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Inspections professionnelles

Mise à jour le 1er avril 2022


Le processus d’inspection professionnelle est régi par la Loi sur le Barreau en application des modifications apportées en 1999, en vertu des articles 41 à 49 ainsi que du Règlement administratif no 11 sur la compétence professionnelle et la Règle 3 du Code de déontologie.

Le programme d’inspections professionnelles comprend :

  • des inspections aléatoires
  • des inspections de retour à la pratique
  • des inspections ciblées

Le processus est le même pour chaque type d’inspection. La seule différence est la méthode de sélection. Une fois votre pratique sélectionnée, la participation est obligatoire.

Inspections de la gestion professionnelle aléatoires

Avec un accent sur le souci du Barreau pour l’assurance de la qualité dans l’intérêt public, le programme est proactif, préventif et conçu pour appuyer le désir des avocats d’être efficaces et compétents.

Tous les avocats admis au barreau depuis un à huit ans ou qui exercent le droit dans un cabinet privé répondent aux critères de sélection. Le Conseil a approuvé un processus de sélection fondé sur le risque qui assure que les pratiques sélectionnées reflètent le pourcentage des cabinets présentés dans les affaires du Barreau relatives à la conduite et les réclamations pour négligence de LAWPRO, déterminées annuellement et divisées par cabinet juridique.

Inspections pour le retour à la pratique privée

Le Barreau exige que les avocats qui n’ont pas fourni de services juridiques au public pendant 48 mois au cours des cinq dernières années, et comptent exercer dans un cabinet de cinq avocats ou moins, passent par une inspection de gestion de la pratique.

Inspections professionnelles ciblées

Les indices permettant d’identifier les participants aux inspections professionnelles sont énoncés dans le paragraphe 27 (2) du Règlement administratif no 11. Ils comportent le nombre et le type de plaintes ainsi que les renseignements recueillis au cours des enquêtes ou des audits. Les titulaires de permis qui ont des difficultés au niveau de leurs connaissances, habiletés, jugements, registres, systèmes, procédures administratives et de l’attention qu’ils ou qu’elles accordent aux intérêts de leurs clients, peuvent être renvoyés au processus d’inspection professionnelle par le biais de n’importe quel service de règlementation du Barreau.

Mission et objectifs

Les inspections font partie intégrante du mandat du Barreau visant à régir les professions juridiques dans l’intérêt public. Les inspections promeuvent l’assurance de la qualité lorsque des services juridiques sont fournis et que des conseils juridiques sont donnés au public.

Les inspections visent à évaluer activement les aptitudes de gestion de la pratique d’un titulaire de permis et à reconnaitre les lacunes qui, si elles sont négligées, pourraient nuire à la qualité des services juridiques offerts au public.

Notre service d’inspection professionnelle offre des conseils personnalisés pour aider les titulaires à corriger les lacunes dans leurs systèmes de gestion de la pratique pour éviter des problèmes graves de non-conformité, de compétence ou d’inconduite. 

Notre approche est d’abord et avant tout de nature corrective.

Avantages potentiels pour les titulaires de permis

Recevoir et mettre en œuvre des conseils personnalisés sur la gestion de votre pratique peut :

  • vous aider à reconnaitre les gains d’efficacité dans votre pratique
  • vous aider à améliorer vos communications et votre service à la clientèle
  • vous aider à améliorer la satisfaction de vos clients
  • vous aider à réduire ou à prévenir les plaintes de clients et les réclamations pour négligence
  • vous aider à maintenir votre intérêt et votre plaisir à pratiquer

Le processus

Le programme d’inspection professionnelle est géré et coordonné par le personnel du Barreau et l’évaluation et le suivi sont menés par l’une ou l’un des conseillers juridiques du Barreau chargés des inspections professionnelles (« inspecteur »).

Les inspecteurs connaissent bien leur domaine et peuvent faire profiter les avocats de leur expérience en pratique privée.

Si vous êtes sélectionné pour une inspection, l’inspecteur vous contactera et fixera une date d’inspection avec vous.

L’inspecteur vous fournira une liste de documents et d’autres renseignements qu’il ou elle doit avoir pour faire son inspection.

L’inspecteur vous rencontrera pour discuter de votre pratique et examinera les documents requis et les dossiers de clients. L’inspecteur peut aussi parler avec votre personnel de bureau ou d’autres personnes qui travaillent avec vous.

Pendant l’inspection, vous recevrez des conseils pratiques et de la rétroaction tout au long de l’inspection. Les domaines à risque sont identifiés et des stratégies correctives sont abordées. Afin de vous aider à corriger rapidement les domaines à risque, l’inspection déterminera les questions exigeant une intervention. Vous serez également dirigé vers les ressources appropriées.

Dans le cas des inspections ciblées, une attention particulière sera accordée aux causes sous-jacentes de plaintes ou d’autres indicateurs de mauvaises pratiques.

Si vous êtes avocat(e) salarié(e) ou employé(e), et que des lacunes sont relevées dans les systèmes de gestion de la pratique administrés par la direction du cabinet, ces questions seront abordées directement avec la direction.

Les domaines soumis à l’inspection comprennent ce qui suit : 

1. Service à la clientèle et communications

  • établir les conditions du mandat
  • gérer les attentes des clients
  • suivre les instructions des clients
  • répondre aux communications des clients
  • informer le client dans une mesure raisonnable
  • répondre dans un délai raisonnable
  • gérer les plaintes des clients 
  • assurer la confidentialité 
  • continuité des activités/plan d’urgence

2. Gestion des dossiers

  • procédure d’ouverture/de fermeture de dossiers
  • système de classement/d’organisation efficace
  • entreposage des dossiers/confidentialité
  • accueil de clients
  • gestion des clients éventuels
  • lettres de non-engagement
  • lettres de mandat/d’engagement
  • gestion des conflits et des mandats communs
  • délégation et supervision

3. Connaissance juridique

  • principes de droit, procédures juridiques et droit de fond
  • compétences de rédaction

4. Gestion du temps

  • calendrier de rappel

5. Facturation/Honoraires et débours

6. Usage de la technologie 

Possibles issues d’une inspection

  • Fermeture du dossier
  • Activités de suivi
  • Inspection de suivi
  • Proposition d’ordonnance
  • Renvoi à une mesure règlementaire.

Rapport et avis sur la compétence

Après la visite, l’inspecteur prépare un rapport contenant une évaluation de la pratique, y compris les recommandations relatives aux mesures correctives appropriées.

Dépendamment du nombre annuel de missions et de la longueur des rapports, une copie du rapport vous est habituellement envoyée environ trois mois après la visite de l’inspecteur. Le rapport comprendra des recommandations d’amélioration et d’optimisation des systèmes existants de gestion de la pratique et des recommandations prescrites à mettre en œuvre pour s’assurer que vous répondez aux normes minimales de compétence.

S’il n’y a aucune recommandation, vous recevrez un rapport final, une opinion positive sur la compétence sera rendue et le dossier sera fermé.

S’il y a des recommandations et que vous satisfaites à la norme minimale de compétence en vertu de la Loi sur le Barreau, vous recevrez un rapport final et une opinion positive sur la compétence sera rendue. On vous demandera de confirmer par écrit au Service d’inspection professionnelle que vous avez reçu et examiné le rapport et que vous mettrez en œuvre les recommandations. À la réception de votre confirmation écrite, le dossier sera fermé.

Dans certains cas, selon la nature et le nombre de recommandations, une visite de suivi peut être requise. Dans ce cas, vous recevrez un rapport initial, aucune opinion sur la compétence ne sera rendue et une visite de suivi sera programmée. La visite de suivi est généralement, mais pas exclusivement, conçue pour évaluer la mise en œuvre des recommandations du rapport initial, tout en vous fournissant des commentaires et du soutien additionnels. On vous demandera de confirmer par écrit au Service d’inspection professionnelle que vous avez reçu et examiné le rapport et que vous mettrez en œuvre les recommandations.

Si vous ne satisfaites pas aux normes de compétence prévues dans la Loi sur le Barreau, vous risquez qu’une des mesures suivantes soit prise contre vous par le Service d’inspection professionnelle :  l’ajout de visites de suivi, une opinion négative sur la compétence, la délivrance d’une proposition d’ordonnance (conformément au paragraphe 42 (4) de la Loi sur le Barreau et à l’art. 31 du Règlement administratif no 11), ou un renvoi à une mesure règlementaire. 

Explication des termes et concepts