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Politique et structure d’audit

I. Contexte

Dans le cadre de son mandat d’intérêt public visant à règlementer les parajuristes, le Barreau de l'Ontario (le « Barreau ») a établi un processus d’agrément de programmes de formation des parajuristes pour les collèges d’arts appliqués et de technologie et les collèges privés d’enseignement professionnel. Le Barreau accorde l’agrément aux programmes qui satisfont aux critères requis et aux normes à l’égard du contenu des cours et des méthodes d’enseignement ; aux politiques, procédures et pratiques relatives aux programmes et aux stages ; à l’expérience et à la formation du corps enseignant. La présente politique et structure d’audit des programmes de formation des parajuristes décrit les principes et les méthodes de vérification des programmes agréés. Les audits sont menés par des avocats et des coordonnateurs de la Direction du perfectionnement professionnel du Barreau ; les rapports d’audits et les recommandations sont examinés et approuvés par la direction du Barreau.

II.  Politique d’audit

Le Barreau audite les programmes agréés de formation des parajuristes à intervalles réguliers. Les audits sont conçus pour assurer que les représentations faites pendant le processus d’agrément sont justes et que le collège maintient les normes requises par la suite. Les audits permettent au Barreau d’examiner et d’évaluer les programmes agréés de formation des parajuristes et d’en rendre compte. 

Les audits permettent de veiller à ce que les collèges se conforment aux objectifs, aux critères et aux normes des programmes de formation des parajuristes et à ce que les étudiants soient exposés aux connaissances, aux habiletés et à l’attitude nécessaires pour fournir des services juridiques au public. Les audits facilitent aussi l’uniformité de la pratique parmi les collèges qui offrent des programmes de formation des parajuristes.

III. Structure des audits

A. Déroulement

Dans le cadre du processus d’agrément, le Barreau se réserve le droit d’auditer le programme de formation des parajuristes d’un collège. Chaque programme agréé subit un premier audit au cours des trois premières années après l’agrément. Des audits subséquents sont menés au moins une fois tous les cinq ans par la suite, à la discrétion du Barreau.

B. Portée

Les domaines que le Barreau examine durant l’audit sont :

  • Les offres de cours, le contenu et les méthodes d’évaluation ;
  • La concordance entre le contenu des cours et le développement des habiletés ;
  • La concordance entre les politiques et les pratiques ;
  • Les compétences des professeurs ;
  • Les politiques, les procédures et les pratiques relatives au processus de stages ;
  • La conformité avec les exigences du barreau.
C. Méthodologie

Le processus d’audit se déroule sur deux volets : l’examen de la documentation et les visites sur place.

Le Barreau exige que les collèges présentent des documents particuliers pour examen, y compris :

  • une copie de l’approbation du financement du collège et un certificat d’inscription ;
  • des descriptions de cours et les grandes lignes de cours en particulier ;
  • une liste des professeurs et une liste des cours donnés par chacun des professeurs ;
  • des copies des examens ou des devoirs ;
  • un rapport établissant les politiques, procédures et pratiques relatives aux stages ;
  • les politiques et pratiques  ;
  • de l’information sur les classes à observer pendant la visite sur place.

Le Barreau informe par écrit à l’avance le collège des documents requis pour l’examen des documents.

Le deuxième volet du processus d’audit consiste en au moins une visite de certains campus où les programmes de formation des parajuristes sont offerts. Ces visites permettront aux auditeurs du Barreau d’obtenir une rétroaction en rencontrant les professeurs, la direction et les étudiants et d’observer comment les programmes sont livrés aux étudiants. Ces visites sur place comprendront :

  • des rencontres avec le coordonnateur du programme et du personnel administratif-cadre du collège ;
  • des rencontres avec des groupes d’étudiants représentatifs ;
  • des rencontres avec des professeurs ;
  • l’observation du déroulement de certains cours ;
  • Des rencontres avec le coordonnateur des stages.

Le Barreau informe par écrit à l’avance le collège des dates de visites proposées et travaille avec le collège pour déterminer les visites. Les auditeurs du Barreau décident de la longueur et de la portée de chaque visite sur place. Les administrateurs de programmes doivent demeurer prêts à répondre aux auditeurs du Barreau pour le suivi ou la clarification des résultats de la vérification une fois les visites sur place terminées.

IV. Rapports d’audit

Après l’examen de la documentation et les visites sur place, les auditeurs du Barreau examinent et analysent les renseignements recueillis. Ces résultats sont comparés à la demande d’agrément du collège, aux exigences du Barreau et aux normes établies, pour tous les programmes de formation parajuridique. Les auditeurs prennent en note les écarts, les manquements, ou autres problèmes.

Les auditeurs du Barreau avisent la direction du Barreau de leurs conclusions et de toute mesure qu’ils recommandent ou imposent au collège. Le Barreau fournit au collège une lettre de cloture, un avis de conformité ou un rapport d'audit dans un délai d’environ huit semaines suivant les visites sur place.

V. Mesures post-audit

Si le rapport d’audit conclut qu’un collège est conforme aux critères et aux normes exigées, nulle autre mesure ne sera requise. Le collège doit maintenir ses normes de livraison de programme et aviser le Barreau de tout changement de fond à son programme.

Si le rapport d’audit trouve qu’il y a des écarts mineurs à modérés, le Barreau énonce dans le rapport des dates limites raisonnables pour corriger les écarts à la satisfaction de la direction du Barreau. Dans ces cas, un collège peut, avant la date limite donnée, demander du temps additionnel pour remédier aux écarts. Une telle demande doit se faire par écrit et donner les raisons du temps additionnel demandé. La direction du Barreau examine les demandes écrites et y répond par écrit. La demande peut être accordée ou pas, selon les raisons de la demande, le temps additionnel demandé, la gravité des écarts, l’impact des écarts sur les étudiants du programme et la pertinence des écarts à l’obligation du Barreau de règlementer les fournisseurs de services juridiques dans l’intérêt public. Si un collège indique qu’il refuse de corriger les écarts ou s’il ne le fait pas avant la date limite ou tout prolongement accordé, la direction du Barreau peut recommander la révocation du statut agréé du programme. 

Si le rapport d’audit conclut qu’il y a de graves écarts qui jettent le doute sur la capacité du collège de livrer son programme selon des normes appropriées, le Barreau l’indique dans son rapport et avise le collège que la direction du Barreau peut recommander la suspension du statut agréé du programme, à moins que ces écarts soient corrigés à la satisfaction de la Directrice administrative du perfectionnement professionnel.

Si le rapport conclut qu’il y a de graves écarts qui indiquent que le collège ne peut pas livrer ou ne livrera pas ses programmes selon des normes appropriées, le Barreau l’indique dans son rapport et avise le collège que la direction du Barreau peut recommander que l’agrément d’un programme soit révoqué.

Si la direction du Barreau recommande la suspension ou la révocation de l’agrément d’un programme à la suite de son audit, cette recommandation sera présentée au Comité permanent des parajuristes (le « Comité ») pour examen et approbation. Les conclusions du rapport d’audit seront présentées au Comité, avec tous les renseignements additionnels découlant de l’audit ou toute autre information à la disposition du Barreau. Le Barreau donnera ses raisons écrites au Comité. Toute suspension ou révocation d’agrément approuvé par le Comité sera communiquée au collège touché et sera indiquée en ligne.