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Gestion de fichiers

Le présent document est une transcription d'un balado sur la gestion des fichiers, sur les enjeux liés au stockage, à l'accès et à l'indexation. On y offre également des conseils sur l'utilisation du nuage.

Animateurs :        PB Phil Brown              DW David Whelan

PB  : Bonjour, ici Phil Brown en compagnie de David Whelan et aujourd'hui nous allons parler des fichiers PDF.

DW  : Les fichiers PDF sont omniprésents dans le monde du droit. Le format de document portable («  Portable Document Format  »), ce qui me fait un peu rire, car de nos jours presque tout est portable, mais le format de document portable est souvent à la base du partage d'information. Les tribunaux et les gouvernements l'utilisent sur leurs sites Web pour transmettre de l'information. C'est une excellente façon d'envoyer un document que vous avez créé dans un logiciel de traitement de texte, mais qui serait modifié si vous l'envoyiez à quelqu'un d'autre et qu'il l'ouvrait lui aussi dans un logiciel de traitement de texte. Vous pouvez le fixer pour qu'il ait toujours l'air pareil et tant la police que les images que l'agencement, tout va rester identique. Donc, c'est très utile.

PB  : Et ça rend le tout plus difficile à modifier. Donc, par exemple, si vous envoyiez quelque chose à un client pour qu'il le passe en revue, et un petit conseil, vous ne devriez jamais envoyer un document Word modifiable à un client ou quoi que ce soit de la sorte, car il pourrait copier votre en-tête et votre signature et toutes sortes d'autres choses et les utiliser à des fins malhonnêtes. Comme le PDF est une version verrouillée du document que vous venez de créer dans un logiciel de traitement de texte, c'est cette version que vous voudrez envoyer à vos clients.

DW  : Oui, il y a un très bon article sur le site lawyerist.com expliquant pourquoi vous devriez toujours vous servir du format PDF pour la version finale de vos documents. Et donc, essentiellement, vous pouvez considérer mettre en PDF toute la documentation de votre cabinet créée en Word, et ici on ne parle pas de la documentation relative à la preuve, mais dans le cadre de votre travail, et puis ensuite toutes vos versions finales seront mises en format PDF. Donc, quand vient le temps de clore le dossier, vous savez que vous n'avez en fait qu'à trouver tous les PDF, car ce sont ces documents que vous partagiez avec le client, ce sont ceux-là que vous envoyez à la cour ou à l'avocat adverse et maintenant ce sont ceux que vous devez incorporer à votre dossier.

PB  : Donc c'est un peu comme un instantané, mais ce n'est pas un instantané.

DW  : C'est ça. Le PDF peut aussi enregistrer une grande quantité d'information sur le fichier, comme ça si tu as inclus des métadonnées dans ton document Word, ces métadonnées peuvent être préservées dans tes fichiers Adobe Acrobat ou PDF. Et voilà, je viens de commettre la faute grave dont on parlait tout à l'heure. Adobe Acrobat est presque synonyme, comme vous l'avez constaté par la façon dont je viens de m'exprimer, avec PDF. C'est parce qu'Adobe a développé le format et que le lecteur Adobe Acrobat Reader est omniprésent. Presque chaque fois où j'ai vu un lecteur quelque part, c'était Acrobat Reader qui était utilisé. Mais ils sont aussi les créateurs du logiciel Adobe Acrobat, qui n'est pas la même chose que le lecteur. Il coûte de l'argent et permet de modifier ou de créer des PDF. Et donc quand tu as affaire à des PDF, tu as toutes sortes d'outils à ta disposition pour travailler dessus. Et Adobe Acrobat est juste un de ceux-ci.

PB  : Et le PDF est la pierre angulaire du bureau électronique.

DW  : Absolument, oui. Je veux dire, si vous voulez être réellement capables de partager des documents, vous n'avez pas à vous inquiéter à savoir si l'autre personne utilise Word ou Word Perfect ou quelle version elle utilise et de quoi le document va avoir l'air à l'autre bout. Vous pouvez avoir confiance à presque 100 % qu'ils seront capables d'ouvrir le document qu'ils reçoivent.

PB  : Et tu as mentionné les métadonnées et les métadonnées sont créées que vous le vouliez ou non. Dans un document Word, elles indiquent quand le document a été créé et sur quelle machine il a été créé et à quelle heure il a été modifié et toutes sortes de mots-clés qui pourraient être tirés du document et incorporés aux métadonnées. Et une bonne partie de tout ça est supprimée automatiquement quand vous convertissez le fichier en PDF, mais vous pouvez en enlever encore plus.

DW  : Exact. Et donc ça vous donne ensuite l'option de, quand vous créez vos PDF, d'avoir une quantité minimale de métadonnées qui proviennent du document. Par exemple, si vous vous servez d'un précédent et que vous ne voulez pas qu'il contienne de métadonnées qui pourraient servir à identifier les autres clients pour lesquels vous avez utilisé ce précédent. Là, les PDF peuvent vous aider à éliminer tout ça. Et le PDF peut aussi contenir de l'information, comme ça quand vous avez à le réutiliser plus tard ou que d'autres personnes ont besoin de l'utiliser, c'est plus facile de le trouver, car vous pouvez y ajouter des mots-clés ou des descriptions ou des propriétés de la même façon que vous pourriez le faire avec un document Microsoft Word.

PB  : Et c'est une des belles choses avec le PDF, c'est que tu peux y inclure toutes sortes d'information unique avec des balises. Par exemple, s'il contient de l'information médicolégale, tu pourrais y mettre un mot-clé médicolégal ou un mot-clé de fichier ou il y a toutes sortes de choses que tu pourrais y mettre. Ça pourrait par exemple être « médicolégal et traces de sang » et quand tu vas faire un genre de recherche globale à travers tes données, tu vas pouvoir faire ressortir spécifiquement ces documents.

DW  : C'est ça. C'est particulièrement utile si tu as des documents numérisés. Et donc, le document n'existe en fait pas sous forme textuelle. Tu sais, si tu l'as créé dans un logiciel de traitement de texte, si je le numérise et que je ne me force pas à le faire passer par un logiciel de reconnaissance de caractères, alors ça ne sera qu'une image. Donc, même si je peux lire le texte si j'ouvre le document, l'ordinateur ne peut pas lire le texte parce qu'il ne sait pas que les mots sur l'image ont une signification. Donc, le fait d'ajouter des métadonnées, surtout à des fichiers numérisés qui sont des images, peut rendre ces PDF très riches en information.

PB  : Et pendant qu'on est sur le sujet de la numérisation, bon nombre de scanneurs viennent avec un programme qui sert de lecteur et parfois aussi d'éditeur.

DW  : Oui, vous pouvez faire de grosses économies si vous trouvez une offre qui inclut Adobe Acrobat, je parle ici de l'éditeur, et un scanneur. Vous économiserez beaucoup sur les frais de licence de ce logiciel.

PB  : Maintenant, Adobe, comme beaucoup d'autres compagnies, a commencé à adopter un modèle économique basé sur le nuage, donc le logiciel ne vient plus dans une grosse boite. Si tu achetais la version complète d'Adobe Pro, ou peu importe, ils te donneraient une licence Creative Cloud. Tu paierais au mois pour ce service et tu obtiendrais des mises à jour automatiques et d'autres trucs du genre.

DW  : C'est une des raisons pour lesquelles je trouve que le nuage est une arnaque. Dans le temps, tu avais une étagère remplie de vieux logiciels que soit tu n'exécutais pas, soit tu n'avais pas exécutés depuis longtemps. Maintenant, ils ne te donnent rien à mettre sur ton étagère.

PB  : Ils ne te donnent rien pour ton étagère, mais tu as régulièrement accès à des mises à jour automatiques pour ton logiciel, tandis que dans le temps quand tu payais 600 $ ou 500 $ pour un logiciel, tu n'allais pas vouloir dépenser la même somme l'année d'après pour avoir les mises à jour de la nouvelle version. Et habituellement, tu n'avais aucune idée de ce que contenaient ces fameuses mises à jour de toute façon.

DW  : C'est vrai. En plus, c'est important de garder le logiciel à jour. Ensuite, c'est important de comprendre comment vous pouvez créer ou modifier un PDF et quel genre de logiciel utiliser. Phil et moi on discutait de quelques types différents et en fait je crois que ce serait logique de dire qu'ils se divisent en catégories, celle des lecteurs, celle des rédacteurs ou des créateurs, et celle des éditeurs. Veux-tu nous parler des lecteurs ?

PB  : Certainement. Donc, les lecteurs, les lecteurs de PDF, il en a plusieurs qui sont des logiciels ouverts. Puis, bien sûr, il y a Adobe Reader. Adobe Reader vient avec à peu près n'importe quel appareil qui existe. Si vous utilisez un ordinateur portatif, vous avez probablement une version d'Adobe Reader dessus. Si vous utilisez une tablette, elle a probablement une version d'Adobe Reader. Et ça vous donne accès… Beaucoup de navigateurs ont maintenant des extensions qui permettent de lire un PDF ou de l'ouvrir directement dans le navigateur et ça vous permet de le consulter. Par contre, vous n'êtes pas nécessairement capables de modifier ces fichiers avec les lecteurs. Et comme je l'ai dit, il y a aussi beaucoup de versions qui sont des logiciels ouverts, il n'y a pas juste Adobe ; il y a plus d'un compétiteur en lice.

DW  : Exact. Sumatra en est un bon. Il est un peu moche, mais c'est un bon logiciel ouvert. Je crois que le vrai avantage du côté des lecteurs, qui sont des logiciels de base, c'est qu'ils offrent la possibilité aux gens de signer un document ou un PDF directement à partir du lecteur. Donc, si vous vous cherchez un lecteur ou si votre client a un lecteur particulier et que vous voulez lui envoyer un document à signer, sachez que vous pouvez le faire avec Adobe Reader. Avec Nitro PDF Reader, il y a moyen d'inclure une signature numérique, que ce soit l'image d'une signature, un petit monogramme numérique ou un dessin fait avec le doigt sur une tablette. C'est là un des avantages des lecteurs.

PB  : Les rédacteurs et les éditeurs, eux, sont plus sophistiqués.

DW  : Oui, surtout les rédacteurs. Avant, d'avoir un rédacteur de PDF, c'était quelque chose, mais maintenant ça fait partie du système d'exploitation de Microsoft. Donc, lorsque le temps est venu de sauvegarder ton fichier, ton PDF, tu n'as qu'à faire « Enregistrer sous » et sélectionner le format PDF au lieu de .docx et ça va générer un nouveau fichier PDF qui est distinct de ton fichier .docx, avec le même contenu, mais seulement l'information contenue dans le document à ce moment-là. Donc, en fait, le rédacteur te permet de créer un fichier.

PB  : Et ce sont des fichiers qui sont aussi plus petits et qui prennent moins de place.

DW  : Oui, exact, ils seront plus compressés que le document Word. Et ils sont utiles aussi… Je viens de mal m'exprimer. Ce que je voulais dire c'est qu'il faut faire « Fichier => Enregistrer sous » dans Word. Mais bon, si vous avez un rédacteur, comme je l'ai dit, j'utilise Nitro PDF, mais il en existe beaucoup d'autres. Beaucoup de rédacteurs de PDF, lorsque vous allez sur un site Web ou quelque part d'autre et que l'option « Enregistrer sous » en format PDF n'est pas disponible, alors vous n'avez qu'à faire « Imprimer » et à imprimer vers votre rédacteur de PDF et vous allez vous retrouver avec un PDF de n'importe quel site ou de ce que vous étiez en train de regarder.

PB  : Et beaucoup de programmes ont aussi une option « Exporter ».

DW  : Ouais.

PB  : Ce qui vous permettrait d'exporter le document en format PDF.

DW  : Ouais, il y a beaucoup d'outils intéressants, et on va parler des éditeurs dans une seconde, mais je crois qu'il y en a d'autres qui sont utiles. L'un d'eux que je voulais mentionner parce qu'il ressemble à Adobe Acrobat Editor, bien qu'il ne soit pas aussi puissant du point de vue de la fonctionnalité, se nomme PDF SaM. Si vous cherchez « PDF SaM » sur Google, vous allez voir que c'est un logiciel ouvert qui utilise Java, ce qui ne m'excite pas trop, mais qui permet de faire du «  Split and Merge  » [fractionner et fusionner], d'où le SaM de « PDF SaM ». Donc, vous pouvez fractionner et fusionner un PDF. Si vous recevez un PDF, vous pouvez le séparer en différentes pages ou en parties, comme ça si vous voulez n'en partager ou n'en garder que quelques pages, vous pouvez le faire. Ou, par exemple, si vous êtes en train de rédiger un rapport de dépenses et que vous avez plusieurs reçus d'un endroit, vous pouvez les fusionner en un seul PDF. Si vous avez à clore un dossier, vous pouvez tout fusionner en un seul fichier pour votre client.

PB  : D'accord. Juste avant que tu parles des éditeurs, je voulais mentionner que maintenant, sur beaucoup de tablettes et de téléphones, tu peux télécharger un programme pour scanner des documents. C'est très utile pour des trucs comme des reçus et d'autres documents. Tu peux simplement le prendre en photo et il est immédiatement converti en PDF. Ça le cadre. Même si tu l'as pris croche, il va être bien cadré par l'application. Il y a beaucoup de ces applications pour ton téléphone qui coûtent un dollar, deux dollars, trois dollars et il y en a des gratuites aussi. Mais donc tu peux convertir quelque chose, une photo de quelque chose sur une tablette, la convertir en PDF et l'exporter à un client si tu as besoin. Ensuite, on peut supposer qu'il pourrait le signer et te le renvoyer.

DW  : Ouais, c'est très pratique. Grâce à ça, je n'utilise plus de papier au bureau. Je me sers de Microsoft Office Lens, qui est gratuit sur Android, et de Genius Scan, les deux sont super. Genius Scan est une application payante, mais je suis tellement radin que je pense que je l'ai obtenue gratuitement. ( rires ) Bon, maintenant les éditeurs.

PB  : Oui, parlons des éditeurs. Quelle est la différence entre un éditeur et un lecteur ?

DW  : Un éditeur va te permettre de lire un PDF, mais il va aussi te permettre d'y faire des modifications. Donc, disons que j'ai sauvegardé un document à partir de Microsoft Word et que je l'ouvre avec mon lecteur de PDF et que j'y trouve une coquille, je pourrais rouvrir Microsoft Word, apporter la correction et refaire « Enregistrer sous » ou, à la place, je peux aller dans Adobe Editor, Adobe Acrobat Editor. En fait, je crois que la nouvelle version s'appelle Adobe Acrobat DC maintenant, c'est celle qui est en quasi-nuage. Et je pourrais simplement cliquer sur le mot et me servir de l'outil qui est inclus pour changer la lettre dans la coquille par la bonne. Donc, il y a beaucoup de fonctionnalités intégrées. Pas juste des trucs pour jouer avec le texte, mais tu peux aussi ajouter des formes, tu peux créer ce qu'on appelle, dans Adobe c'est… seulement dans Adobe Acrobat, des portfolios où tu peux rassembler toutes sortes de PDF ou de vidéos ou de fichiers audio dans un seul fichier PDF. Ça te permet de faire des choses fantastiques à l'intérieur du document.

PB  : Et si vous avez peur qu'un client ait un éditeur de PDF sur son ordinateur et qu'il puisse modifier votre document, sachez que vous pouvez aussi verrouiller le PDF, comme ça vous vous retrouvez avec une version en lecture seule qui ne peut tout simplement pas être modifiée

DW  : Tu peux même en faire encore plus, tu peux empêcher le copier-coller, tu peux bloquer l'impression. Je dois dire, et je ne te dirai pas où j'ai entendu ça, mais il y a des moyens de contourner ces genres de restrictions. Par contre, je ne sais pas s'il existe une façon de contourner un mot de passe. Si quelqu'un a juste bloqué le copier-coller, il existe des façons de contourner ça. Mais ça t'offre tout de même de bonnes options. Une autre de celles-ci, ce sont les signets ou l'index : la table des matières qui est générée avec le PDF. Si tu te sers de Microsoft Office, il va souvent en générer une pour toi si tu te sers des styles de Microsoft Office. Mais si tu es dans ton document et disons que tu as 12 pièces que tu as rassemblées dans un PDF après ton mémoire. Là, tu peux créer la table des matières à partir de l'éditeur de PDF comme ça lorsque quelqu'un l'ouvre, il a une belle table des matières sur le côté et il n'a pas à feuilleter juste pour voir le contenu, il peut rapidement tout voir dans une seule petite fenêtre.

PB  : Bon, la dernière chose dont on pourrait parler c'est peut-être d'en dire un peu sur les PDF d'archive et leurs caractéristiques.

DW  : Oui. À long terme, il y a une préoccupation par rapport à la conservation des fichiers numériques comme les PDF. Je veux dire, on parlait du yottaoctet dans un balado récent et on se demandait si un juriste garderait tous ses fichiers sur un seul disque durant toute sa carrière. Alors, pendant combien de temps garder ces fichiers et sous quel format devront-ils être ? Si tu as des fichiers Word Perfect, tu as probablement déjà du mal à les ouvrir tout court. Les PDF vont avoir une durée de vie plus longue et dans le monde des PDF, il y a des archivistes qui sont préoccupés par les PDF/A et je sais que tu es un expert des PDF/A.

PB  : Peut-être pas un expert, mais le PDF/A est un format qui a été développé, comme David l'a dit, pour archiver des documents et être capable de les récupérer plusieurs années plus tard. Je crois que le standard qui était visé était de six ans. Le problème c'est que si aujourd'hui tu sauvegardes quelque chose sous un certain format, et tu as a mentionné un exemple de logiciel : Word Perfect, certains de ces documents ne sont plus ouvrables parce que même si tu as la vieille version dans son format original, tu n'as plus rien maintenant lorsque tu tentes de l'ouvrir avec Word. Peut-être que tu pourrais l'ouvrir, mais tu perdrais probablement une grosse partie du formatage et peut-être une partie du contenu. Donc, l'objectif avec le PDF/A c'était d'inventer quelque chose que tu pourrais ouvrir six ans plus tard, sans perdre aucune information. Tu pourrais encore le lire sous le même format que quand il avait été sauvegardé.

DW  : Ce qui est drôle, c'est que j'ai parlé à l'archiviste du Barreau là-dessus et il m'a dit que les avis étaient partagés à savoir si c'était une bonne chose parce que tu perds certaines fonctions qui rendent le PDF pratique, comme l'insertion de liens et d'autres trucs du genre, en échange de cette durée de vie plus longue. Donc, même dans le monde concret, ils ne sont pas certains à 100 % de savoir comment s'y prendre.

PB  : Et c'est pour ça qu'ils continuent à développer de nouvelles versions. Le PDF/A version 3, qui a un nom beaucoup plus long, est la dernière variante et permet d'insérer des liens et d'autres choses du genre dans le document, en plus d'images et de toutes sortes d'autres trucs que tu ne pouvais pas faire avec la version 1. Il y a eu une certaine transition par le PDF/A2 et je pense qu'on va voir une quatrième et une cinquième version et ainsi de suite parce que les archivistes sont toujours en train de peaufiner tel ou tel détail. Le standard est de six ans aujourd'hui, mais de plus en plus de cabinets, de bibliothèques et d'autres archivent leurs documents de façon numérique et je crois que ce qu'on va voir, étant donné le cout élevé des mémoires de stockage, c'est que de plus en plus de cabinets vont avoir de la difficulté à passer à un système sans papier. En plus, ils ne veulent pas perdre leurs données et ils veulent pouvoir les récupérer s'ils ont à se défendre contre une poursuite dans dix ans.

DW  : Donc, si vous n'utilisez pas déjà les PDF, c'est le bon moment pour commencer à vous en servir dans votre cabinet. Nous espérons vous avoir donné un aperçu de certains des outils dont vous pourrez vous servir.

PB  : Merci beaucoup, David.

DW  : Merci Phil.

Explication des termes et concepts