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Gestion de fichiers

Les animateurs : PB Phil Brown, DW David Whelan

PB : Bonjour. Ici Phil Brown et je suis en compagnie de David Whelan. Aujourd'hui, nous allons parler de la gestion des fichiers.

DW  : Salut Phil. C'est assurément l'un des sujets les plus excitants dont nous ayons parlé, mais les documents sont une composante importante, une composante physique, de chaque pratique et, lorsque vous réfléchissez à la façon que vous allez gérer vos dossiers sur votre ordinateur et vos appareils, il est important de réfléchir à la façon que vous le faites maintenant afin d'utiliser les meilleurs processus et de les transférer sur vos plates-formes technologies.

PB  : Donc, nous avons deux mondes différents : le monde des dossiers physiques, puis le monde sans papier ou informatisé.

DW  : C'est ça.

PB  : Et, si l'organisation de vos dossiers physiques est un fouillis, vous aurez un grand saut à faire pour passer au monde informatique.

DW  : Il y a essentiellement deux méthodes que les gens utilisent pour organiser l'information dans leur pratique. La première est de tenter de reproduire, sur leurs plates-formes technologiques, le système de classement qu'ils utilisent au bureau. Par exemple, si vous avez un dossier principal par client, puis plusieurs dossiers à l'intérieur de ce dossier client (un pour les actes de procédure, un pour la correspondance, etc.), il est relativement facile de reproduire cette structure de dossiers sur votre ordinateur ou votre appareil. Selon cette structure, lorsque vous accédez à un dossier-client sur votre ordinateur, vous y trouvez des sous-dossiers.

PB  : L'un des mots clés que tu as mentionnés ici est le mot « structure ».

DW  : Exactement.

PB  : Et il faut établir des conventions d'appellation très robustes pour tous ces dossiers électroniques, sinon vous aurez beaucoup de difficulté à vous y retrouver.

DW  : C'est un excellent point, car si vous commencez avec une structure très simple, comme le nom de famille du client, vous constaterez les limites de ce système dès que vous aurez un autre client qui a le même nom de famille, et vous devrez revoir votre système pour corriger le problème. Donc, plus vos conventions d'appellation sont complètes, tant pour les dossiers que les documents que vous y stockez, mieux ce sera. L'autre approche nécessite un peu de flexibilité. Imaginez une grosse pile de papier sur votre bureau qui n'est aucunement organisée -  certaines personnes préfèrent ce type d'organisation dans leur ordinateur également. Elles créent donc un gros dossier et mettent tout dans ce dossier, puis elles utilisent un moteur de recherche ou une autre technologie pour les aider à trouver ce qu'elles cherchent. Si vous êtes le type de personne qui aime naviguer dans les dossiers et organiser votre information de cette façon, les dossiers sont une excellente option. Si vous ne naviguez pas, mais êtes à l'aise avec un moteur de recherche, vous pouvez créer un seul dossier et y stocker tous vos fichiers. Cependant, il sera réellement nécessaire d'établir de bonnes conventions d'appellation pour tous ces fichiers afin de vous y retrouver lorsque vous effectuez une recherche et examinez les résultats de recherche.

PB  : Et, bien sûr, l'un des aspects importants en ce qui concerne la gestion des dossiers est les copies de sauvegarde. Il est recommandé d'avoir une certaine redondance dans le monde informatique également.

DW  : Oui. Si tous vos fichiers sont stockés à un endroit en particulier sur votre ordinateur, cela peut vraiment faciliter les copies de sauvegarde, car vous savez où sont tous vos fichiers et, si vous partagez ces fichiers avec d'autres personnes dans votre bureau, elles sauront comment s'y retrouver. Ou, si vous les stockez sur votre serveur de réseau, les gens sauront comment obtenir l'information et comment créer de nouveaux fichiers et dossiers dans le système.

PB  : Avant d'aborder la notion de recherche, l'une des choses que je devrais mentionner est que, si vous faites la transition d'un système de gestion des dossiers physique vers un système de gestion des dossiers électronique, assurez-vous de développer ce système en tenant compte de la technologie disponible et non en tentant de tout recréer et copier.

DW  : Excellente remarque. D'après moi, l'un des aspects intéressants lorsqu'on passe d'un système papier à un système électronique est les avantages qu'un tel système offre comparativement à un système papier. Par exemple, prenons un dossier client qui contient un document qui doit être stocké dans plusieurs sous-dossiers. Sur votre ordinateur, vous pouvez stocker ce document à plusieurs endroits. Cependant, il ne serait pas efficace de stocker plusieurs copies de ce fichier, car si une personne modifie l'une des copies, les autres copies ne seraient pas modifiées. Il serait plutôt préférable de sauvegarder ce fichier dans un sous-dossier, puis de créer des raccourcis vers ce fichier dans divers sous-dossiers. De cette façon, vous avez organisé vos fichiers de sorte qu'un autre membre du personnel ou avocat puisse trouver l'information dans ce dossier client même s'il s'y prend différemment pour trouver l'information puisqu'il pourra trouver le raccourci vers le document même si le document n'est pas réellement stocké à cet endroit.

PB  : Nous devrions également parler de la possibilité de restreindre l'accès à ces fichiers électroniques.

DW  : Lorsque vous stockez vos fichiers dans un système, vous pouvez modifier les propriétés des dossiers et des fichiers en soi afin que seules les personnes qui doivent y accéder puissent le faire. Dans de nombreux cas, il sera préférable de ne pas trop limiter l'accès pour éviter d'avoir à ouvrir un fichier ou partager un fichier chaque fois qu'une personne doit y accéder, mais cela vous permet de vraiment contrôler l'accès. Si vous devez vraiment empêcher les gens d'accéder à certains fichiers, vous pouvez utiliser la sécurité pour bloquer l'accès.

PB  : Et vous pouvez modifier la sécurité lorsque des employés quittent votre cabinet.

DW  : C'est ça.

PB  : Parlons donc de la façon de trouver ces fichiers maintenant que vous les avez créés et sauvegardés à divers endroits. Vous avez sans doute des copies de sauvegarde que vous conservez hors site au cas où il y aurait quelque type d'interruption des activités, mais comment retrouver ces fichiers?

DW  : Eh bien, la façon la plus évidente est de passer à travers les dossiers, et c'est en fait la version numérique de ce que vous faisiez déjà. Vous vous dirigez vers une étagère, vous ouvrez une boîte de dossiers, puis vous examinez les sous-dossiers et les documents qui s'y trouvent. Vous pouvez aussi faire ça dans le monde numérique, mais l'avantage du contenu numérique est que vous pouvez lancer une recherche pour trouver des fichiers sans devoir naviguer entre les dossiers et essayer de vous souvenir à quel endroit le document a été classé. Vous pouvez utiliser un moteur de recherche sur votre ordinateur et sur le Web pour trouver les renseignements stockés.

PB  : Est-il nécessaire d'utiliser d'autres logiciels ou peut-on faire ça au moyen du logiciel en soi?

DW  : Il est possible de lancer des recherches de base au moyen du système d'exploitation - avec Windows 7. Le moteur de recherche dans Windows est finalement assez fiable pour permettre de trouver de l'information très, très rapidement. Dans les versions précédentes du système d'exploitation Windows, ça ne fonctionnait pas toujours aussi bien. Les utilisateurs de Windows 7 devraient également examiner leurs options d'indexage dans le Panneau de configuration. C'est un peu plus avancé, mais la configuration de base de Windows ne prévoit pas l'indexation automatique du contenu de tous les documents dans lesquels vous voudrez effectuer des recherches. Il n'indexe souvent que le nom du fichier. Vous devrez modifier les réglages pour l'indexage et vous assurer qu'il indexe le contenu de tous les fichiers, particulièrement si vous utilisez WordPerfect ou tout autre logiciel qu'un logiciel Microsoft.

PB  : Les MAC offrent une fonction similaire qui se nomme « Finder ». Il existe également des applications que vous pouvez ajouter à votre ordinateur pour faire des recherches.

DW  : Deux des applications les mieux connues sont X1 et Copernic. Ce sont des logiciels que vous pouvez télécharger et installer sur votre ordinateur local. Ils offrent des options de recherche puissantes et la capacité de faire des recherches au moyen de mots-clés et autres sur votre ordinateur. Copernic offre une version gratuite, mais seulement pour utilisation personnelle. Donc, si vous utilisez Copernic, assurez-vous d'obtenir la licence pour entreprises.

PB  : Certaines personnes stockent de l'information dans le nuage, lequel se compose essentiellement - nous en avons parlé dans d'autres balados - de serveurs qui ne sont pas situés dans votre organisme. Comment peut-on faire une recherche dans le nuage?

DW  : Lorsque vous sauvegardez des fichiers dans Dropbox ou Google Drive ou un autre service dans le nuage, ces services offrent habituellement une interface de recherche à même le site Web. Donc, lorsque vous accédez à votre compte sur Dropbox.com, vous pouvez effectuer une recherche au moyen de mots-clés et il lancera automatiquement une recherche dans tous les fichiers dans votre compte. L'une des choses à souligner en ce qui a trait l'utilisation d'un moteur de recherche ou au stockage de fichiers dans le nuage est que, même si vous ne voulez pas stocker tous vos fichiers-clients sur le nuage... disons que vous avez un nombre important de transcriptions liées à un procès ou une autre série de documents, vous pouvez les télécharger dans le nuage, puis utiliser le moteur de recherche dans le nuage pour trouver des fichiers plus rapidement que si vous n'utilisiez que votre système d'exploitation ou un logiciel de recherche local.

PB  : Il existe également des logiciels qui ont été développés précisément pour permettre de faire des recherches dans tous vos comptes sur les médias sociaux.

DW  : Oui. L'une des mieux connues est CueUp, qui se nommait auparavant Greplin. CueUp.com et CloudMagic.com en sont d'autres. Ces applications vous permettent de faire une recherche dans DropBox, Twitter et votre compte de courrier électronique Google Mail en même temps. L'avantage d'utiliser un moteur de recherche en plus de la navigation pour trouver des fichiers est que vous pouvez trouver de l'information à plusieurs endroits. Il n'est pas nécessaire de se souvenir où est stockée l'information avant de faire une recherche.

PB  : Tu as également mentionné brièvement la possibilité de modifier Windows 7 pour activer l'indexage. Veux-tu parler un peu de l'indexage et de comment ça fonctionne?

DW  : D'accord. L'indexage est un raccourci pour les programmes de recherche qui leur évite de chercher dans tous les fichiers sur l'ordinateur lorsque vous lancez une recherche. Il permet de bâtir un index avant la recherche. L'index est un fichier qui contient de l'information sur les fichiers stockés sur votre ordinateur et permet d'accélérer les recherches. Donc, lorsque vous lacez une recherche, l'application de recherche examine l'index, trouve les fichiers qui ont les attributs, les mots-clés, ou toute autre chose que vous cherchez, puis vous les présente dans les résultats de recherche. L'index est donc stocké sur votre ordinateur quelque part. Vous ne le verrez pas nécessairement, mais il vous permet de faire des recherches plus rapidement sur votre ordinateur. Si vous utilisez le nuage pour stocker des fichiers ou un moteur de recherche dans le nuage, comme CueUp ou CloudMagic, cet index est stocké dans le nuage et il est recommandé de vous assurer qu'il soit protégé et sécurisé tout comme le sont les documents en soi.

PB  : Parfait. C'était notre survol rapide de la gestion des fichiers. Merci, David.

DW: Merci, Phil

Explication des termes et concepts