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Guide de tenue de livres pour avocats – Successions – Tenue de registres financiers

Les exigences en matière de tenue de registres financiers pour les successions s’appliquent à tous les avocats qui exercent un contrôle sur les actifs d’une succession, que ce soit en tant que fiduciaire testamentaire ou en tant qu’avocat gérant les fonds pour le compte du fiduciaire testamentaire. Vous devriez décider au tout début de l’administration d’une succession comment vous allez préparer les comptes de la succession et qui va le faire. Si le testament désigne des bénéficiaires différents pour le capital et les revenus, il se peut que vous deviez tenir les registres de la succession selon un mode pour la présentation des comptes au tribunal qui soit conforme à la Règle 74 des Règles de procédure civile.

Il existe un devoir en vertu de la common law et de la Loi sur les fiduciaires qui exige des fiduciaires de la succession, exécuteurs testamentaires, administrateurs successoraux et tuteurs qu’ils conservent des comptes complets et exacts des biens confiés à leur administration. Un bénéficiaire a le droit, après avoir donné avis, d’inspecter les comptes et tout document à l’appui. Tous les fiduciaires, et particulièrement les avocats qui détiennent des fonds en fiducie, devraient conserver des comptes de la succession exacts et à jour et organiser et conserver toutes les pièces justificatives, comme les relevés bancaires, les duplicatas de dépôts, les chèques annulés, les confirmations de reçus et les bordereaux pour étayer les registres. Bien qu’il soit préférable de tenir les comptes de la succession selon le mode pour la présentation des comptes aux tribunaux, les vérificateurs ponctuels s’attendent au moins à voir les mêmes renseignements dans les registres relatifs aux biens de la succession contrôlés par des avocats que ceux qui sont exigés pour les registres de fiducie à l’article 18 du Règlement administratif no 9.

Vous devriez distribuer les biens de la succession en temps utile, et notamment produire les déclarations de revenus et payer les taxes et impôts dus.

Si le testament ne prévoit aucune rétribution pour le fiduciaire de la succession, la Loi sur les fiduciaires prévoit que la rémunération est fondée sur une « indemnité juste et raisonnable » accordée « en compensation du soin [que le fiduciaire] a apporté à la succession et du temps qu’il y a consacré ». Le tribunal a appliqué les « lignes directrices en matière de tarif ». Pour une succession de complexité moyenne, l’indemnité est habituellement fixée à 2,5 % des rentrées du compte capital, 2,5 % des rentrées du compte revenus, 2,5 % pour les sorties du compte capital et 2,5 % pour les sorties du compte revenus. Si le testament établit une fiducie, la rémunération peut comprendre 2/5 de 1 % des biens visés par l’administration. Pour les successions simples, la rémunération serait moindre. Pour celles qui sont compliquées, un exécuteur testamentaire peut demander au tribunal une rémunération supérieure à ce que prévoient les lignes directrices. Les transferts entre les comptes de la succession et le paiement de la rémunération de l’exécuteur testamentaire sont déduits du calcul et les transferts de biens de la succession in specie sont normalement compensés à un taux réduit.

Les montants susmentionnés constituent la rémunération totale pour l’ensemble des fiduciaires de la succession de même que pour quiconque (p. ex. un procureur de la succession) réclame des honoraires pour l’exercice de fonctions de fiduciaire de la succession. Les avocats qui agissent en tant que fiduciaire testamentaire de même que procureur d’une succession, ou qui ne font qu’assumer certains des devoirs du fiduciaire testamentaire, doivent prendre soin de faire la différence entre ces deux rôles. Si vos honoraires juridiques comprennent des services qui relèvent principalement de la responsabilité du fiduciaire testamentaire (comme accumuler, évaluer et distribuer les biens de la succession, payer les dettes, préparer les comptes de la succession et ses déclarations de revenus, donner des avis et faire rapport aux bénéficiaires), le montant de vos honoraires juridiques qui est relié à l’exercice des tâches de l’exécuteur doit être déduit du montant réclamé pour la rémunération de l’exécuteur; sinon, la succession serait facturée deux fois pour les mêmes services. Le travail juridique et le travail de fiduciaire testamentaire sont rémunérés différemment et les recours dont disposent le fiduciaire testamentaire et les bénéficiaires afin de contester les honoraires juridiques et la rémunération de l’exécuteur testamentaire sont différents. Vous devriez envisager de conserver des bordereaux séparés pour les fonctions d’exécuteur et celles de procureur afin d’éviter la double facturation de la succession et en tant que documentation à l’appui pour les honoraires facturés. De plus, vos factures d’honoraires pour services juridiques devraient donner le détail des services fournis.

Si vous êtes le fiduciaire testamentaire et que le testament ne fixe pas de rémunération, une fois que vous avez achevé l’administration de la succession, vous pouvez prendre la rémunération de l’exécuteur testamentaire si tous les bénéficiaires résiduels sont des adultes légalement capables et qu’ils consentent expressément par écrit à votre demande de rémunération, qui devrait être conforme aux lignes directrices du tribunal. Les bénéficiaires devraient être bien informés, préférablement par un conseiller juridique indépendant, de la procédure pertinente relative à la facturation pour du travail de succession. Dans le cas contraire, vous devez demander au tribunal d’approuver les comptes de la succession et obtenir une approbation judiciaire pour toute rémunération en tant qu’exécuteur testamentaire. [Voir Re: Knoch (1982), 12 E.T.R. 162 (C. succ.).]

L’affaire Rooney Estate v. Stewart Estate (2007), Carswell Ont 6560 offre des commentaires intéressants sur le rôle des avocats de succession; le tribunal a conclu notamment ce qui suit :

  • Les rôles du fiduciaire de succession [dispositions pour des funérailles; trouver le testament et instruire le procureur; trouver, obtenir, préserver les successions et en disposer conformément au testament; chercher les créanciers et payer les dettes, dont les paiements de déclarations de revenus, aux fins d’impôt; préparer les comptes de succession pour l’approbation des bénéficiaires ou du tribunal; distribuer les successions] et de l’avocat de la succession [demander un certificat de nomination pour le fiduciaire de la succession et assister à la reddition de comptes au besoin] sont distincts mais se complètent.
  • Le client de l’avocat est le fiduciaire, et non la succession. Par conséquent, l’avocat prend ses instructions du fiduciaire et se rapporte à lui. À l’égard du compte de l’avocat, l’avocat est en droit d’être payé pour ces services juridiques par la succession.
  • Le fiduciaire ne peut pas s’attendre à recevoir une indemnisation pour des services rendus par d’autres dont les services sont facturés à la succession. Autrement dit, le fiduciaire ne peut pas réclamer une indemnisation pour le temps qu’il n’a pas consacré à des services; il doit plutôt payer les comptes pour les services des autres à partir de sa propre indemnisation.
  • L’avocat ne doit pas faire le travail du fiduciaire à moins qu’il en soit instruit par le fiduciaire. Si une telle demande est faite, l’avocat doit informer le fiduciaire qu’il présentera un compte personnellement pour avoir fait son travail. Généralement, la succession n’est pas obligée de payer ce compte; il revient au fiduciaire de tirer le paiement de son indemnisation.
  • Un avocat n’est donc pas autorisé à facturer son tarif professionnel pour faire du travail qui aurait pu être fait par le fiduciaire de la succession.
  • Bien qu’il soit approprié de présenter un compte pour le travail du fiduciaire fait par l’avocat, le compte doit être présenté au fiduciaire, qui devra le payer à partir de son indemnisation.
  • [L’]avocat n’est pas autorisé à facturer pour la prestation du travail du fiduciaire à son tarif professionnel, puisqu’il ne s’agit pas de conseils juridiques ni de services juridiques.
  • On ne peut pas dire que le bénéficiaire a approuvé les comptes et a donné une permission. Une des obligations de l’avocat qui agit pour le fiduciaire est d’assurer que tous les bénéficiaires reçoivent des conseils compétents, indépendants lorsqu’ils examinent les comptes.
  • Lorsqu’il n’y a pas d’entente spéciale entre l’avocat et le fiduciaire de succession, la mesure appropriée du compte de l’avocat pour la prestation de services juridiques à la succession et pour avoir fait le travail du fiduciaire se fait selon le montant gagné.
  • La pratique de détenir le chèque d’un bénéficiaire jusqu’à ce que celui-ci envoie une permission signée au fiduciaire successoral implique que le droit du bénéficiaire était conditionnel à l’envoi de la permission. Cette pratique a été critiquée par le tribunal dans Brighter v. Brighter Estate 1998 CarswellOnt 3113 [1998] O.J. No. 3144, (Ont. Gen. Div.). 
  • Le devoir d’un exécuteur est de suivre les instructions continues dans le testament... L’exécuteur n’a pas le droit de détenir une portion de l’actif distribuable jusqu’à ce qu’un bénéficiaire fournisse une approbation ou une permission pour la prestation des tâches de l’exécuteur comme fiduciaire, ou son indemnisation ou ses frais. Il est très correct pour un exécuteur… d’accompagner un paiement avec une permission qu’on demande au bénéficiaire de signer. Cependant, c’est toute autre chose si le fiduciaire exige la signature de la permission avant de faire le paiement; ce qui est manifestement incorrect.
  • [L’]avocat a une obligation fiduciaire à l’égard de l’intérêt du bénéficiaire.

Lorsque vous faites du travail de fiduciaire au nom d’un fiduciaire successoral, vous devriez informer adéquatement le fiduciaire que c’est lui, et non la succession, qui est responsable de vos honoraires pour tout travail d’administration successorale fait au nom du fiduciaire, et lui indiquer l’effet que cela peut avoir sur sa réclamation d’indemnisation comme exécuteur, et sur le montant de la distribution aux bénéficiaires, à qui il est redevable.

Procurations

Lorsque vous exercez une procuration, vous devriez bien tenir vos comptes tel que requis par la Loi sur la prise de décisions au nom d’autrui. Comme pour le travail de succession, vous devez être au fait de la distinction entre votre rôle d’avocat et de procureur. La plupart de vos services, sinon tous, seront menés à titre de procureur, et vous devriez consulter la Loi sur la prise de décisions au nom d’autrui pour connaître la procédure appropriée.

Explication des termes et concepts