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Saisie de dépôt à distance

  • Qu’est-ce que la saisie de dépôt à distance?

    La saisie de dépôt à distance (« SDD ») est une technologie qui donne aux utilisateurs la capacité de déposer des chèques à distance dans un compte à leur institution financière, sans avoir à les y déposer ou à les livrer directement. La SDD des chèques peut se faire par ordinateur de bureau, ordinateur portable, téléphone intelligent, tablette ou autre appareil électronique.

  • Comment la SDD fonctionne-t-elle sur les appareils mobiles?

    Lorsqu’il utilise un appareil mobile, comme un téléphone intelligent ou une tablette pour déposer des chèques, l’utilisateur doit télécharger l’application mobile de son institution financière sur son appareil (« appli de SDD »). L’utilisateur prend ensuite une image numérique (p. ex., une photo ou numérisation) avec son appareil portable du recto et du verso du chèque puis l’envoie par voie électronique à son compte d’institution financière par le biais de l’appli de SDD.

  • Quels sont les avantages pour les avocats et les parajuristes d’utiliser les applis de SDD?
    En utilisant les applis de SDD mobile pour déposer des chèques, les avocats et les parajuristes gagnent en temps et en commodité.

     
  • Quels sont les risques associés aux applis de SDD?
    Les avocats et les parajuristes devraient tenir compte des risques associés à l’utilisation d’appareils mobiles pour déposer des chèques à distance, comme les risques liés à la sécurité, à l’accès et à la confidentialité des SDD. Voici certains des risques les plus communs en la matière :
     
    1. Périodes de rétention. Les avocats et les parajuristes devraient être conscients que la capacité de déposer des chèques à l’aide d’une appli ne signifie pas que les fonds sont irrévocables. Il y aura une période de rétention avant que les fonds soient accessibles pour déboursement. Il peut se passer quelques jours avant que le chèque soit traité par l’institution financière. Par conséquent, les avocats et les parajuristes devraient vérifier la durée de cette période auprès de leur institution pour les chèques déposés avec une appli de SDD mobile et s’assurer que les chèques sont traités avant de retirer les fonds.
     
    1. Présentation de nouveau chèque. Il y a toujours un risque que des erreurs se glissent dans une appli de SDD. Par exemple, un chèque peut être déposé par accident deux fois causant une surestimation des fonds déposés dans un compte. Cela peut se produire de différentes façons : le chèque papier pourrait être envoyé deux fois par erreur avec l’appli de SDD, ou déposé par l’appli de SDD mobile puis déposé physiquement dans la même institution ou dans une autre. Dans ces situations, il y a un risque que l’avocat ou le parajuriste ne se rende pas compte de l’erreur et utilise ou vire les fonds déposés, exposant ainsi son compte à un découvert avant que l’erreur ne soit relevée et corrigée par l’institution.
     
    1. Risques de fraude. Les avocats et les parajuristes devraient être conscients du risque de fraude en matière de dépôts mobiles de chèques dans des comptes. Par exemple, les avocats et les parajuristes peuvent s’exposer à une fraude d’identité si leur appareil mobile n’est pas protégé par un mot de passe ou un mécanisme de verrouillage biométrique et est volé par une personne qui a les coordonnées personnelles de l’avocat ou du parajuriste ou peut y avoir accès. Si cette personne obtient l’accès à l’information sur l’appareil mobile de l’avocat ou du parajuriste, elle pourrait ouvrir une session dans l’appli de SDD mobile de l’institution financière et retirer les renseignements sur le compte de l’avocat ou du parajuriste. Ce risque peut être accru si l’avocat ou le parajuriste :

           ○ emmagasine l’information sur les paiements ou les mots de passe dans un portefeuille numérique
             sur l’appareil mobile qui n’est pas bien protégé,
           ○ utilise des connexions Wifi publiques quand il fait un dépôt à distance. 

    Pour mieux comprendre comment bien protéger leurs appareils mobiles contre de tels cybercrimes, les avocats ou les parajuristes peuvent consulter les balados sur la technologie du Barreau.
     
  • Comment gérer les risques associés aux applis de SDD?
    Les avocats et les parajuristes devraient établir des protocoles et des procédures dans leurs cabinets juridiques pour prévenir toute activité illégale liée à la SDD. Voici des exemples :
     
    • Utiliser l’appli de SDD mobile officielle de l’institution financière pour s’assurer qu’il y a des contrôles et des caractéristiques de sécurité appropriés.
    • S’assurer que les chèques déposés par le biais de l’appli de SDD mobile de l’institution financière sont traités par une connexion Internet ou un réseau sans fil sécurisés.
    • Développer et mettre en œuvre un processus pour s’assurer que les chèques déposés par une appli de SDD mobile sont déposés seulement une fois (p. ex., en marquant le chèque de la date du dépôt pour indiquer qu’il a été déposé).
    • Avoir un mot de passe sur les appareils mobiles et sécuriser les portefeuilles numériques.
    • Fermer sa session d’appli de SDD mobile avec l’institution financière une fois qu’on a terminé ses transactions.
    • Revoir fréquemment les transactions enregistrées dans le compte de l’institution financière pour reconnaitre toute erreur ou entrée inhabituelle, et contacter l’institution dès que raisonnablement possible si on y décèle des erreurs ou qu’on en soupçonne.
  • De quoi devrais-je tenir compte avant d’utiliser une appli de SDD?

    Avant d’utiliser une méthode de SDD, les avocats et les parajuristes devraient :

    • Examiner les modalités de l’accord de leur institution financière concernant l’utilisation de leur appli de SDD. En particulier, les avocats et les parajuristes doivent examiner les obligations, les déclarations, les garanties et les indemnités que l’avocat ou le parajuriste et l’institution financière sont tenus de fournir en vertu des modalités de l’accord. Ces modalités doivent informer les avocats et les parajuristes de leurs responsabilités dans l’utilisation de l’appli de SDD mobile, y compris, par exemple, le traitement des chèques, les limites de dépôt, les frais de service, la disponibilité des fonds et la destruction des chèques.
    • Revoir leur police d’assurance responsabilité professionnelle ou consulter leur assureur pour s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes de couverture liés à l’utilisation de la SDD.
  • Quelles sont les exigences en matière de tenue de livres pour les applis de SDD mobiles?
    Du point de vue des livres et des registres, les avocats et les parajuristes qui utilisent une appli de SDD mobile pour déposer des chèques doivent ajouter les coordonnées du client à chaque bordereau de dépôt et conserver les bordereaux comme documents sources originaux avec leurs registres financiers. Plus précisément, les avocats et les parajuristes doivent inscrire les renseignements suivants sur le bordereau de dépôt :
     
    • La date à laquelle les fonds ont été déposés
    • Le nom de l’avocat ou du cabinet d’avocats ou de services juridiques (s’il n’est pas imprimé préalablement)
    • Le numéro de compte bancaire de l’avocat ou du cabinet d’avocats (s’il n’est pas imprimé préalablement)
    • La source de chaque reçu
    • Le nom du client associé au dépôt du chèque
    • Le montant déposé
     
    Il est important de noter que bien que certaines applis de SDD mobiles comportent un champ pour les notes que les avocats et les parajuristes peuvent utiliser pour saisir des renseignements sur le chèque déposé, le champ pour les notes peut être limité en longueur ou en nombre de caractères.
  • Comment obtenir un bordereau de dépôt lorsque j’utilise une appli de SDD mobile?
    Un bordereau de dépôt n’est pas automatiquement créé à l’aide d’une appli de SDD mobile. Toutefois, un document source original contenant les renseignements requis peut être fourni par l’intermédiaire de l’historique des opérations de dépôt faites par l’appli de SDD mobile.

    L’historique des opérations de dépôt contiendra la plupart des renseignements que les avocats et les parajuristes sont tenus de consigner sur le bordereau de dépôt, qu’ils peuvent imprimer ou conserver sous forme de copie électronique. Toute information requise sur le bordereau de dépôt mentionnée ci-dessus qui n’apparait pas dans l’historique des opérations (c’est-à-dire la source du reçu, le nom du client, etc.) doit être ajoutée au dossier et ensuite déposée.
     
  • Pendant combien de temps dois-je conserver le registre des bordereaux de dépôts faits par l’appli de SDD mobile?
    Conformément à la Partie V du Règlement administratif no 9, les avocats et les parajuristes sont tenus de conserver les documents sources des opérations de dépôt par chèque et de les rendre accessibles pendant dix (10) exercices complets pour les dépôts sur des comptes en fiducie, et six (6) exercices complets pour les dépôts sur des comptes généraux. Par conséquent, les avocats et les parajuristes doivent confirmer auprès de leur institution financière la durée pendant laquelle les renseignements sur les opérations seront conservés dans les registres de l’historique des dépôts de l’appli de SDD mobile. Certaines institutions financières imposent des limites de temps à la capacité d’un utilisateur d’accéder à ces renseignements.
     
  • Pendant combien de temps dois-je conserver les chèques originaux déposés avec l’appli de SDD mobile?

    Les avocats et les parajuristes devraient conserver les chèques originaux déposés jusqu’à ce qu’ils aient procédé au rapprochement des comptes fiduciaires ou des comptes bancaires généraux du mois en question. Les chèques déposés à l’aide d’une appli de SDD mobile doivent être copiés ou numérisés en format PDF pour référence ultérieure. De plus, les avocats et les parajuristes devraient tenir compte des exigences de leur institution financière de dépôt à distance en matière d’accord sur la conservation, la protection et la destruction des chèques déposés.

Explication des termes et concepts