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Sélectionner un système de vérification des conflits

Les avocats et les parajuristes devraient utiliser un système de vérification pour détecter les conflits possibles. Il peut s’agir d’un système manuel ou informatisé. Pour la plupart des praticiens, un système informatisé est la meilleure option. Un système informatisé peut stocker et gérer une quantité importante de données sur les individus et leurs relations les uns avec les autres.

SYSTÈME MANUEL DE VÉRIFICATION DES CONFLITS

Ce qui suit est un résumé de certaines caractéristiques d’un système manuel et de la façon dont un tel système peut être utilisé.

  1. Préparez une fiche répertoire sur laquelle vous inscrivez le nom du client ou de la cliente en haut de la fiche et, en dessous, les noms des personnes avec qui il pourrait y avoir un conflit d’intérêts. Ces noms comprennent les variations du nom du client, ses anciens noms et les noms des parties liées et adverses.
  2. Préparez une fiche de conflit distincte pour chaque nom de personne avec qui il pourrait y avoir un conflit d’intérêts en inscrivant le nom au haut de la fiche, la relation de cette personne ou entité avec le client et le nom du client en dessous.
  3. Préparez une fiche répertoire et une fiche de conflit chaque fois qu’une personne ou une entité consulte l’avocat, que l’avocat ou le parajuriste soit engagé ou non pour continuer à fournir des services.
  4. Placez les fiches répertoires et les fiches de conflit dans une boite en carton, par ordre alphabétique.
  5. Lorsqu’un client potentiel communique avec le cabinet, le personnel de bureau lui demande son nom et tous les noms de personnes avec qui il pourrait y avoir un conflit d’intérêts. Le personnel de bureau vérifie ensuite le nom du client potentiel et tous les noms de personnes avec qui il pourrait y avoir un conflit d’intérêts avec les noms répertoriés dans le système de fiches.
  6. Si le personnel trouve un nom qui répond aux critères dans le système de fiches, l’avocat ou le parajuriste doit alors déterminer s’il y a effectivement un conflit d’intérêts. S’il n’y a pas de conflit d’intérêts, l’avocat ou le parajuriste peut fournir des services au client. S’il y a un conflit d’intérêts, l’avocat ou le parajuriste doit alors déterminer s’il peut fournir des services au client.

SYSTÈME INFORMATISÉ DE VÉRIFICATION DES CONFLITS

Un système informatique de vérification des conflits permet de saisir et d’extraire des données rapidement et facilement. Lorsque vous mettez en place un système informatisé de vérification des conflits, veillez à ce que le système permette d’effectuer aisément des recherches et à ce qu’il puisse contenir suffisamment de données pour le cabinet. Vous devriez également envisager de créer une base de données comprenant les champs suivants :

  • Date de création (date à laquelle le dossier a été créé)
  • Nom de l’affaire (nom du dossier)
  • Numéro de dossier (numéro attribué au dossier)
  • Nom du client (nom du client)
  • Avocat ou parajuriste (nom de l’avocat ou du parajuriste chargé du dossier)
  • Description de l’affaire (brève description de l’affaire pour permettre à la personne qui effectue une recherche de déterminer s’il y a un conflit sans avoir à examiner le dossier réel)
  • Noms pouvant être source de conflit (noms des parties liées et adverses et leur relation avec le client)
  • Date de clôture (date de clôture du dossier)
  • Numéro de dossier fermé (numéro attribué au dossier fermé)
  • Date de destruction (date à laquelle le dossier a été détruit)
Explication des termes et concepts