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FAQ sur le REP

  • Définitions
    • Qu’est-ce que le Réseau d’encadrement de la pratique?
      Le Réseau d’encadrement de la pratique (REP) du Barreau de l’Ontario (Barreau) a été lancé à la fin 2016 afin d’offrir une solution moderne et flexible permettant de développer la compétence collective et d’aider les avocats, avocates et parajuristes de l’Ontario à incorporer des pratiques exemplaires dans leur pratique. Dans le cadre du REP, les avocats et parajuristes sont jumelés avec des membres des professions qui agissent bénévolement comme formateurs ou formatrices et conseillers ou conseillères. 
       
    • Qui sont les conseillers et conseillères du REP?
      Les conseillers et conseillères du REP sont des titulaires de permis de l’Ontario qui ont au moins cinq ans d’expérience et qui ont été admis à la liste des bénévoles du REP. Les conseillers du REP peuvent fournir jusqu’à 30 minutes de conseils à un participant sur une question de fond ou de procédure liée à l’affaire d’un client.
    • Qui sont les formateurs et formatrices du REP?
      Les formateurs et formatrices du REP sont des titulaires de permis de l’Ontario qui ont été admis à la liste des bénévoles du REP. Les formateurs du REP aident les participants à établir des pratiques exemplaires et à développer leurs compétences en gestion de la pratique dans le cadre de six séances d’encadrement réparties sur trois mois.

       
    • Qui sont les formateurs et formatrices en gestion du REP?
      Les formateurs et formatrices en gestion du REP sont des titulaires de permis de l’Ontario qui ont au moins cinq ans d’expérience dans un rôle de gestion au sein d’un cabinet et qui ont été admis à la liste des bénévoles du REP. Les formateurs en gestion fournissent, au cours d’une période de six mois, jusqu’à 14 heures d’encadrement individuel au téléphone ou par vidéoconférence à des gestionnaires de cabinet qui ont été sélectionnés pour participer au programme d’Encadrement des dirigeant(e)s du REP.

       
    • Qui sont les bénévoles du REP?
      Les bénévoles du REP sont des titulaires de permis de l’Ontario qui ont été admis à la liste des bénévoles du REP. Ils peuvent agir comme formateurs, formateurs en gestion ou conseillers, ou combiner plusieurs de ces rôles. 

       
    • Qui sont les participants et participantes du REP?
      Les participants et participantes du REP sont des titulaires de permis de l’Ontario qui ont soumis un formulaire de demande et une entente dument remplis en vue de travailler avec un formateur ou un conseiller ou qui ont été sélectionnés pour participer au programme d’Encadrement des dirigeant(e)s du REP.
       
    • Qu’est-ce que le formulaire de demande et d’entente pour devenir bénévole du REP?
      Les titulaires de permis qui souhaitent faire partie de la liste des bénévoles du REP doivent soumettre un formulaire de demande et d’entente, lequel précise les conditions de leur participation au REP, notamment : la collecte et l’utilisation de renseignements, l’application du Code de déontologie et du Code de déontologie des parajuristes (Code des parajuristes), la confidentialité, la rémunération, la gestion des risques et la décharge de responsabilité.

      Vous trouverez les formulaires de demande pour devenir formateur ou formatrice ici et les formulaires de demande pour devenir conseiller ou conseillère ici.
       
    • Qu’est-ce que le formulaire de demande de rencontre avec un formateur ou un conseiller?
      Les titulaires de permis qui souhaitent travailler avec un bénévole du REP doivent soumettre un Formulaire de demande et d’entente, lequel énonce les conditions de leur participation au REP, notamment : la collecte et l’utilisation de renseignements, l’application du Code de déontologie et du Code des parajuristes, la gestion des risques, l’obligation de vérifier de façon indépendante tout conseil fourni ou tout énoncé fait par un bénévole du REP, et la décharge de responsabilité.

      Vous trouverez le Formulaire de demande de rencontre avec un formateur ici et le formulaire de demande de rencontre avec un conseiller ici.
       
  • Critères d’admissibilité à titre de bénévole du REP
    • Qui peut devenir bénévole du REP?
      Pour devenir bénévole du REP ou continuer à agir en cette qualité, les bénévoles doivent satisfaire aux critères suivants :
       
      • être titulaire de permis du Barreau ;
      • être autorisé(e) à exercer le droit ou à fournir des services juridiques en Ontario ;
      • ne pas faire l’objet d’une suspension de permis, d’une requête de mise en faillite ou d’une cession de faillite, ni d’une plainte, d’une enquête ou d’une procédure disciplinaire en cours, ou d’une procédure judiciaire connexe.

      D’autres questions de nature règlementaire peuvent également avoir une incidence sur la possibilité d’agir comme bénévole du REP, notamment : 
       
      • une condition ou restriction au permis du titulaire ;
      • une tutelle active ou un engagement en vigueur ;
      • un rapport d’inspection de la pratique contenant une opinion indiquant que le ou la titulaire ne satisfait pas ou n’a pas satisfait aux normes de compétence professionnelle ;
      • une instance disciplinaire, introduite par le Tribunal du Barreau contre le ou la titulaire, ayant mené à une détermination d’incapacité, de manquement professionnel ou de conduite indigne.
         
      Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur l’admissibilité dans les formulaires de demande pour devenir formateur ou conseiller. 
       
    • Est-ce que tous les bénévoles du REP proviennent du secteur privé?
      Non. Le REP accueille les bénévoles de tous les milieux de pratique, y compris les personnes qui travaillent dans les cliniques juridiques communautaires, les services internes, le gouvernement, les cabinets privés, les organismes à but non lucratif, les établissements d’enseignement, au sein d’Aide juridique Ontario ainsi que les arbitres et les personnes qui sont à la retraite ou qui n’exercent plus le droit. Le REP se compose de bénévoles provenant de tous les milieux afin de bien soutenir les membres des professions.
    • Est-ce que tous les bénévoles du REP sont des titulaires en exercice?
      Non. Les bénévoles du REP peuvent être des titulaires qui sont en congé, qui n’exercent pas la profession pour le moment ou qui sont à la retraite. Pourvu qu’ils soient autorisés à pratiquer le droit ou à fournir des services juridiques en Ontario et qu’ils répondent aux critères du REP, ils peuvent agir comme bénévoles. Cette approche permet de s’assurer que les membres des professions ont accès à un bon bassin de bénévoles.

       
    • Un nombre minimum d’années de pratique est-il requis pour devenir bénévole du REP?
      Cela dépend du rôle choisi. 

      Dans le cas des formateurs, il n’y a pas de nombre minimum d’années de pratique. Le REP estime que le soutien entre pairs est un précieux outil qui favorise l’apprentissage, la responsabilité et la collégialité, et c’est pourquoi le REP est heureux d’ajouter des formateurs bénévoles à ses rangs, quel que soit leur nombre d’années d’expérience.

      Les conseillers, quant à eux, doivent cumuler au moins cinq ans d’expérience de la pratique du droit. Puisque les engagements avec des conseillers visent à aider les avocats et les parajuristes avec des questions de fond et de procédure, y compris des questions liées aux dossiers des clients, les conseillers du REP doivent avoir une expérience et une expertise pertinentes pour ces engagements.
       
    • Quels sont les domaines de pratique représentés dans le bassin de bénévoles du REP?
      Le bassin de bénévoles du REP couvre la plupart des domaines de pratique, y compris ceux qui peuvent être considérés comme nouveaux. Lorsqu’il n’y a pas de bénévole du REP ayant l’expérience requise, le REP s’efforcera de recruter des bénévoles dans ce domaine afin de mieux répondre aux besoins dans le futur. Le REP avisera le participant s’il ne peut répondre à sa demande dans les délais indiqués.
       
  • Engagements du REP
    • Qu’est-ce qu’un engagement du REP?
      Lorsqu’un(e) titulaire de permis soumet un Formulaire de demande et que le REP confirme par écrit le jumelage du participant avec un bénévole du REP, il en résulte un engagement du REP.

       
    • Quelle est la durée d’un engagement du REP?
      Les engagements avec un formateur ou une formatrice comprennent une séance d’accueil d’une heure et demie suivie de cinq séances de 30 minutes sur une période d’environ trois mois.
       
      Les engagements avec un conseiller ou une conseillère comprennent un appel téléphonique de 30 minutes.

       
    • Quelle est la portée d’un engagement du REP?
      Les engagements du REP visent à améliorer, dans l’intérêt du public, les résultats obtenus par les participants dans le cadre de leur pratique. Les formateurs aident les participants à mettre en œuvre des pratiques exemplaires et à mieux gérer leur pratique. Les conseillers fournissent des conseils sur les questions de fond et de procédure, et aident les participants à trouver des pistes de solution pour des questions liées aux affaires de leurs clients.


      Les engagements du REP ne peuvent pas être utilisés pour :
       
      • des questions juridiques ou disciplinaires personnelles ;
      • des activités qui comprennent un contact direct entre un bénévole du REP et le client d’un participant.

      Si un bénévole du REP détermine que la demande dépasse la portée d’un engagement du REP, le bénévole doit faire part de ses réserves au participant et mettre fin à l’engagement, puis communiquer avec le REP.
       
    • Les exigences et obligations professionnelles s’appliquent-elles aux engagements du REP?N Engagements?
      Les bénévoles du REP et les participants sont assujettis à toutes les exigences et obligations énoncées dans le formulaire de demande pour devenir bénévole, les formulaires de demande de rencontre, les ententes, la Loi sur le Barreau, les règlements administratifs du Barreau et le Code de déontologie ou le Code des parajuristes, selon le cas.

       
    • Les engagements du REP sont-ils confidentiels?
      Oui. En l’absence du consentement du participant ou d’une obligation légale, le REP assurera la confidentialité absolue de tous les renseignements reçus dans le cadre de toute demande de rencontre. Le REP prépare des rapports sous forme regroupée afin de favoriser l’amélioration continue du programme et de s’acquitter de ses obligations de reddition de comptes. 

      En l’absence du consentement du participant ou d’une obligation légale, le REP assurera également la confidentialité de tous les renseignements communiqués à un bénévole du REP, comme le prévoient les paragraphes 9 et 10 du formulaire de demande et d’entente destiné aux bénévoles du REP. 

       
    • Quelles sont les mesures de gestion des risques adoptées par le REP?
      Les engagements du REP sont conçus pour réduire les risques afin que les bénévoles du REP et les participants puissent se concentrer ensemble sur les questions relatives au perfectionnement professionnel et à la pratique. Le REP est responsable de ce qui suit :
       
      • Documenter les conditions de l’engagement avec les formateurs ou conseillers. Les documents clarifient notamment ce qui suit :
        • la portée limitée des engagements afin de respecter les critères de gestion des risques de LAWPRO® (c.-à-d. que les bénévoles du REP n’ont aucun contact avec les clients des participants qui pourrait créer une relation avocat-client, et que les participants se contenteront des suggestions ou des recommandations présentées par le bénévole, sans nécessiter d’autres interventions de la part du bénévole) ;
        • les obligations qui incombent aux bénévoles du REP en matière de confidentialité ;
        • les bénévoles du REP s’engagent strictement à titre pro bono ;
        • une décharge de responsabilité.
      • Vérifier de façon continue que tous les bénévoles du REP continuent de respecter les critères d’admissibilité pour agir comme bénévoles du REP.
      • Un processus de jumelage conçu pour réduire le risque de conflits d’intérêts potentiels et réels lors de la mise en place d’un engagement.
      • Des documents d’orientation, des formations et d’autres outils pratiques pour aider les participants et les bénévoles du REP à respecter les obligations qui leur incombent en vertu du Code de déontologie et du Code des parajuristes lorsqu’ils participent à un engagement du REP.
    • De quelle façon le REP réduit-il le risque de conflits d’intérêts potentiels ou réels lorsque des engagements du REP sont mis en place?
      Tous les bénévoles du REP et participants doivent se conformer à leur obligation d’éviter les conflits d’intérêts, comme le prévoient la règle 3.4 du Code de déontologie et la règle 3.04 du Code des parajuristes, selon le cas.
       
      Le REP a établi un processus pour aider les parties à gérer les conflits d’intérêts potentiels ou réels et à accélérer le processus de jumelage. Les participants s’engagent à suivre ce processus lorsqu’ils soumettent une demande de rencontre avec un bénévole du REP. Plus précisément, le processus comprend ce qui suit :
       
      1. Dans leur demande de rencontre, les participants doivent indiquer les noms des personnes ou des sociétés avec lesquelles un engagement pourrait soulever un conflit d’intérêts potentiel ou réel.
      2. Dans leur demande de rencontre, les participants doivent examiner la liste des bénévoles du REP [hyperlink] et indiquer les noms des bénévoles du REP avec lesquels un engagement pourrait soulever un conflit d’intérêts potentiel ou réel. 
      3. En utilisant les informations les plus récentes à la disposition du Barreau, le personnel du REP exclura ces noms et ces sociétés lorsqu’il effectuera le jumelage. Cependant, il ne peut pas accepter les demandes de jumelage avec un(e) bénévole du REP en particulier.  
      4. Les participants doivent également déterminer si certains renseignements confidentiels doivent être communiqués afin d’assurer une discussion utile avec le bénévole. Par renseignements confidentiels, on entend tous les renseignements concernant les activités et les affaires d’un client obtenus dans le cadre de la relation professionnelle (règle 3.3-1 du Code de déontologie et règle 3.03 du Code des parajuristes). Les renseignements contextuels sur la situation du client, même si le client n’est pas identifié, pourraient tout de même être considérés comme confidentiels en vertu du Code de déontologie ou du Code des parajuristes.
      5. S’il est nécessaire de communiquer certains renseignements confidentiels, les participants doivent, avant de communiquer tout renseignement au bénévole du REP, l’informer que ces renseignements doivent lui être communiqués et lui fournir l’information nécessaire afin que le bénévole puisse déterminer s’il est approprié d’aller de l’avant avec la communication des renseignements et, le cas échéant, effectuer les vérifications nécessaires de son côté pour déterminer s’il y a un conflit d’intérêts.
      6. Les participants doivent, tout au long de l’engagement, évaluer et détecter les conflits d’intérêts qui pourraient surgir (p. ex. après le jumelage, un participant pourrait apprendre que la partie adverse est représentée par le bénévole du REP ou par le cabinet de ce bénévole).
       
      Outre le processus de détection des conflits d’intérêts décrit ci-dessus, les bénévoles du REP doivent également évaluer et surveiller les engagements afin d’éviter les conflits d’intérêts. Ils doivent notamment faire ce qui suit : 
       
      1. Les bénévoles du REP doivent exercer leur jugement professionnel pour déterminer s’ils doivent procéder à une vérification des conflits avant l’engagement ou à tout moment pendant l’engagement.
      2. Les bénévoles du REP doivent également être attentifs à la communication accidentelle de renseignements confidentiels par un participant et prendre les mesures appropriées. Par exemple, le bénévole du REP peut demander au participant de ne pas communiquer ou de cesser de communiquer ces renseignements, procéder à une vérification des conflits d’intérêts, mettre fin à l’engagement ou évaluer l’impact de la communication sur sa pratique, le cas échéant.
      3. Le bénévole du REP doit refuser l’engagement ou y mettre fin s’il y a des risques que l’engagement entraine un conflit d’intérêts qui contrevient au Code de déontologie ou au Code des parajuristes, selon le cas.
       
      Toutes les demandes de rencontre doivent être présentées directement au REP en utilisant le formulaire de demande de rencontre afin que le REP puisse s’assurer que tous les engagements du REP satisfont aux protocoles de gestion des risques du REP. Les participants ne doivent pas contacter directement les bénévoles du REP.
       
    • Les réclamations découlant d’un engagement du REP sont-elles couvertes par l’assureur auprès duquel je souscris une assurance responsabilité professionnelle?
      Pour déterminer si une réclamation découlant d’un engagement du REP est couverte par l’assurance responsabilité professionnelle du titulaire relative aux erreurs et omissions, l’assureur devra procéder à une enquête sur les faits. Il se peut que cette couverture ne s’applique pas à toutes les réclamations.
    • LAWPRO® couvre-t-il les engagements du REP?
      Tous les avocats en exercice et certains parajuristes qui exercent dans un cabinet multidisciplinaire ou en partenariat avec d’autres avocats sont assurés par LAWPRO®. LAWPRO® encourage les engagements du REP et les relations de mentorat. LawPRO® a établi des critères pour ces relations qui entrainent, s’ils sont satisfaits, une renonciation aux frais de franchise et des suppléments fondés sur l’historique des réclamations dans le cas d’une réclamation découlant de la relation de mentorat. Cependant, il importe de remarquer que, comme mentionné ci-dessus, il est possible que la couverture offerte par LAWPRO® ne s’applique pas à certaines réclamations découlant d’un engagement du REP. Toute couverture additionnelle sera assujettie aux conditions de la police d’assurance complémentaire pertinente.

      LAWPRO® exige ce qui suit :
       
      • Les relations de mentorat doivent être confirmées par écrit.
      • Les mentors ne doivent avoir aucun contact avec les clients des mentorés qui risquerait de créer une relation avocat-client.
      • ​La personne mentorée comprend qu’elle est personnellement responsable de vérifier le bienfondé des suggestions, des recommandations ou des commentaires ressemblant à des conseils faits par le ou la mentor(e).  

      Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la brochure de LawPRO® intitulée « Managing a Mentoring Relationship » (en anglais seulement), que vous trouverez sur le site Web de practicePRO®.

      LAWPRO® fournit également une police de garantie subséquente de base de 250 000 $ qui peut s’appliquer aux réclamations couvertes par la police d’assurance pour certains avocats qui sont admissibles à une exemption d’assurance. Pour de plus amples renseignements, visitez le site Web de LawPRO®.
    • Les autres assureurs qui offrent une assurance responsabilité professionnelle couvrent-ils les engagements du REP?

      Les parajuristes (sauf ceux et celles qui doivent être assurés en vertu du programme de LAWPRO®) souscrivent leur assurance responsabilité professionnelle auprès de divers assureurs. Pour savoir s’ils sont couverts dans le cadre de leur participation au REP, nous recommandons aux parajuristes bénévoles du REP de communiquer avec leur assureur et de lui envoyer des copies de leur demande et entente pour devenir bénévole du REP ou de leur entente et demande de rencontre avec un formateur ou un conseiller, selon le cas. 

  • FAQ pour les bénévoles du REP
  • FAQ des participants
    • Je cherche un(e) mentor(e). Le REP peut-il m’aider?
      Le REP est une solution moderne et flexible permettant aux titulaires de permis d’accéder à un réseau de pairs et de praticiens plus expérimentés dans le cadre d’engagements à court terme visant à aider les titulaires de permis à obtenir de meilleurs résultats dans leur pratique. Le REP n’est pas un programme de mentorat traditionnel, mais les participants affirment invariablement que les engagements du REP les ont aidés à se rapprocher de leurs objectifs. La structure du REP complète les programmes de mentorat et de réseautage offerts par les associations et organisations juridiques de la province. Faites l’essai du REP et voyez s’il vous est utile d’avoir accès à de multiples relations de perfectionnement avec d’autres membres de votre profession.
       
    • Comment puis-je tirer le maximum de mon engagement dans le cadre du REP?
      Lisez ce bref article pour apprendre comment tirer le maximum de votre engagement.
    • Quelle est la différence entre un engagement avec un formateur ou un conseiller?
      Le REP reconnait que vous pouvez avoir besoin d’une aide différente à différents moments. Apprenez-en plus long ici.

       
    • Y a-t-il des frais pour demander une rencontre avec un formateur ou un conseiller?
      Non. Le REP est financé par vos cotisations annuelles au Barreau.

       
    • Qui peut soumettre une demande au REP?
      Le REP est accessible à tou(te)s les avocat(e)s ou parajuristes titulaires d’un permis du Barreau. 
       
    • Combien de fois puis-je soumettre une demande au REP?
      Vous pouvez soumettre une demande aussi souvent que vous le souhaitez. La seule limite est la disponibilité des bénévoles du REP.

       
    • Dois-je envoyer ma Feuille de préparation à mon conseiller ou ma conseillère?
      Vous ne devez pas communiquer des renseignements ou des documents confidentiels relatifs à votre client, sauf si : 1) cela est absolument nécessaire pour l’engagement avec le conseiller ; 2) vous avez obtenu et documenté le consentement du client comme l’exigent le Code de déontologie et le Code des parajuristes ; 3) vous avez fourni un avis à votre conseiller afin qu’il puisse déterminer s’il est approprié d’aller de l’avant et, si oui, afin qu’il puisse prendre les mesures nécessaires pour respecter son obligation de procéder à une vérification appropriée des conflits d’intérêts potentiels ; et 4) vous avez confirmé avec le conseiller qu’il est disposé à recevoir ces renseignements.
       
      Le REP vous recommande fortement de remplir la Feuille de préparation pour chaque engagement avec un conseiller afin de vous assurer de respecter votre obligation de protéger la confidentialité des renseignements et de vous aider à tirer le maximum du temps limité dont vous disposerez avec votre conseiller. Les conseillers s’attendent à ce que vous ayez pris le temps de vous préparer à l’appel. De plus, chaque relation que vous établissez contribue à bâtir votre réputation professionnelle. Le REP vous recommande d’envoyer votre Feuille de préparation à votre conseiller uniquement si vous avez déjà pris les mesures décrites ci-dessus et que vous ne communiquez que des renseignements nécessaires pour l’engagement.

      Vous ne devez pas communiquer des renseignements ou des documents confidentiels relatifs à votre client, sauf si : 1) cela est absolument nécessaire pour l’engagement avec le conseiller ; 2) vous avez obtenu et documenté le consentement du client comme l’exigent le Code de déontologie et le Code des parajuristes ; 3) vous avez fourni un avis à votre conseiller afin qu’il puisse déterminer s’il est approprié d’aller de l’avant et, si oui, afin qu’il puisse prendre les mesures nécessaires pour respecter son obligation de procéder à une vérification appropriée des conflits d’intérêts potentiels ; et 4) vous avez confirmé avec le conseiller qu’il est disposé à recevoir ces renseignements.
       
      Le REP vous recommande fortement de remplir la Feuille de préparation pour chaque engagement avec un conseiller afin de vous assurer de respecter votre obligation de protéger la confidentialité des renseignements et de vous aider à tirer le maximum du temps limité dont vous disposerez avec votre conseiller. Les conseillers s’attendent à ce que vous ayez pris le temps de vous préparer à l’appel. De plus, chaque relation que vous établissez contribue à bâtir votre réputation professionnelle. Le REP vous recommande d’envoyer votre Feuille de préparation à votre conseiller uniquement si vous avez déjà pris les mesures décrites ci-dessus et que vous ne communiquez que des renseignements nécessaires pour l’engagement.
    • Pourquoi le REP me demande-t-il de préciser si ma demande est liée à une question générale ou à une question visant un client en particulier?
      La Demande de rencontre avec un conseiller et la Feuille de préparation à un engagement avec un conseiller vous demandent de préciser si votre question est de nature générale ou si elle se rapporte à un client en particulière. Nous vous posons cette question pour vous aider, vous et le bénévole du REP, à respecter vos obligations, telles qu’elles sont énoncées dans le Code de déontologie et le Code des parajuristes, en faisant ressortir le type de renseignements que vous devrez communiquer à votre conseiller au cours de l’engagement du REP. 

      Il est possible de répondre à une question générale sans fournir des renseignements confidentiels. Par exemple, le participant pourrait avoir besoin d’éclaircissements sur l’état actuel du droit dans un domaine en particulier ou avoir des questions sur une procédure judiciaire en particulier.
       
      Les demandes qui se rapportent à un client découlent de faits qui sont propres à son affaire et l’on ne peut répondre à ces demandes sans communiquer certains renseignements confidentiels. Par renseignements confidentiels, on entend tous les renseignements concernant les activités et les affaires d’un client obtenus dans le cadre de la relation professionnelle. Les renseignements contextuels sur la situation du client, même si le client n’est pas identifié, pourraient tout de même être considérés comme confidentiels en vertu du Code de déontologie ou du Code des parajuristes.
       
    • Ma demande se rapporte à un client en particulier et je devrai communiquer des renseignements confidentiels relatifs à l’affaire pour obtenir une réponse à ma question dans le cadre de l’engagement du REP. Est-ce permis?
      Tous les bénévoles et participants du REP doivent respecter leurs obligations envers leurs clients, telles qu’elles sont prévues à la règle 3.3 du Code de déontologie et à la règle 3.03 du Code des parajuristes. Les participants ne doivent pas divulguer des renseignements confidentiels à moins que cela ne soit autorisé en vertu du Code de déontologie ou du Code des parajuristes, et ils doivent veiller à ce que le privilège soit préservé.

      Par renseignements confidentiels, on entend tous les renseignements concernant les activités et les affaires d’un client obtenus dans le cadre de la relation professionnelle. Les renseignements contextuels sur la situation du client, même si le client n’est pas identifié, pourraient tout de même être considérés comme confidentiels en vertu du Code de déontologie ou du Code des parajuristes. Si vous avez des questions sur ce qui constitue des renseignements confidentiels ou sur la meilleure façon de respecter vos obligations, vous pouvez communiquer avec la Ligne d’aide à la gestion de la pratique.

      Lorsque le participant doit communiquer des renseignements confidentiels afin d’avoir une discussion utile avec un bénévole du REP, le participant doit obtenir et documenter le consentement du client avant de communiquer ces renseignements, comme le prévoit le Code de déontologie ou le Code des parajuristes, et seuls les renseignements nécessaires pour la discussion peuvent être communiqués.
       
      Une fois que le consentement du client a été obtenu, le participant doit informer le bénévole du REP que certains renseignements confidentiels doivent être communiqués afin qu’une discussion utile puisse avoir lieu. Cela permet au bénévole du REP de déterminer s’il est approprié de procéder à la communication des renseignements et, le cas échéant, de prendre les mesures nécessaires pour respecter son obligation de procéder à une vérification appropriée des conflits d’intérêts potentiels.
       
    • Ma question porte à la fois sur une question relative au professionnalisme et sur une question de fond ou de procédure. Que devrais-je faire?
      Nous vous encourageons à communiquer tout d’abord avec la Ligne d’aide à la gestion de la pratique (GDLP) si votre demande vise une question relative au Code de déontologie ou au Code des parajuristes, ou tout autre sujet relatif au professionnalisme et à la gestion de la pratique relevant du mandat de la GDLP, notamment :
       
      Si, après votre appel, vous avez des questions sur le droit substantiel ou la procédure, remplissez une Demande de rencontre avec un conseiller. Lorsqu’une question relève également du mandat de la GDLP, l’équipe du REP vous demandera généralement de communiquer tout d’abord avec la GDLP avant de demander un jumelage avec un bénévole du REP. 
       
    • Ma question touche également ma santé et mon bienêtre personnel. Par où dois-je commencer?
      De nombreux participants indiquent que la conciliation travail-vie personnelle est l’un de leurs sujets d’intérêt pour les engagements avec un formateur. Les formateurs peuvent vous aider à mettre en œuvre de bonnes stratégies.

      Si vous avez des questions relatives à votre santé et votre bienêtre personnels, vous pouvez également recourir aux services confidentiels offerts par le Programme d’aide aux membres en composant le 1 855 403-8922 (24 heures sur 24, 7 jours sur 7).
       
    • Le ou la bénévole du REP avec qui j’ai été jumelé(e) et moi souhaitons poursuivre notre relation de travail une fois que l’engagement du REP sera terminé. Est-ce permis?
      Oui. Si un bénévole et un participant du REP souhaitent tous les deux poursuivre leur relation de travail en dehors du REP, ils peuvent le faire. Il peut s’agir d’une entente pour discuter de tout nouveau développement lié à la demande originale, d’une entente de soutien pour la durée d’une affaire en particulier ou d’une relation de mentorat plus traditionnelle.

      Le bénévole et le participant du REP devraient structurer et documenter leur relation de sorte à répondre aux critères de gestion des risques établis par LawPRO®. Pour de plus amples renseignements sur les conditions à prendre en compte lors de l’établissement de la relation de mentorat, veuillez consulter le feuillet de LAWPRO® intitulé « Managing a Mentoring Relationship ». Bien que ce document ait été conçu pour les avocats, il peut également être utile pour les parajuristes.
    • Mon formateur ou ma formatrice est prêt(e) à prolonger l’engagement du REP au-delà du délai de trois mois. Est-ce permis?
      Le REP a déterminé que les engagements du REP avec un formateur se composeront de six séances, dont une séance initiale d’une heure et demie, puis cinq séances toutes les deux semaines, et que le tout devrait s’étendre sur environ trois mois. 

      Ce délai est une marque distinctive de l’approche à court terme adoptée par le REP. Cette approche est axée sur les résultats et vise à favoriser des « sprints » d’activités ciblées. Cela permet également au REP de répondre au volume de demandes reçues, car, en établissant une fin pour les engagements, nous pouvons ainsi jumeler les bénévoles du REP avec de nouveaux participants.
       
      Bien que le REP ait établi un cadre pour soutenir une intention ciblée, le bénévole et le participant du REP peuvent travailler ensemble pour établir un calendrier qui leur convient mieux. Si le délai est prolongé, nous recommandons au bénévole du REP de nous en aviser afin d’éviter d’être jumelé(e) avec un autre participant avant la fin de l’engagement.
       
Explication des termes et concepts