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Entente de confidentialité

Dernière mise à jour : avril 2012

Je [nom de l’employé(e)/sous-traitant(e)/étudiant(e), [adresse], Ontario, en contrepartie de [nom du cabinet/entreprise] (le « cabinet ») qui accepte de [retenir mes services à titre d’adjoint(e)/d’auxiliaire/de sous-traitant(e)/de stagiaire ou sous d’autres fonctions] (le « poste ») et moyennant toute autre contrepartie valable (dont la réception et le caractère suffisant sont attestés par les présentes), m’engage à ce qui suit :

  1. Je comprends que dans l’exécution de mes fonctions auprès de [cabinet] je prendrai connaissance de certains renseignements, ou y aurai accès, propres à l’entreprise et aux activités de [cabinet], à sa clientèle et aux tiers avec qui [cabinet] ou sa clientèle interagit de temps à autre (de tels renseignements confidentiels étant connus, dans l’ensemble, sous « renseignements »). Ces renseignements, peu importe le format sous lequel ils sont enregistrés, communiqués, constatés ou exprimés, ou encore celui sous lequel ils pourraient être convertis ou transcrits, comprennent, sans limiter la portée de ce qui suit, les données archivées de façon écrite ou numérisée ou encore toute donnée ou information accessible, qui comprennent le nom et les coordonnées de client(e)s et de tiers.
  2. Je confirme que tous ces renseignements sont strictement confidentiels et m’engage à m’abstenir en tout temps de divulguer ces renseignements à quiconque, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale, ou à les utiliser de quelque façon que ce soit, sauf comme directement mandaté par [cabinet] ou en conformité à la loi.
  3. Je confirme de plus que le devoir de protection des renseignements privilégiés en vertu du paragraphe 2 est de durée indéfinie. En conséquence de quoi, je m’abstiendrai de divulguer ces renseignements à quiconque, sauf comme directement mandaté par [cabinet] ou en conformité à la loi.
  4. Je m’engage en outre à renoncer à distribuer, à modifier, à copier ou à détruire de tels renseignements ou à leur faire obstacle, sauf en conformité aux directives de [cabinet].
  5. Je m’engage à préserver à tout prix la confidentialité de tout renseignement dont je pourrai prendre connaissance, en tout temps et dans tout contexte, et à prendre toute mesure nécessaire pour y parvenir, surtout dans l’utilisation d’appareils électroniques ou l’exécution de fonctions à l’extérieur des bureaux de [cabinet].
  6. Je confirme avoir été informé(e) par [cabinet] que les avocat(e)s en Ontario sont encadré(e)s par la disposition suivante du Code de déontologie : 
    • Règle 3.3-1  « L’avocat est tenu de garder le plus grand secret sur ce qu’il apprend des affaires et des activités de son client au cours de leurs rapports professionnels et ne doit divulguer aucun de ces renseignements à moins que (…) le client l’ait expressément ou implicitement autorisé (…) ou que la loi l’exige (…). ». 
    • Texte pour les parajuristes : Je confirme avoir été informé(e) par [cabinet] que les parajuristes en Ontario sont encadré(e)s par la disposition suivante du Code de déontologie des parajuristes :
      • Règle 3.03 (1) « Le parajuriste est tenu de garder le plus grand secret sur ce qu’il apprend des affaires et des activités de son client au cours de leurs rapports professionnels et ne doit divulguer aucun de ces renseignements à moins que (…) le client l’ait expressément ou implicitement autorisé (…) ou que la loi l’exige (…) ».  
  7. Je confirme que le respect intégral des règles établies au paragraphe 6 susmentionné constitue une modalité de mon poste auprès de [cabinet] à laquelle je suis lié(e) et tenu(e) de respecter, de la même façon et dans la même portée que si j’agissais à titre d’avocat(e)/de parajuriste de [cabinet] et que cette obligation est de durée indéterminée.
  8. Aux fins de précision et sans nullement restreindre la portée de ce qui précède, je comprends et reconnais que les actes suivants pourraient constituer une contravention à mes obligations dans le cadre de la présente entente : 
    1. discuter de l’identité d’un(e) client(e) avec une personne ou une entité autre qu’un membre du personnel de [cabinet] ou un tiers avec qui j’ai obtenu une autorisation explicite par [cabinet] à cette fin ;
    2. discuter du dossier d’un(e) client(e), ou de détails connexes, avec une personne ou une entité autre qu’un membre du personnel de [cabinet] ou un tiers avec qui j’ai obtenu une autorisation explicite par [cabinet] à cette fin ;
    3. discuter du dossier d’un(e) client(e), ou de détails connexes, dans un endroit ou d’une façon qui permettrait à des tiers non autorisés de prendre connaissance de renseignements de façon fortuite ;
    4. négliger d’assurer la protection des dossiers des client(e)s en tout temps ;
    5. permettre à ce que le nom du client ou le titre du dossier soit visible sur tout document ou dossier, dans un contexte non confidentiel ; 
    6. divulguer, dévoiler ou utiliser les renseignements du client à des fins personnelles ou au profit de tiers ou d’entités quelconques.
  9. Je reconnais que la conformité à la présente entente constitue une modalité d’emploi auprès de [cabinet] et confirme que toute contravention à l’une des dispositions des présentes pourrait entrainer la résiliation sans préavis du poste auprès de [cabinet].
  10. Si la loi ou un tribunal m’enjoint à divulguer des renseignements visés aux paragraphes 2 et 3 susmentionnés, je m’engage à collaborer avec [cabinet] afin d’éviter une telle divulgation ou d’en restreindre la portée, et reconnais que [cabinet] renonce à la conformité à la présente entente dans la mesure où une telle divulgation ne peut être évitée ou restreinte. En outre, je m’engage à ne divulguer que la partie des renseignements exigée et à déployer tous les efforts possibles pour obtenir des garanties suffisantes en vue d’assurer la confidentialité des renseignements ainsi divulgués. 
  11. La présente entente est régie et interprétée conformément aux lois de l’Ontario et du Canada qui s’appliquent en l’espèce.
  12. Dans le cadre de la présente entente, les engagements sont distincts les uns des autres et dissociables, et l’inapplicabilité d’un engagement donné n’empêche nullement la validité de tout autre engagement. En outre, si un tribunal détermine que certaines restrictions énoncées dans les présentes sont déraisonnables, les parties s’entendent pour que de telles restrictions soient exécutées dans toute la mesure possible et raisonnable, de l’avis du tribunal, et l’entente sera ainsi modifiée.
  13. J’ai été informé(e) de mon droit à solliciter des conseils juridiques indépendants avant d’apposer ma signature sur la présente entente. 

FAIT à [ville], en Ontario, ce [jour] du mois de [mois], [année].

Signature
Témoin
Signature du cabinet 

Veuillez noter que ces renseignements ne remplacent nullement les recherches, analyses et conclusions du membre. Le Barreau de l’Ontario n’offre aucun conseil juridique de fond ou aucune opinion à cet effet. 
Explication des termes et concepts