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Gestion de fichiers 2

Le présent document est une transcription d’un balado sur la gestion de fichiers. On y présente d’autres conseils pour faciliter l’utilisation et le stockage des fichiers.

Animateurs :   PB : Phil Brown, DW :  David Whelan

PB : Bonjour, ici Phil Brown en compagnie de David Whelan. Aujourd’hui, nous allons parler encore une fois de gestion de fichiers.

DW : Si vous écoutez notre autre balado, nous y parlons de la façon dont vous pouvez organiser vos fichiers en utilisant des noms de fichiers et des structures de dossiers et des systèmes de gestion des documents. Aujourd’hui, nous allons parler de la manipulation des fichiers afin qu’ils soient plus faciles de les utiliser, de les stocker, d’interagir avec eux et de les envoyer à d’autres personnes, que ce soit au tribunal ou à vos clients.

PB : Nous nous rapportons à des fichiers électroniques. Certains sont sous forme électronique dès le départ alors que d’autres sont convertis à partir du format papier.

DW : Nous n’allons pas vraiment nous attarder aux bureaux électroniques (sans papier), mais si vous jetez un coup d’œil à la documentation disponible à ce sujet, vous trouverez beaucoup d’information utile sur la gestion des fichiers électroniques. L’un des sujets pertinents est la façon de traiter les documents papier qui arrivent dans votre bureau, comme en les scannant, puis en les convertissant sous format numérique afin que vous puissiez les utiliser comme vous le souhaitez dans le bureau.

PB : Et il y a différentes façons de scanner les documents papier et de les numériser, et différents formats sont utilisés.

DW : Effectivement. L’ABA publie tous les ans un guide pour les acheteurs de technologie. On y parle de certains petits scanneurs que vous pouvez installer sur votre bureau pour vous assurer que tous les documents qui passent par votre bureau soient scannés et traités. Ensuite, vous pouvez sauvegarder le document numérisé en format Word ou PDF, selon vos besoins. Cependant, l’une des choses que vous devez vous assurer de faire si vous scannez un document, car, normalement, le document serait numérisé sous forme d’image, ce qui ne vous serait pas très utile, est d’utiliser ce qu’on appelle la « reconnaissance optique de caractères » (ROC) afin de convertir le document numérisé dans un format qui peut être indexé par un moteur de recherche. Cela vous permettra aussi de réutiliser le document s’il s’agit d’un précédent ou d’un autre type de document que vous voulez réutiliser ou dans lequel vous voulez avoir la capacité de faire du copier-coller, etc.

PB : C’est ça. Et vous ne voudrez pas nécessairement sauvegarder ces documents en format Word, car les documents Word contiennent non seulement une tonne de métadonnées, mais il est également possible de les modifier.

DW : Effectivement.

PB : Par exemple, lorsque vous ouvrez un document Word sur votre ordinateur, la date sera actualisée afin d’indiquer la date d’aujourd’hui.

DW : Oui, et le blogue www.lawyers.com propose un bon article sur ce sujet et une bonne règle à suivre, soit que le format PDF est une excellente option pour le format définitif de vos documents. De cette façon, vous êtes assuré que le document a en quelque sorte été verrouillé et constitue votre document final. Donc, si vous utilisez des documents Word, même si vous les avez scannés et sauvegardés en format Word, traitez-les comme des ébauches ou des documents non définitifs, puis sauvegardez le document final en format PDF. Si vous avez créé un document PDF en utilisant la ROC, il pourra être indexé par le moteur de recherche de votre ordinateur ou autre et pourra être organisé et manipulé presque aussi bien qu’un document Word, mais sans risquer que le document soit modifié.

PB : Vous pouvez aussi attribuer des étiquettes à ces documents lorsque vous les sauvegardez. Nous avons déjà parlé de la nécessité d’établir de bonnes conventions d’appellation afin que vous puissiez retrouver les fichiers au moyen de leur nom, mais aussi du fait qu’il est possible de les trouver en utilisant des étiquettes lorsque vous effectuez une recherche.

DW : Effectivement. Dans Microsoft Word, particulièrement, lorsque vous sauvegardez le document, même si beaucoup de gens ne se donnent pas la peine de le faire, il y a une fonctionnalité nommée « document properties » que vous pouvez activer afin que le programme vous demande de remplir ces champs chaque fois que vous sauvegardez un document. L’un des champs est le titre du document et, si vous n’indiquez pas un titre avant de sauvegarder le document en format PDF, le titre de votre document sera essentiellement « Document Microsoft Word » et quelques autres renseignements inutiles après ça. C’est donc une excellente occasion d’ajouter des mots‑clés ou des renseignements qui n’apparaitront pas dans le document en soi, soit les métadonnées dont parlait Phil, puis ces mots-clés pourront apparaitre dans les résultats de recherche. Donc, si vous avez beaucoup de formulaires, vous pouvez ajouter une étiquette ou un mot-clé « formulaires ». Lorsque vous ferez une recherche, tous ces documents apparaitront, même si le mot « formulaire » ne figure pas dans le document en soi.

PB : Une fois que l’on a sauvegardé ces documents en format numérique, devrait-on se débarrasser des documents papier immédiatement ou les conserver pendant un certain temps ?

DW : Oh, mettez-les à la poubelle, le jour même. Mais j’imagine que ce n’est pas la réponse que tu donnerais.

PB : Je conseillerais aux gens de mettre les documents dans une boite « quotidienne » ou quelque chose du genre. Puis, une fois que vous avez fait votre copie de secours quotidienne, ce qui est toujours recommandé, vous pourrez vérifier si tous les fichiers que vous avez récemment sauvegardés sont bien dans le système.

DW : Oui, c’est une bonne idée. Vous constaterez que, en sauvegardant vos documents en format numérique et en gardant une seconde copie sous format papier, c’est essentiellement de la gestion de documents. Il n’est pas nécessaire de conserver une bonne partie des documents qui passent par votre bureau. Ce ne sont que des documents que vous utilisez pour les activités quotidiennes de votre pratique ou du tribunal, etc. Il peut donc être utile de faire la différence entre les choses qui doivent être conservées à long terme et les choses que vous pouvez mettre dans la « boite quotidienne » ou qui peuvent être éliminées ou déchiquetées à la fin de la semaine. Il n’est pas nécessaire de les conserver afin que vous puissiez les réutiliser ou les retrouver. J’ai entendu parler d’un cabinet à Minneapolis où l’un de leurs employés amenait les documents dont le cabinet se débarrassait à l’école de son enfant. Les enfants utilisaient l’autre côté des feuilles de papier pour dessiner, mais il s’agissait de documents médicaux et de choses du genre. Il est donc important de veiller à ce que les documents soient éliminés de façon appropriée.

PB : Et, puisque nous parlons de conservation et de destruction de documents, vous devriez également établir une politique qui précise comment les documents électroniques doivent être détruits et quel est le délai pour ce faire.

DW : Effectivement. Même si ce sont des documents dont vous avez besoin maintenant pour une affaire, il n’est peut-être pas nécessaire de les conserver à long terme. Il peut être utile de faire cette distinction entre les documents Word et les documents PDF. Cela pourrait être une bonne façon de faire le tri rapidement dans les documents que vous avez sauvegardés pour une affaire en particulier. Lorsque l’affaire est terminée, si tous vos fichiers sont en format PDF, vous pouvez les transférer rapidement à l’endroit où ils seront conservés à plus long terme et possiblement éliminer une portion des documents de travail créés.

PB : Il y a différentes façons de protéger ces documents électroniques en instaurant des permissions sur l’accès à ces documents. Vous pouvez régler ces permissions dans le système d’exploitation ou dans votre système de gestion des fichiers. Vous pouvez également les crypter. Vous pouvez protéger certains fichiers au moyen d’un mot de passe. Il y a différentes façons de traiter ces fichiers.

DW : Vous devriez également déterminer si vous avez plusieurs copies de certains documents. Donc, s’il y a un document que vous réutilisez et que vous en avez plusieurs copies dans votre système de fichiers ou votre système de gestion des documents, vous devriez envisager d’avoir une seule copie du document et de créer des liens ou des raccourcis vers ce document, ce qui est facile à faire dans Windows. Vous n’avez tout qu’à cliquer à droite sur le document et à créer un raccourci au moyen du petit menu. Le menu indiquera « créer un raccourci » (create a shortcut). Ou, s’il s’agit d’un document Web, vous pouvez créer des hyperliens. Cela vous permettra ensuite d’accéder à ce document qui réside dans un autre dossier ou ailleurs dans le système sans avoir des copies du même document partout.

PB : Je sais que les gens ont tendance à croire que le stockage des données électroniques ne coûte pas cher, mais, lorsque vous cherchez un document en particulier, il n’est pas très pratique d’avoir 12 copies du même document. Vous savez comment c’est : un courriel arrive dans votre boite aux lettres, vous le placez dans un dossier, vous mettez ensuite ce dossier dans le dossier du client... Lorsque vous tentez de retrouver ce courriel ou certains documents qui y étaient joints, vous ne voudrez pas le retrouver à six endroits différents.

DW : Effectivement. Même s’il ne coûte pas cher de stocker ces données, cela ne compense pas le temps requis pour fouiller et vous assurer que vous avez trouvé la bonne copie du bon document que vous cherchiez. Donc, si vous pouvez éviter de faire des copies ou si vous pouvez trouver les copies et les supprimer, ou tout simplement vous limiter aux copies qui sont réellement nécessaires, cela vous simplifiera les choses, tant pour vous que pour votre personnel.

PB : Et, en ce qui concerne la redondance, je crois que c’est une préoccupation particulièrement importante quant aux endroits où vous sauvegardez vos fichiers.

DW : Effectivement.

PB : Il est recommandé d’avoir un support physique, comme un disque dur ou un disque où vous sauvegardez les copies de secours de tous vos fichiers. Aussi, selon votre pratique, vos préférences et vos clients, vous devriez décider si vous souhaitez ou non sauvegarder des copies à un endroit sécuritaire sur le nuage.

DW : Effectivement. L’un des avantages de la sauvegarde des documents sur le nuage est que vous pouvez ensuite les envoyer directement au client si nécessaire sans devoir passer par le courrier électronique. Vous pouvez essentiellement lui envoyer un lien et un mot de passe, ce qui fournit un accès sécuritaire aux fichiers, mais il ne faut pas oublier que toute personne qui a le nom d’utilisateur et le mot de passe que le client utilise pour accéder aux fichiers pourrait elle aussi y accéder.

PB : Oui, et nous ne suggérons pas d’utiliser DropBox ou un autre service de ce genre nécessairement, mais plutôt un intranet ou une autre plate-forme qui permet de partager des fichiers de façon sécuritaire.

DW : C’est ça. De plus, le fait d’utiliser à la fois un disque dur physique à l’interne et quelque type de nuage externe ou autre vous offre une bonne redondance en cas de problème avec votre disque dur au bureau. Vous pourrez continuer à travailler même si vous pouvez seulement accéder à vos fichiers sur Internet.

PB : Nous avons également déjà parlé de ransomware (rançongiciel : un logiciel malveillant qui prend en otage des données personnelles). Certaines personnes ont eu ce problème sur leur ordinateur de bureau, mais les copies de secours qu’elles avaient sauvegardées sur le nuage n’ont pas été affectées.

DW : Effectivement. Je crois que ça demeure un problème pour plusieurs avocats, ces rançongiciels et le cryptage ou chiffrement des fichiers pour éviter qu’une autre personne puisse y accéder. Donc, si vous avez des copies de secours, plus vous en avez, mieux c’est. Mais j’imagine qu’il est aussi possible d’en avoir trop.

PB : Oui, c’est possible. Voilà, c’était notre deuxième balado sur la gestion des fichiers. Je suis convaincu que ce n’est pas la dernière fois que nous en parlerons, mais c’est tout pour aujourd’hui.

DW : Merci Phil.

PB : Merci David.