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Annexe 3 - Étapes pour vérifier l’identité d’un organisme

MISE À JOUR SUR LA COVID-19 : Les avocats et les parajuristes qui ont des questions concernant le respect des exigences relatives à l’identification des clients et à la vérification dans le contexte de la COVID-19 devraient consulter la foire aux questions sur la gestion de la pratique dans le contexte de la COVID-19.


Ce document a été préparé pour aider les avocats et les parajuristes à déterminer s’ils doivent vérifier l’identité d’un organisme et le cas échéant, les mesures à prendre pour se conformer aux exigences d’identification et de vérification de l’identité des clients en vertu du Règlement administratif no 7.1. Un “organisme” s’entend d’une “personne morale, d’une société de personnes, d’un fonds, d’une société de fiducie, d’une coopérative ou d’une association non constituée en personne morale”. Les avocats et les parajuristes devraient consulter le règlement administratif pour de plus amples détails sur leurs obligations. Veuillez noter que certains termes utilisés pour décrire les obligations des avocats et des parajuristes sont définis dans le règlement administratif. 

  1. Déterminez si vos services sont retenus par un organisme pour fournir des services juridiques à un client.
  2. Le cas échéant, déterminez si vous vous livrerez à la réception, au paiement ou au virement de fonds ou donnerez des directives à cet égard.
  3. Le cas échéant, déterminez pour chaque opération si une exemption aux exigences de vérifier l’identité s’applique. Les exemptions sont:
    • vous fournissez des services juridiques à votre employeur (par exemple, à titre d’avocat ou de parajuriste employé à l’interne) ;
    • vous agissez en qualité de mandataire pour un avocat autorisé à exercer le droit dans une province ou un territoire du Canada ou un parajuriste titulaire d’un permis du Barreau de l’Ontario l’autorisant à fournir des services juridiques qui a déjà vérifié l’identité du client ;
    • vous agissez pour le compte d’un client qui vous a été envoyé par un avocat autorisé à exercer le droit dans une province ou un territoire du Canada ou un parajuriste titulaire d’un permis du Barreau de l’Ontario l’autorisant à fournir des services juridiques qui a déjà vérifié l’identité du client ;
    • vous offrez des services d’aide juridique à titre d’avocat de service en vertu de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique, pour fournir des services professionnels dans le cadre d’un programme d’avocats de service géré par un organisme à but non lucratif ou comme fournisseur de services d’aide juridique pour donner des conseils sommaires en vertu de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique ;
    • les fonds sont versés à ou reçus d’un établissement financier, d’un organisme public (gouvernement) d’un émetteur assujetti (compagnie publique) ;
    • les fonds sont reçus du compte en fiducie d’un avocat autorisé à exercer le droit dans une province ou un territoire du Canada ou de celui d’un parajuriste titulaire d’un permis du Barreau de l’Ontario ;
    • les fonds sont reçus d’un agent de la paix, d’un organisme chargé de l’application de la loi ou de tout autre agent public dans l’exercice officiel de ses fonctions ;
    • les fonds sont reçus ou versés conformément à une ordonnance du tribunal ;
    • les fonds sont versés pour une amende ou une sanction ;
    • les fonds sont reçus ou versés à titre de règlement dans une instance devant un organisme d’arbitrage ;
    • les fonds sont versés ou reçus pour des honoraires professionnels, débours, dépenses ou cautions ;
    • les fonds sont versés, reçus ou virés par voie électronique ;
    • vous avez déjà vérifié l’identité de l’organisme et le reconnaissez ;
    • le client ou le tiers est un organisme et vous ou un employé de votre cabinet ou un avocat ou un parajuriste de votre cabinet titulaire d’un permis du Barreau de l’Ontario avez déjà identifié l’organisme en obtenant le nom et le titre de chaque administrateur de l’organisme et le nom, l’adresse et le titre de chaque personne qui détient 25 pour cent ou plus de l’organisme ou des actions de l’organisme, et vous avez vérifié l’identité de cet organisme, y compris les personnes autorisées à donner des directives au nom de l’organisme à l’égard de l’affaire.
  4. Si aucune exemption ne s’applique, vous devez vérifier l’identité de votre client (autre que les établissements financiers, organismes publics, ou émetteurs assujettis) y compris toute tierce partie donnant des directives à votre client ou ayant l’autorité de le faire à moins que votre client soit un établissement financier, un organisme public ou un émetteur assujetti.
  5. Pour vérifier l’identité d’un organisme soit avant, soit au moment d’agir ou de donner des directives au nom du client concernant la réception, le paiement ou le virement de fonds, il vous faut obtenir et examiner l’original d’un document d’identité de la personne qui donne les directives au nom de l’organisme, valide et en vigueur, tel que :
    • Permis de conduire
    • Certificat de naissance
    • Passeport
    • Autre document semblable émis par le gouvernement
  6. Si l’organisme est une personne morale ou une société ou un autre organisme constitué par l’autorité d’une loi, vous avez au plus 60 jours après avoir agi pour la première fois ou donné des directives à l’égard de la réception, du paiement ou du virement de fonds pour obtenir et examiner une confirmation écrite d’un registre du gouvernement concernant l’existence, le nom et l’adresse de l’organisme y compris le nom des administrateurs, telle que :
    • un certificat de constitution émis par un organisme public (p. ex. gouvernement) ;
    • une copie obtenue d’un organisme public d’un document que l’organisme est tenu de déposer annuellement aux termes de la loi (p. ex., déclarations annuelles à l’État) ;
    • une copie, obtenue d’un organisme public (p. ex., le gouvernement), d’un document semblable qui confirme son existence.
  7. Si l’organisme est une fiducie, une société de personnes ou un autre organisme qui n’est pas inscrit dans un registre du gouvernement, vous avez au plus 60 jours après avoir agi pour la première fois ou donné des directives à l’égard de la réception, du paiement ou du virement de fonds pour examiner une copie des actes constitutifs de l’organisme, ou autres documents confirmant l’existence de l’organisme tels que :
    • une convention de fiducie ;
    • une convention d’association ;
    • des actes d’association ;
    • tout autre document semblable qui confirme son existence en tant qu’organisme.
  8. Vous devez faire des efforts raisonnables pour obtenir :
    • le nom et les fonctions de chaque administrateur de l’organisme à moins que l’organisme ne soit une maison de courtage de valeurs ;
    • le nom, l’adresse et les fonctions de chaque personne qui détient 25 pour cent ou plus de l’organisme ou de ses actions.
  9. Conservez un registre des renseignements obtenus et des copies des documents reçus pour vérifier l’identité pour la période la plus longue :
    • six ans à compter de la clôture des dossiers pour lesquels vous avez été retenu ;
    • la durée de la relation avec le client et aussi longtemps qu’il est nécessaire aux fins de la prestation de services au client.

Modèle de formulaires – annexe 6

Explication des termes et concepts