie des clients ?
    • Les fonds en fiducie pour les affaires achevées ont été facturés aux clients appropriés et les fonds, soit transférés à votre compte général, soit retournés au client, selon le cas ?
    • Vous avez fait un suivi de tous les soldes des comptes du grand livre de fiducie des clients qui sont inactifs depuis les douze derniers mois ?
    • Tous les fonds dans le compte en fiducie sont alloués à un client et il n’y a pas de comptes divers ou d’attente, ni de compte sous votre nom ou celui de votre cabinet ?
     
  5. Vérifiez-vous périodiquement le grand livre de fiducie des clients pour déceler des entrées inhabituelles ou inexactes ?
  6.  Vous assurez-vous que vous avez la documentation adéquate, par exemple les instructions écrites du client, afin d’étayer le virement des fonds en fiducie du compte du grand livre de fiducie d’un client à celui d’un autre client ?
  7. Est-ce que tous les virements de fonds entre des comptes du grand livre de fiducie sont consignés dans le livre-journal de virements de fiducie, conformément au paragraphe 18 (4) du Règlement administratif no 9 ?
  8. Est-ce que votre relevé bancaire du compte en fiducie indique clairement qu’il s’agit d’un compte en fiducie ?
  9. Avez-vous donné des instructions écrites à votre établissement financier pour qu’il verse tous les intérêts générés par votre compte en fiducie mixte directement à la Fondation du droit de l’Ontario, comme l’exige l’article 57.1 de la Loi sur le Barreau ?
  10. Avez-vous informé votre établissement financier par écrit de déduire les frais d’administration reliés à votre compte en fiducie mixte de votre compte général ?
  11. Avez-vous envoyé la Formule 2 remplie : Rapport sur l’ouverture d’un compte mixte en fiducie à la Fondation du droit de l’Ontario dans les 30 jours de l’ouverture de chaque compte en fiducie mixte ?
  12. Avez-vous envoyé la Formule 3 remplie : Rapport sur la fermeture d’un compte mixte en fiducie à la Fondation du droit de l’Ontario dans les 30 jours de la fermeture de chaque compte en fiducie mixte ?
  13. Si vous faites des dépôts par guichet automatique, imprimez-vous toujours les reçus de dépôt du guichet, les joignez-vous à votre carnet de dépôts et consignez-vous les détails des dépôts (c.-à-d. la provenance des fonds, le numéro de référence du client et le montant) dans votre carnet de dépôts ?
  14. Est-ce que les fonds reçus par cartes de crédit et cartes de débit de la part de clients qui paient des honoraires provisionnels pour des honoraires et débours futurs sont toujours déposés directement dans votre compte en fiducie et les détails consignés dans votre carnet de dépôts en fiducie ?
  15. Est-ce que les fonds reçus par cartes de crédit et cartes de débit de la part de clients qui acquittent vos factures sont toujours déposés directement dans votre compte général et les détails consignés dans votre carnet de dépôts généraux ?

Séparation des devoirs et opérations touchant des fonds

Objectif :

S’assurer que les sommes reçues en espèces et par chèque sont correctement contrôlées et protégées.

Risques :

  • les fonds reçus sont perdus
  • les fonds reçus ne sont pas consignés
  • les fonds reçus sont volés

Recommandations :

  1.  Vous assurez-vous que la personne qui ouvre et examine le courrier de votre cabinet estampille chaque chèque avec un endossement restrictif du style « pour dépôt seulement » afin de réduire le risque de fraude ?
  2.  Si l’ouverture du courrier et le dépôt des fonds sont des tâches assignées au personnel de votre cabinet, vous assurez-vous qu’une personne ouvre le courrier et qu’une autre dépose les fonds ?
  3.  Si un membre du personnel dépose les espèces et les chèques, est-ce qu’une autre personne inscrit les reçus dans les registres comptables ?
  4.  Vous assurez-vous que les espèces et les chèques reçus sont déposés avant la fin du jour ouvrable suivant et s’ils ne sont pas déposés immédiatement, qu’ils sont gardés dans un endroit sûr ?
  5.  Examinez-vous les bordereaux de dépôt estampillés afin de vous assurer que chaque chèque est énuméré selon la provenance, le numéro de référence du client et le montant ?
  6.  Remettez-vous des reçus prénumérotés à vos clients et une copie au personnel responsable de la comptabilité pour tous les fonds en espèces et les chèques reçus afin :
    • de fournir aux clients une preuve de paiement ?
    • de vous assurer que les fonds sont reportés dans le bon compte du client ?
    • de réduire le risque de vol ?
     
  7.  Est-ce qu’une personne, autre que celle qui émet les reçus pour les espèces et les chèques, vérifie la séquence numérique des reçus afin de s’assurer que tous les fonds reçus sont aussi consignés dans les registres comptables et déposés à la banque ?
  8.  Si vous êtes associé dans un cabinet juridique, avez-vous en place des contrôles de gestion pour surveiller la manipulation des fonds afin :
    •  d’examiner en profondeur vos relevés bancaires des comptes en fiducie et compte général de votre cabinet ainsi que les chèques retournés, pour toute opération inhabituelle ?
    • d’évaluer le caractère raisonnable du solde de votre ou vos comptes en fiducie ?
    •  d’examiner le rapprochement bancaire des comptes en fiducie et la liste des effets en circulation et d’effectuer un suivi à l’égard des entrées de plus de deux mois et de tout chèque périmé daté de plus de six mois ?
    •  d’examiner la liste de fiducie des clients pour déceler des comptes à découvert ou inactifs et tout compte qui n’est pas au nom d’un client ?

    Petite caisse :

  9. Si votre cabinet utilise une petite caisse, avez-vous fixé un montant raisonnable pour la petite caisse de votre cabinet ?
  10. Exigez-vous des demandes écrites prénumérotées appuyées des reçus originaux pour la petite caisse ?
  11. Est-ce que le montant de la petite caisse disponible, plus les montants des demandes écrites/reçus, égalent toujours le montant fixé pour la petite caisse de votre cabinet ?
  12. Vous assurez-vous que le compte de la petite caisse est rapproché chaque mois avec les demandes et les reçus par une personne indépendante de celle qui s’occupe de la petite caisse ?
  13. Votre cabinet a-t-il une politique précisant quels types de dépenses sont acceptables pour les décaissements de la petite caisse ?

Décaissements

 Objectif :

Veiller à ce que tous les retraits de fonds des comptes en fiducie et général soient pour des biens et services adéquatement facturés et autorisés et que les fonds en fiducie soient retirés correctement en conformité avec le Règlement administratif no 9.

Risques :

  • les fonds pourraient être erronément ou frauduleusement retirés de comptes de banque
  • les fonds pourraient être retirés du mauvais compte du grand livre de fiducie des clients
  • les comptes en fiducie pourraient être à découvert
  • les paiements pourraient être faits deux fois

Recommandations :

    A)  Politique de préparation des chèques 

  1. Est-ce que les copies originales des factures sont estampillées « payé » afin d’éviter qu'elles soient payées plus d’une fois ?
  2. Est-ce que seulement des factures originales, pas des photocopies, sont exigées comme preuve pour des chèques ?
  3. Est-ce que les chèques de votre compte en fiducie sont clairement marqués « en fiducie » et ceux de votre compte général marqués « général » ?
  4. Est-ce que les chèques de votre compte en fiducie et ceux de votre compte général sont de couleurs différentes afin d’éviter la confusion ?

    B)  Politique de signature des chèques

  1.  Vérifiez-vous la validité et le caractère raisonnable des chèques avant de les signer ?
  2. Vérifiez-vous que des fonds en fiducie suffisants sont disponibles pour le client concerné avant de signer des chèques ?
  3. Vérifiez-vous les pièces justificatives avant de signer des chèques afin de vous assurer que le service a été fourni et facturé, ou que le débours est adéquat ?
  4. Est-ce que les chèques émis au nom de clients comprennent un numéro de référence du client pour s’assurer que le décaissement est attribué au bon client dans votre livre-journal de décaissements et votre grand livre de clients ?
  5. Est-ce que les chèques tirés à l’ordre d’établissements financiers comprennent les détails de l’opération, par ex. le numéro de l’hypothèque ?
  6. Est-ce que les talons de chèque contiennent assez de détails pour fournir une piste de vérification menant aux pièces justificatives ?
  7. Est-ce que les chèques en fiducie sont toujours signés par au moins un titulaire de permis du Barreau qui est autorisé à détenir des fonds en fiducie ?
  8. Avez-vous comme principe de ne jamais signer des chèques en blanc ?
  9. Si vous faites partie d’une société, est que les chèques au-delà d’un certain montant exigent la signature de plus d’un associé ?
  10. Si vous exercez seul, avez-vous pris des arrangements avec un autre titulaire de permis du Barreau qui est autorisé à détenir des fonds en fiducie pour qu’il signe des chèques sur votre compte en fiducie, si vous êtes dans l’incapacité de le faire ?

C)     Services bancaires par Internet et guichets automatiques

  1. Si vous utilisez des services bancaires par Internet pour le virement de fonds en fiducie, vous assurez-vous que votre cabinet suit la procédure précisée à l’article 12 du Règlement administratif no 9 ?
  2. Préparez-vous une piste de vérification adéquate pour les télévirements, par exemple :
    • est-ce que chaque télévirement commence par un Formulaire 9A – Demande de télévirement, adéquatement numéroté, rempli et signé ?
    • est-ce que chaque retrait électronique par Teranet d’un compte en fiducie spécial pour les droits d’enregistrement et les droits de cession immobilière commence par un Formulaire 9B – autorisation de retrait par Teranet, correctement numéroté, rempli et signé ?
    • imprimez-vous la confirmation bancaire pour chaque télévirement et retrait par Teranet, la comparez-vous avec les détails de la demande pour en vérifier l’exactitude, puis la signez-vous et la datez-vous ?
     
  3. Conservez-vous toutes les demandes de télévirement (Formulaire 9A), les demandes de retrait par Teranet (Formulaire 9B) et les confirmations bancaires en ordre numérique dans vos registres comptables ?
  4.  Remarque : Le Règlement administratif no 9 et les formulaires 9A et 9B se trouvent sur le site Web du Barreau à www.lsuc.on.ca.

  5. Si votre établissement financier offre un accès par guichet automatique, avez-vous lu attentivement l’entente relative aux services par guichet automatique ? Avant de signer l’entente, vous êtes-vous assuré de bien comprendre les risques et les responsabilités en cause, et d’être prêt à les accepter ?
  6. Avez-vous confirmé que l’entente relative aux services par guichet automatique pour votre compte en fiducie ne permet pas que des fonds soient retirés unilatéralement par votre établissement financier ?
  7. Vous assurez-vous que des fonds en fiducie ne sont jamais virés ou retirés par un guichet automatique ?
  8. Est-ce que la carte d’accès au guichet automatique pour votre compte en fiducie est codée pour ne permettre que les dépôts ?
  9. Gardez-vous confidentiels les mots de passe d’accès et d’autorisation pour les opérations par guichet automatique et par Internet ?

D)    Remboursement en espèces

  1.  Préparez-vous une piste de vérification adéquate lorsque vous faites un remboursement en espèces (comme ce qu’exige, dans certains cas, l’alinéa 6 e) du Règlement administratif no 9), par exemple :
    • Obtenez-vous toujours un reçu détaillé du bénéficiaire du paiement ?
    • Si vous utilisez un bordereau de retrait, est-ce que vous demandez un duplicata du bordereau de retrait pour vos dossiers ?
    • Si vous émettez un chèque payable à vous-même ou à votre cabinet, est-ce que vous inscrivez le numéro de dossier du client et le fait qu’il s’agisse d’un retrait en espèces ?
     
  2. Obtenez-vous des instructions écrites du client sur la méthode de remboursement ?

 Facturation

Objectif :

Veiller à ce que les factures aux clients pour les services rendus soient préparées rapidement et avec exactitude et qu’elles soient correctement enregistrées dans vos livres et registres.

Risques :

  • des services juridiques ne sont pas facturés
  • une facture est remise au client, mais les services juridiques ne sont pas rendus
  • il y a des erreurs dans les factures envoyées aux clients
  • le revenu est consigné à l’égard de la mauvaise période
  • une facture à un client est reportée au mauvais compte du grand livre des clients

Recommandations :

  1. Discutez-vous des honoraires pour les services juridiques et les débours prévus avec votre client au début d’une affaire ?
  2. Confirmez-vous tous les arrangements relatifs aux honoraires, par écrit, pour tous les services, dans un langage clair et facile à comprendre ?
  3. Facturez-vous les travaux en cours à l’intérieur d’un échéancier précis et conformément à votre entente avec le client ?
  4. Examinez-vous la pertinence et l’exactitude des factures aux clients ?
  5. Facturez-vous les débours sur une base régulière afin de maintenir un flux de trésorerie et d’éviter l’allocation de débours personnels aux comptes du grand livre des clients ?
  6. Vérifiez-vous l’exactitude des documents originaux avant d’autoriser une demande de transfert d’un débours du compte d’un client à celui d’un autre client ?
  7. Vous assurez-vous que les factures pour les honoraires juridiques sont postées ou remises aux clients avant de faire le virement du montant des honoraires de votre compte en fiducie à votre compte général ?
  8. Est-ce que les factures aux clients sont rapidement consignées dans vos livres et registres selon la date, le client et le montant ?
  9. Examinez-vous les comptes clients chaque mois afin d’identifier les soldes créditeurs qui peuvent indiquer que des factures à des clients n’ont pas été préparées, postées aux clients et inscrites dans le compte du grand livre du client ?

Protection des actifs des clients 

Objectif :

Protéger les biens matériels, les documents importants et les registres financiers contre la perte.

Risques :

  • détournement des biens de clients
  • incapacité de remplir vos obligations financières

Recommandations :

  1. Conservez-vous un inventaire à jour des objets de valeur et des documents négociables détenus pour le compte de clients dans un registre des biens de valeur, comme l’exige le paragraphe 18 (9) du Règlement administratif no 9 ?
  2. Vérifiez-vous périodiquement l’existence physique des objets de valeur, pour vous assurer qu’ils n’ont pas été perdus, volés, pris pour usage personnel ou donnés en garantie ?
  3. Gardez-vous tous les chèques non émis dans un endroit verrouillé et vous assurez-vous qu’ils sont tous comptabilisés ?
  4. Est-ce que tous les chèques émis sont comptabilisés selon leur numéro dans vos livres-journaux de décaissements de fiducie et généraux, et faites-vous un suivi pour tout chèque manquant ?
  5. Imprimez-vous des copies papier des livres-journaux de vos comptes bancaires en fiducie et général sur une base régulière, au moins mensuellement, et les entreposez-vous dans un endroit sécuritaire, à l’épreuve du feu, de sorte que vous puissiez rebâtir vos registres en cas de panne d’ordinateur ou si vos données sont corrompues ?
  6. Imprimez-vous une copie papier du compte du grand livre de fiducie du client et l’examinez-vous pour en vérifier l’exactitude, chaque fois que vous facturez le client ?

Politiques personnelles

Objectif :

Veiller à ce que votre personnel et vous vous conduisiez d’une manière professionnelle et identifier et corriger les situations de conflit d’intérêts.

Risques :

  • activités ou conduites inappropriées des avocats ou du personnel
  • réclamations pour erreurs et omissions ou au Fonds d’indemnisation
  • opérations frauduleuses qui ne sont pas décelées ou évitées
  • perte de revenus

Recommandations :

  1. Possédez-vous un système de vérification des conflits adéquat et est-ce que tous les membres de votre cabinet savent comment l’utiliser ?
  2. Effectuez-vous des vérifications des références approfondies avant d’embaucher des avocats et du personnel ?
  3. Vous assurez-vous que tous les membres du personnel connaissent, et respectent, les exigences en matière de confidentialité relative aux clients ?
  4. Est-ce que votre cabinet exige des avocats qu’ils le divulguent lorsqu’ils agissent en qualité d’exécuteur ou de fiduciaire testamentaire, ou qu’ils exercent une procuration relativement à des affaires qui ne se trouvent pas dans les livres et registres du cabinet ?
  5. Vous assurez-vous que les dossiers des avocats qui agissent en tant qu’exécuteurs testamentaires, ou dans lesquels l’avocat exerce une procuration, font l’objet du même examen approfondi que les dossiers « du cabinet » et que les registres comptables adéquats sont conservés ?
  6. Est-ce que votre cabinet effectue des examens périodiques du travail des avocats et du personnel afin de déceler les éléments suivants :
    • un avocat ou un membre du personnel qui est constamment trop occupé pour prendre des vacances ?
    • un avocat ou un membre du personnel qui semble vivre au-dessus de ses moyens, y compris une augmentation soudaine dans les avances pour des dépenses de divertissement, ou d’importantes augmentations dans les débours non facturés ?
    • un avocat dont la production a baissé sans raison apparente ou un avocat qui semble replié sur lui-même ou nerveux ?
    • un avocat ou un membre du personnel qui fait souvent des demandes de fonds à la dernière minute ?
     

Contrôles informatiques des petites entreprises

Objectif :

Veiller à ce que les données financières soient protégées et à être en mesure de continuer à exercer votre profession en cas de panne.

Risques :

  • détournement de fonds
  • accès non autorisé à vos registres financiers
  • perte de données
  • perte de clients et de revenus pendant la récupération des opérations après un désastre

Recommandations :

  1. Faites-vous affaire avec un vendeur de logiciels réputé afin de garantir que les mises à jour, le service et le soutien technique sont disponibles ?
  2. Avez-vous les licences appropriées pour tous les logiciels installés sur les ordinateurs de votre cabinet ?
  3. Faites-vous une sauvegarde (back up) quotidienne des données sur votre ordinateur de façon à ne perdre que les données d’un seul jour si votre disque dur plante ?
  4. Avez-vous des parasurtenseurs pour tous vos ordinateurs et modems ?
  5. Savez-vous comment faire fonctionner votre ordinateur et vos systèmes comptables ?
  6. Est-ce qu’au moins deux personnes savent comment faire fonctionner les systèmes de votre cabinet ?
  7. Est-ce que votre cabinet a mis en œuvre la séparation des devoirs en utilisant les diverses fonctions de votre système informatique ?
  8. Est-ce que vos ordinateurs sont protégés par des mots de passe ?
  9. Est-ce que vous protégez les mots de passe de votre système pour garantir la confidentialité du client ?
  10. Changez-vous de mots de passe périodiquement ?
  11. Avez-vous les pare-feu adéquats afin d’empêcher l’accès non autorisé à votre ordinateur par Internet ?
  12. Est-ce que tous les membres de votre cabinet font une analyse avec un antivirus avant d’installer ou d’utiliser un logiciel, ou de copier un fichier sur les disques durs de vos ordinateurs de bureau ?
  13. Limitez-vous l’accès aux renseignements relatifs aux clients et aux renseignements comptables de votre cabinet au personnel autorisé ?
  14. Avez-vous l’assurance adéquate, y compris une assurance contre les pertes d’exploitation et une assurance couvrant les dossiers entreposés ?
  15. Avez-vous un plan de reprise des activités (plan antisinistre) et des procédures en place afin de veiller à ce que :
    • votre matériel et vos logiciels soient protégés contre la perte ou les dommages ?
    • les dossiers électroniques soient régulièrement sauvegardés et conservés à l’extérieur de votre cabinet ?
    • les fichiers et les documents financiers importants soient copiés et entreposés à l’extérieur de votre cabinet ?
     
  16. Testez-vous périodiquement votre plan de reprise des activités pour en vérifier l’efficacité ?

Un dernier conseil…

Un système de contrôles internes fonctionnera uniquement s’il est compris, accepté et mis en application par tous les membres de votre cabinet. Nous vous suggérons d’utiliser le présent guide comme base de discussion avec vos associés, les avocats salariés, le personnel et les comptables afin de mettre sur pied les contrôles internes appropriés qui fonctionneront pour votre cabinet.

Explication des termes et concepts