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La sauvegarde des données électroniques

Transcription d’un balado sur la sauvegarde des données.

Animateurs :        PB : Phil Brown, DW : David Whelan

PB : Je suis avec David Whelan. Ici Phil Brown. Nous allons parler de la sauvegarde de vos données électroniques. Donc, pour commencer, pourquoi quelqu’un voudrait-il sauvegarder ses données électroniques ?

DW : Dans le pire des cas, vous avez toutes sortes de données que vous avez reçues de vos clients ou rassemblées au nom de vos clients, vous avez des documents préalables, vous avez toutes sortes de choses d’accumulées et puis un jour, elles disparaissent toutes. Comment allez-vous recréer votre pratique, recréer vos factures, recréer les documents de vos clients, sans aucun des fichiers que vous avez accumulés pendant tout ce temps ?

PB : Et j’aimerais rappeler à tout le monde qu’il y a plusieurs façons de perdre cette information. Ça pourrait être une panne complète de votre ordinateur et vous n’êtes pas capable de récupérer l’information, ça pourrait être un incendie, ça pourrait être quelqu’un qui part avec votre ordinateur. Il faut se rappeler que la sécurité physique est importante aussi.

DW : Absolument. Je pense que c’est une chose intéressante de laquelle nous ne nous inquiétions pas trop au format papier, même si nous avons probablement fait des copies de certaines choses ou mis nos dossiers format papier à différents endroits, mais le genre de choses qui peuvent arriver à tes dossiers électroniques peuvent avoir toutes sortes de sources et, même si les gens pensent, tu sais, « Ça ne m’arrivera jamais, je ne serai jamais impliqué dans une catastrophe naturelle ou, tu sais, mon bureau ne passera jamais au feu. » J’ai vu une bonne publication l’autre jour qui disait que ce n’est pas d’un incendie dans ton bureau qu’il faut te méfier, c’est de ton ado de 18 ans qui appuie sur la touche de suppression et qui efface toutes les données que tu as sur ta machine. Donc, le risque d’une catastrophe provient de plusieurs endroits à la fois.

PB : En effet, et on doit se pencher sur la situation de différents points de vue, l’un d’eux étant bien sûr la confidentialité des renseignements du client et l’autre étant la capacité à se défendre si une réclamation avait lieu plus tard dans l’avenir. C’est l’une des raisons pour lesquelles on prend la conservation des dossiers et les règles qui s’y rattachent au sérieux.

DW : Exact ! Et je pense que ça va donner du fil à retordre. En format papier, tu as toujours le papier, tu peux le sortir et le montrer aux gens, sauf s’il a été endommagé par le feu ou l’eau. Vous avez probablement une assez bonne copie d’un document que vous avez reçu très tôt dans votre carrière, mais avec les documents électroniques, ça devient beaucoup plus problématique. Il se peut que vous ayez créé un document sur WordStar il y a vingt ans et que maintenant, si vous ne l’aviez pas imprimé, que vous ayez à trouver un moyen d’avoir accès à cette information. Quel logiciel allez-vous utiliser pour y avoir accès ?

PB : Je suppose qu’il est important de mentionner que ça ne donne rien de sauvegarder vos données électroniquement si vous n’essayez pas de les restaurer de temps à autre.

DW : Je pense que c’est l’une des étapes qui est le plus souvent sautée. Tu télécharges le logiciel de sauvegarde ou tu achètes un système de sauvegarde, un de ces dispositifs sur lequel tu appuies sur un bouton et qui fait une copie de toutes tes données, mais le fait de sauvegarder n’est pas suffisant. Tu dois t’assurer qu’une fois que c’est sauvegardé, peu importe le format, que tu peux récupérer les données que tu as sauvegardées.

PB : Et peut-être qu’on pourrait parler un peu des différents types de sauvegardes. Tu as mentionné les bandes magnétiques. Je sais qu’il y a un certain nombre de cabinets qui se servent encore des bandes magnétiques et il n’y a rien de mal à ça, tant, encore une fois, qu’ils ont l’équipement permettant de récupérer ces données en cas de perte.

 DW : Oui, et je crois que la prolifération des appareils que tu peux maintenant lier à ton ordinateur, que ce soit un dispositif de stockage lié par réseau ou un dispositif de stockage USB, a vraiment fait augmenter la quantité de dispositifs de sauvegarde que nous devons utiliser pour stocker nos données. Je pense qu’il y avait une époque à laquelle beaucoup de gens faisaient leurs sauvegardes sur des CD-RW, des disques CD et des DVD, mais je crois que maintenant, c’est plus commun, si vous faites une sauvegarde à votre bureau et que vous travaillez seul ou dans un petit cabinet, d’utiliser quelque chose que vous pouvez connecter à votre ordinateur ou à votre réseau et puis sauvegarder de cette façon-là.

PB : Donc, il pourrait s’agir d’une clé USB ou ça pourrait être un disque dur externe.

DW : Une des choses dont il faut se souvenir lorsqu’on choisit un appareil qui se connecte à son ordinateur, c’est que s’il fonctionne par mémoire flash, comme une clé USB, il ne peut supporter qu’un certain nombre d’écritures, donc vous devez vous assurer d’utiliser du nouveau matériel après une certaine période de temps et après avoir fait une certaine quantité de sauvegardes, d’aller vous procurer une nouvelle clé USB. Vous feriez probablement mieux d’utiliser un disque dur mécanique si vous choisissez de sauvegarder sur un disque dur externe. Mais, dans les deux cas, vous voudrez vous assurer que, comme Phil l’a dit plus tôt, si vous avez quelque chose qui peut être séparé de votre ordinateur, ça veut probablement dire que quelqu’un peut le prendre avec lui, ce qui veut dire qu’il peut prendre vos fichiers sauvegardés et sortir de votre bureau avec et, encore une fois, c’est quelque chose qui ne pouvait pas vous arriver dans le passé, que quelqu’un puisse tout prendre ce qu’il y a dans votre bureau au lieu d’un seul dossier.

PB : Il y a quelques choses qui découlent de ça. L’une d’elles, c’est de savoir qui est responsable de vos données au bureau ou à l’extérieur du bureau. Je connais des gens qui font différents types de sauvegardes. Peut-être qu’ils ne sauvegardent que les nouvelles données qu’ils ont accumulées durant la journée ou durant la semaine, une sauvegarde incrémentielle, comme on l’appelle, ou peut-être qu’il y a une sauvegarde complète du système à la fin de chaque semaine, mais c’est tout de même important de savoir ce qui arrive à ces données une fois qu’elles sont sauvegardées et qui est responsable de s’occuper de ça.

DW : Je suis très en faveur, surtout dans un environnement plus petit où tu n’as pas d’équipe de TI ni assez de temps pour en apprendre sur la technologie et la gérer toi-même, d’envisager de se servir d’un système de sauvegarde sur le Web ou sur le nuage, comme ils disent. Comme ça, quand tu fais une sauvegarde, tu la fais de façon sécuritaire, peut-être de façon cryptée, mais tu sauvegardes sur Internet donc si, pour une raison ou une autre, il y a un imprévu à ton bureau, les données et la sauvegarde ne sont pas dans le bureau où le sinistre vient de se produire.

PB : Encore une fois, en parlant du nuage, l’une des choses dont on doit se soucier est la confidentialité des renseignements du client et vous devriez d’abord savoir qui est propriétaire de ces données si elles sont sauvegardées dans le nuage, car certains contrats d’utilisation peuvent sous-entendre que la compagnie qui stocke vos données en est propriétaire, mais ils ne le sont pas et ils ne devraient pas l’être et vous ne devriez pas signer une entente du genre. Mais l’autre chose c’est que, est-ce que vos données sont cryptées ou est-ce que d’autres personnes peuvent avoir un accès direct à cette information ?

DW : Je crois que c’est une bonne remarque et certains sites comme Mozy.com ou Carbonite.com, qui fournissent ce genre de service de sauvegarde en ligne, les sauvegardent d’une façon qui en fait une sorte de masse d’information, donc vous ne vous en serviriez que lorsque vous avez à restaurer votre ordinateur. Une autre solution de sauvegarde à envisager est d’utiliser un site comme Dropbox.com ou SugarSync.com, avec lesquels tous vos fichiers sont en fait sauvegardés selon le même ordre de fichiers et de dossiers que sur votre ordinateur. Ça peut les rendre plus faciles à accéder un par un et ça peut vous permettre d’ajouter un niveau de cryptage en envoyant tous vos fichiers sous un format crypté, donc même si quelqu’un arrive à y avoir accès, même s’il n’est pas autorisé à le faire, au moins vous savez que ces fichiers-là sont cryptés.

PB : Les quatre compagnies que tu as nommées, je crois, sont toutes américaines et leurs serveurs sont aux États-Unis. Il y a probablement aussi des compagnies canadiennes équivalentes qui auraient des serveurs hébergés au Canada. La seule raison pour laquelle je le mentionne, c’est, car je sais qu’il existe une préoccupation face à une vulnérabilité potentielle due au Homeland Security Act aux États-Unis, c’est de savoir si quelqu’un pourrait ou non avoir accès à vos données sans votre consentement.

DW : Absolument. Je crois que quand tu envoies des données sur Internet, tu es mieux de les crypter si tu les laisses quelque part, parce que même si tu te sers d’un service qui est bien connu et qui est établi au Canada, il se peut que tu sois en train de les laisser sur un serveur qui n’est pas canadien ou qu’elles passent par d’autres serveurs, donc c’est toujours une bonne idée de les crypter, ça apaise tes inquiétudes par rapport à une intrusion potentielle par un agent du gouvernement ou toute autre personne.

PB : Que ce soit ici au Canada ou aux États-Unis.

DW : Exact.

PB : Je suppose que l’autre question est de savoir durant combien de temps ces données seront conservées. Nous sauvegardons tous des trucs sur nos disques durs ou sur des DVD ou peu importe, puis c’est un peu comme si on les oubliait pour toujours, mais on pourrait avoir besoin d’y accéder dans 10 ou 20 ans. Pourrons-nous encore y accéder ?

DW : Je pense que ça va être un gros défi et je ne suis pas sûr qu’on y aura accès. On a déjà été témoins de problèmes lorsque beaucoup d’avocats sont passés de Word Perfect à Microsoft Word. Word Perfect existe encore, mais il est loin d’être aussi populaire qu’il l’était avec les avocats. Je pense que, plus on avance vers l’avenir, on va avoir des problèmes de format. Je pense que l’une des choses qu’on va pouvoir un peu éviter, c’est que le matériel sur lequel on comptait dans le passé, qui était local, donc tu devais en fait acheter un dérouleur de bande additionnel ou un lecteur CD de plus pour pouvoir accéder aux données, je pense que cet obstacle va peut-être disparaitre, mais on va tout de même devoir être très prévoyant à propos des données qu’on sauvegarde. Si vous avez un des premiers ordinateurs personnels, vous avez probablement enregistré au-dessus de 20 ans de données provenant de votre cabinet. Comment allez-vous avoir accès à tous ces fichiers dans l’avenir ?

PB : Et je dirais, pour en rajouter là-dessus, que si vous faites affaire avec une compagnie tierce pour votre stockage, vous devez savoir ce qui arrivera si cette compagnie finit par disparaitre et combien il vous en coutera pour récupérer vos données si vous avez besoin de les récupérer.

DW : Exact. Vous ne voulez pas vous retrouver sans accès à votre sauvegarde juste parce qu’une compagnie sur laquelle vous comptiez a fait faillite ou n’est pas disponible pour une raison quelconque.

PB : Parfait ! Bien, merci beaucoup.

DW : Merci beaucoup, Phil.

Explication des termes et concepts