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Guide de tenue de livres pour avocats - utilisation des cartes de crédit dans un cabinet juridique

Les titulaires de permis peuvent conclure des ententes avec des établissements financiers qui offrent des services de carte de crédit, sous réserve de certaines conditions.

Selon la définition du Règlement administratif no 9, le terme « fonds » comprend les bordereaux de cartes de crédit, et la définition prévoit que les bordereaux de cartes de crédit, comme les autres fonds reçus en fiducie, doivent être déposés dans le compte en fiducie pas plus tard que le jour ouvrable suivant.

Conditions

Comptes desquels les frais d’escompte et de service doivent être déduits

Tout contrat de carte de crédit que concluent les titulaires de permis doit prévoir que tous les frais d’administration, frais d’escompte et autres droits que le titulaire doit payer à l'établissement financier doivent être déduits du compte général du titulaire de permis et ne doivent pas l’être du compte en fiducie. Les titulaires de permis devraient prendre note que la plupart des établissements financiers offrant des services de cartes de crédit exigent l’ouverture de comptes à l’une de leur succursale. Si un compte en fiducie est ouvert à un établissement financier afin de faciliter l’utilisation d’une carte de crédit particulière, on doit dire à l’établissement financier de verser les intérêts gagnés sur les fonds détenus en fiducie à la Fondation du droit de l’Ontario.

Confidentialité

Les bordereaux peuvent montrer le nom de l’avocat ou du cabinet et son adresse, les numéros de code nécessaires et la date. La nature des services juridiques ne doit pas être indiquée, mais uniquement les mots « services juridiques » plus un numéro de dossier et un montant en dollars. Le détail des services doit être fourni au client de la manière habituelle.

Montant qui doit être indiqué

Le titulaire de permis ne doit pas accepter un bordereau de carte de crédit, à moins que le montant ait été inséré au moment où le client signe le bordereau.

Paiement des honoraires provisionnels

Les mots « compte en fiducie » doivent apparaître sur le bordereau de carte de crédit original et celui-ci doit être présenté pour dépôt dans le compte en fiducie approprié, en conformité avec le Règlement administratif no 9. Les procédures de comptabilité normales sont par la suite suivies pour le virement des fonds du compte en fiducie au compte général. Tout remboursement doit être fait par bordereau de carte de crédit. Les frais d’administration doivent être déduits du compte général et le client doit recevoir le crédit entier pour la valeur nominale de la facture de carte de crédit. Les droits ou frais d’escompte de la compagnie émettrice de cartes de crédit sont un coût relié à l’exercice de la profession et ne doivent pas être facturés au client.  

Les procédures de certaines compagnies émettrices de cartes de crédit peuvent placer les titulaires de permis en conflit avec des dispositions du Règlement administratif no 9. Certaines compagnies émettrices de cartes de crédit exigent que les marchands (y compris les avocats) désignent seulement un compte dans lequel les paiements des cartes de crédit sont déposés. En outre, les frais d’escompte facturés par la compagnie sont automatiquement débités de ce compte.

Un tel processus ne permettra pas aux titulaires de permis de recevoir par cartes de crédit à la fois des honoraires provisionnels et des paiements pour des honoraires et débours déjà facturés. Le paragraphe 2 (1) du Règlement administratif no 9 exige que les titulaires de permis déposent les fonds qu’ils reçoivent en fiducie (par ex. les honoraires provisionnels) dans un compte désigné en tant que compte en fiducie. En même temps, le paragraphe 8 (2) du Règlement administratif no 9 interdit de déposer dans un compte en fiducie des fonds qui sont « reçus par les titulaires de permis en paiement d’honoraires pour lesquels une facture a été remise... ». En conséquence, l’utilisation d’un compte pour les deux fins n’est pas permise.

De plus, comme pour les frais bancaires, les frais d’escompte doivent être retirés du compte général du titulaire de permis.

Il est fortement suggéré aux titulaires de permis d’examiner cette question avec les compagnies émettrices de cartes de crédit qu’ils utilisent ou envisagent d’utiliser. Si la compagnie impose les restrictions susmentionnées, les titulaires peuvent uniquement désigner leur compte général et ainsi uniquement recevoir des paiements pour leurs honoraires et débours facturés.

Autorisations par téléphone

On nous demande parfois s’il est acceptable de prendre le numéro de carte de crédit du client par téléphone et de traiter le paiement du compte de cette façon. Cela pourrait être acceptable pourvu que l’avocat ait fourni un état de compte, au préalable. Il est toujours préférable d’avoir la meilleure piste de vérification possible dans le cadre de toute opération financière, et la signature du client sur le bordereau constitue manifestement la meilleure preuve qu’il est possible d’avoir de l’accord du client pour l’utilisation de ce service.

Se pose également la question de savoir s’il serait acceptable de renouveler des honoraires provisionnels par cette méthode. Nous pensons que le cabinet ne voudrait pas prendre le risque de voir le client nier qu’il a donné sa permission pour ce type d’opération et que, si le renouvellement des honoraires provisionnels devait être autorisé par téléphone, cet arrangement devrait être clairement énoncé dans le mandat écrit. En fait, nous suggérerions de faire parapher par le client le paragraphe du mandat qui permettrait un tel arrangement. Il faudrait ensuite consulter le paragraphe intitulé « paiement des honoraires provisionnels » ci-dessus et suivre la procédure qu’il énonce. On insiste sur le fait que la « piste de vérification » est autant pour la protection de l’avocat que celle du client, et que les titulaires de permis sont incités à faire attention lorsqu’ils utilisent des cartes de crédit afin que des malentendus ne surviennent pas entre le cabinet et le client.

Explication des termes et concepts