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Relever les défis posés par les stages

  • Congés des candidats

    Si votre stagiaire demande ou requiert un congé, il convient de prêter une importance particulière à la façon dont cela pourrait affecter la satisfaction des exigences du stage (en ce qui concerne les stagiaires), ainsi que les besoins opérationnels de votre pratique. Le Barreau est disposé à discuter de vos obligations et options administratives, et à envisager des suggestions pratiques pour résoudre d’éventuels problèmes, mais n’est pas en mesure de fournir des conseils ou des avis juridiques.

    Pour faire en sorte que la durée de son stage lui soit créditée en entier, vous devez tenir un dossier exact des dates de congés de votre stagiaire. Si sa date de retour n’est pas arrêtée, votre stagiaire et vous-même devez déposer les documents de fin de stage (l’Attestation de fin de stage et le Registre de formation expérientielle) au moment de son départ en congé. Si le (la) stagiaire reprend le stage, une nouvelle Convention de stage peut être déposée à ce moment-là. Cependant, si vous connaissez la date de retour de votre stagiaire, le stage peut se poursuivre sur la même Convention de stage. Dans ce cas, une note doit être faite sur l’Attestation de fin de stage indiquant la durée de l’absence de votre stagiaire. Vous pourriez avoir à repousser la fin du stage pour compenser une absence prolongée de votre stagiaire.

  • Améliorer le rendement des candidats
    Au cours d’un stage, des questions de rendement peuvent se poser pour diverses raisons. Conformément aux pratiques exemplaires en matière de gestion du rendement, la meilleure façon d’aborder une telle question repose sur une communication et des rétroactions claires. Si de telles questions se posent, il est conseillé d’appliquer les recommandations suivantes en ce qui concerne les rétroactions :
    • Expliquez en détail le problème (par ex., un dépassement de délai, des documents inexacts, ou une recherche incomplète) et comment il affecte votre organisation, le personnel ou les clients. Les stagiaires ne possédant pas d’expérience dans la pratique du droit en Ontario, il pourrait leur être très utile de contextualiser les explications que vous donnez.
    • Employez un langage neutre pour éviter que le (la) stagiaire ne soit sur la défensive ou ne porte la responsabilité sur quelqu’un d’autre. Par exemple, utilisez ce genre de phrase « Lorsque vous remettez une ébauche en retard, le personnel doit faire des heures supplémentaires, cela coute cher au cabinet et épuise le personnel » plutôt que « Cette ébauche en retard démontre un niveau d’incompétence qui ne peut pas être toléré dans ce cabinet ».
    • Réglez le problème de façon précise, plutôt que de vous acharner sur une quelconque lacune perçue chez votre stagiaire. Autrement dit, concentrez-vous sur le problème et non sur la personne.
    • Demandez au candidat ses commentaires sur ce qui d’après lui ou elle constitue un problème et trouvez des options ensemble pour améliorer la performance.
    • Soulignez les points forts de votre stagiaire et les éléments de son travail qu’il fait particulièrement bien. Contribue-t-il ou elle à instaurer un environnement professionnel positif, fait-il ou elle preuve d’une volonté permanente d’amélioration ? La recherche dans le domaine de la gestion du rendement a démontré que deux des facteurs qui contribuent fortement à un rendement élevé sont : donner des rétroactions justes et exactes, et souligner les points forts.  
    • Sollicitez le point de vue de votre stagiaire et demandez-lui de proposer des stratégies pour éviter un problème donné à l’avenir.
    • Prêtez attention au point de vue de votre stagiaire et prenez garde à d’éventuelles sources de problèmes. 
    • Lorsque vous déléguez des tâches à l’avenir, demandez à votre stagiaire de confirmer vos instructions en les répétant. Il ne suffit pas de lui demander s’il (elle) a bien compris les explications, car certains stagiaires répondront par l’affirmative pour éviter d’être mal jugés. Il pourrait être plus utile de lui demander de vous expliquer ce qu’il va faire pour accomplir la tâche qui lui est déléguée.
  • Cessation du stage

    Vous, votre stagiaire ou les deux pouvez résilier un stage avant la fin prévue. Les obligations et les protocoles à appliquer dans un tel cas sont indiqués dans la partie.

    Si vous envisagez de résilier un stage, vous pouvez contacter le Barreau à l’avance pour discuter de vos obligations et options administratives et pour envisager des suggestions pratiques afin de résoudre d’éventuels problèmes. Cependant, notez que le Barreau n’est pas en mesure de fournir des conseils ou des avis juridiques. Vous pouvez obtenir une référence à un(e) avocat(e) en contactant le Service de référence du Barreau.

    Lorsqu’un stage est résilié, il appartient au (à la) stagiaire de se trouver un nouveau stage. 

    Dans les 10 jours de la cessation du stage, le stagiaire et le maitre de stage déposent auprès du Barreau un avis par écrit qui indique la date de prise d’effet de la cessation. Le maitre de stage dépose l’Attestation de fin de stage qui doit être remplie par le candidat et le maitre de stage.

    Lorsqu’un stagiaire passe à un nouveau stage immédiatement après la cessation d’un stage, le stagiaire et le nouveau maitre de stage doivent fournir au Barreau un formulaire d’Attribution de stage dument rempli dans les 10 jours après le début du nouveau stage.

  • Retrait de l’engagement par rapport au stage

    Si vous vous engagez à fournir un stage à un candidat et ne pouvez par la suite respecter votre engagement en raison d’un changement dans vos circonstances, votre statut de membre ou autres facteurs connexes, vous devriez prendre toutes les mesures raisonnables pour aider le stagiaire à obtenir un autre poste de stagiaire qui lui convient. Par exemple, vous devriez aider le stagiaire à obtenir des entrevues dans d’autres cabinets, mettre à sa disposition des services administratifs et lui fournir une lettre indiquant clairement que le stagiaire se retrouve sans stage pour une raison qui ne lui est pas imputable.