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L’attestation à distance

Les outils et plateformes utilisés pour l’attestation électronique ou à distance de documents sont de plus en plus répandus. Le présent document vise à offrir des renseignements et des conseils aux avocats et aux parajuristes sur l’attestation à distance. Plus précisément, le présent document définit l’attestation à distance, explique brièvement les exigences législatives et règlementaires pour l’attestation à distance, cerne les risques liés à son utilisation, et offre des conseils et des ressources pour aider les avocats et les parajuristes à gérer ces risques.

Vue d’ensemble :

  • À compter du 1er aout 2020, la législation ontarienne sur l’attestation permet l’attestation à distance.
  • Lorsqu’ils effectuent l’attestation à distance, les avocats et les parajuristes doivent respecter les conditions énoncées dans le Règlement pris en vertu de la loi ontarienne sur l’attestation. Pour en savoir plus, les avocats et les parajuristes devraient consulter la Loi sur les commissaires aux affidavits, le Règl. de l’Ont. 431/20 Prestation des serments ou réception des déclarations à distance, et le Guide à l’intention des nouveaux commissaires aux affidavits du ministère du Procureur général.
  • Aucune disposition de la loi ontarienne sur l’attestation ou de son règlement n’oblige une partie destinataire à accepter un document qui a été attesté à distance. Par conséquent, les avocats et les parajuristes doivent déterminer si la partie destinataire est capable et désireuse d’accepter des documents attestés à distance avant de s’engager dans une telle pratique.
  • Bien que les exigences législatives et règlementaires relatives à l’attestation à distance contribuent à atténuer les risques associés à cette pratique, le Barreau recommande aux avocats et aux parajuristes d’envisager l’adoption des stratégies supplémentaires d’atténuation des risques décrites ci-dessous et dans le document du Barreau sur les pratiques exemplaires pour l’attestation à distance. Les avocats et les parajuristes devraient également envisager de documenter leurs processus d’attestation à distance en utilisant la liste de contrôle pour l’attestation à distance.
  • L’attestation à distance est une nouvelle pratique qui devrait évoluer à mesure que de nouvelles plateformes de réunion à distance et de nouvelles mesures de sécurité sont mises en place. Le Barreau continuera d’explorer les améliorations possibles et mettra à jour cette page au besoin.

Définition de l’attestation à distance 

En Ontario, l’attestation, y compris l’attestation à distance, est régie par la loi provinciale intitulée Loi sur les commissaires aux affidavits (la « Loi »). Les commissaires aux affidavits peuvent faire prêter serment, et recevoir des affidavits et des déclarations solennelles. En règle générale, il s’agit de documents juridiques qui ont une valeur probante devant les tribunaux et qui garantissent l’exactitude pour les organes gouvernementaux.
 
Il incombe au commissaire de vérifier l’identité du déposant, de lui faire prêter serment, d’assister à la signature du déposant, de s’assurer de la véracité de la signature du déposant, et de signer le constat d’assermentation (sur lequel figurent la manière dont le serment ou la déclaration ont été administrés et la date et l’emplacement où le document a été signé).

L’attestation à distance est un processus d’authentification et de signature en vue de recevoir des affidavits et des déclarations solennelles à l’aide d’une technologie audiovisuelle. Elle n’est donc pas réalisée en présence physique du commissaire. Voici un exemple d’une attestation à distance : un avocat ou un parajuriste rencontre un client par l’entremise d’un système de vidéoconférence, puis lui donne pour instruction de signer le document juridique pertinent de manière que ce soit visible par l’avocat ou le parajuriste sur la vidéo. Le client envoie ensuite la version originale signée à l’avocat ou au parajuriste qui, après avoir reçu le document, le signe en affirmant avoir assisté à la signature du client. Un client et un avocat ou un parajuriste qui se connectent à la même plateforme pour voir et signer le même document par voie électronique, et ce, simultanément, bien qu’ils se trouvent dans des lieux physiques différents en est un autre exemple.

Législation applicable 

Le paragraphe 9 (1) de la Loi exige que tout serment soit prêté et toute déclaration soit faite par le déposant ou le déclarant en présence physique du commissaire, du notaire ou d’une autre personne qui fait prêter le serment ou reçoit la déclaration.

Si le commissaire n’est pas en présence physique du déposant ou du déclarant, le paragraphe 9 (2) de la Loi lui permet de faire prêter serment ou faire une déclaration à distance si les conditions prévues dans l’article 1 du Règl. de l’Ont. 431/20 Prestation des serments ou réception des déclarations à distance (le « Règlement ») pris en application de la Loi sont remplies.

Conditions de l’attestation à distance 

Les avocats et les parajuristes qui désirent attester de documents à distance doivent remplir les conditions énoncées dans le Règlement :

  1. Voir, entendre et communiquer en temps réel. L’attestation doit se faire par une méthode de communication électronique permettant au commissaire et au déposant de se voir, de s’entendre et communiquer entre eux en temps réel tout au long de la formalité.
  2. Confirmer l’identité du déposant. Le commissaire doit confirmer l’identité du déposant.
  3. Utiliser un constat d’assermentation modifié. Le commissaire doit utiliser une version modifiée du constat d’assermentation qui indique que l’attestation a été administrée conformément au Règlement, ainsi que le lieu où se trouvaient le commissaire et le déposant au moment de l’attestation.
  4. Veiller à ce que le déposant comprenne. Le commissaire doit prendre des précautions raisonnables dans l’exécution de ses fonctions, notamment en s’assurant que le déposant comprend ce qui est signé.
  5. Conserver un dossier sur l’attestation à distance. Le commissaire doit conserver un dossier de la formalité.

Pour aider les commissaires en Ontario, le ministère du Procureur général a créé le Guide à l’intention des nouveaux commissaires aux affidavits qui contient des conseils sur l’attestation à distance.

Risques associés à l’attestation à distance et conseils pratiques pour atténuer les risques 

Les risques pour les clients, les avocats, les parajuristes et les autres commissaires associés à la l’attestation à distance ont été exposés ci-dessous, ainsi que quelques conseils pratiques pour aider les avocats et les parajuristes à atténuer ces risques.

Risque

Conseil pratique 

Fraude et vol d’identité : La diminution ou l’élimination de rencontres en personne entre le commissaire et le client engendre un risque accru de fraude et de vol d’identité. Vérifiez s’il y a des indices de fraude en consultant les avis à la profession juridique concernant les risques de la Fédération des ordres professionnels de juristes.
Influence indue : Le recours à une attestation à distance entraine un risque accru qu’une influence indue passe inaperçue. Le commissaire pourrait ne pas être en mesure de déterminer adéquatement si le déposant fait l’objet d’une influence hors champ ou s’il est contraint par d’autres personnes. Déterminez s’il existe un risque que le client soit soumis à une influence indue ou une contrainte excessive. S’il existe un tel risque, demandez-vous si vous pouvez aider le client à ce moment sans le rencontrer en personne.
Niveau de service à la clientèle moindre : Sans mesure de protection, il existe un risque que le client n’obtienne aucune copie des documents qu’il a signés par voie électronique. Il y a également un risque que le client juge qu’il n’a pas eu une chance équitable de poser des questions ou de demander des précisions au sujet des documents qu’il signe. Ce risque est d’ailleurs accru en raison de l’absence de proximité physique. Déterminez comment fournir au client des copies du document exécuté à distance.

Confirmez que votre client comprend bien les documents qu’il signe et donnez-lui la possibilité de poser des questions pendant la vidéoconférence.
Limites ou incertitudes technologiques : Compte tenu du caractère variable de la qualité d’image et de la connexion réseau, ainsi que du fait qu’une séquence vidéo et sonore peut être manipulée, il pourrait s’avérer particulièrement difficile pour un commissaire de vérifier en toute confiance les attributs propres au document faisant l’objet de l’attestation. Utilisez les ressources sur les pratiques exemplaires pour guider et documenter votre processus d’attestation à distance.

Utilisez les ressources sur les pratiques exemplaires 

Même si le respect des exigences du Règlement en matière d’attestation à distance et des conseils pratiques susmentionnés aidera à atténuer certains risques liés à l’attestation à distance, le Barreau suggère aux avocats et aux parajuristes d’envisager ce qui suit :

Ressources connexes 

Pratiques exemplaires pour l’attestation à distance
Liste de contrôle pour l’attestation à distance
Commissaire aux affidavits
Notaire
Attestation mobile pour les avocats : responsabilités concernant la délégation et la supervision, risques et conseils
Attestation mobile pour les parajuristes : responsabilités concernant la délégation et la supervision, risques et conseils
Exigences pour les avocats concernant l’identification des clients et la vérification
Exigences pour les parajuristes concernant l’identification des clients et la vérification


Veuillez noter que la présente ressource ne traite pas des signatures électroniques et ne fournit aucun conseil à ce sujet. Veuillez consulter la Loi de 2000 sur le commerce électronique pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.

 
Explication des termes et concepts