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Lignes directrices sur l’enregistrement électronique de titres de propriété

Approuvées par le Conseil le 28 juin 2002 (mises à jour le 20 novembre 2015)

Table des matières

Ligne directrice 1 — Protéger l'intégrité de l'accès et des comptes

Ligne directrice 2 — Obligations relatives à la préparation des documents

Ligne directrice 3 — La Reconnaissance et directive

Ligne directrice 4 — Les clôtures électroniques et la convention d'enregistrement de documents (CED)

Ligne directrice 5 — Les clôtures électroniques et les opérations hypothécaires

Ligne directrice  6 — L'utilisation de déclarations de conformité avec la loi 


LIGNE DIRECTRICE 1

PROTÉGER L’INTÉGRITÉ DE L’ACCÈS ET DES COMPTES

Responsabilités en ce qui concerne les comptes

Compte Teranet

Chaque personne qui souhaite utiliser e-regMC doit ouvrir un compte avec Teranet Land Information Services Inc. (« Teranet »). Dans le cas des avocats, chaque avocat ou cabinet d’avocats souscripteur doit ouvrir un compte avec Teranet. C’est de ce compte que seront débités les frais d’utilisation (frais d’accès et frais électroniques). Les frais d’enregistrement et les droits de cession immobilière peuvent être payés au moyen des comptes en fiducie spéciaux et des comptes généraux des avocats. 

La trousse personnelle de sécurité

Chaque détenteur d’un compte Teranet (c.-à-d. chaque personne du cabinet d’avocats qui devra accéder au système e-regMC) doit obtenir une disquette personnalisée et spécialement cryptée ainsi qu’une phrase de passe correspondante. Il faut utiliser la disquette et la phrase de passe pour accéder au système. Teranet assure l’intégrité et la sécurité du système d’enregistrement électronique en gardant un registre de toutes les opérations effectuées et des parties (identifiées au moyen de leur phrase de passe) qui les ont effectuées.

Comme l’indiquent les règles 6.1-5 et 6.1-6 du Code de déontologie, l’avocat ne doit pas partager sa trousse personnelle de sécurité.

Déclarations de conformité avec la loi

Bien que l’on puisse permettre à des non-avocats d’accéder au système e-regMC, aux termes de la Loi portant réforme de l’enregistrement immobilier, seul un avocat autorisé à exercer le droit peut faire une déclaration de conformité sans déposer des preuves à l’appui. Par conséquent, Teranet maintient une liste à jour des avocats autorisés à exercer le droit et cette liste est actualisée afin de bloquer l’accès aux avocats dont les droits et privilèges ont changé en raison d’un départ à la retraite, d’une suspension, d’une radiation ou d’une démission, entre autres.

Responsabilité relative à l’accès pour les utilisateurs 

Les utilisateurs individuels dans un cabinet d’avocats pourront accéder au système au moyen du compte Teranet du cabinet. En raison de l’importance de la sécurité et de l’intégrité du système e-regMC, et puisque ce sont les cabinets qui sont au courant des changements au sein de leur personnel (employés, professionnels salariés ou associés) et qui ont le contrôle sur ces changements, les cabinets d’avocats doivent faire preuve de vigilance et mettre en œuvre des mesures de protection appropriées pour les disquettes individuelles cryptées et les phrases de passe.

À tout le moins, les cabinets devraient prendre les mesures suivantes :

  1. Insister, auprès de tous les utilisateurs qui ont accès à un compte, sur l’importance de protéger la confidentialité des phrases de passe et les disquettes cryptées. Les cabinets devraient prendre des mesures appropriées pour dissuader les utilisateurs de partager leur phrase de passe avec une autre personne et pour éviter que cela se produise;
  2. Établir des lignes directrices appropriées pour la création des phrases de passe de façon à tirer pleinement profit des éléments de sécurité du système;
  3. Prendre des mesures appropriées pour détruire, désactiver et remplacer les phrases de passe et les disquettes dont la confidentialité a été compromise;
  4. Mettre en œuvre des procédures de surveillance appropriées pour éviter tout accès non autorisé au système e-regMC au moyen des comptes d’utilisateur du cabinet. Cela devrait comprendre l’enregistrement et la vérification de tout ce qui est débité par Teranet, car cela pourrait révéler les accès non autorisés à votre compte; 
  5. Établir des procédures afin que Teranet soit immédiatement informé de tout changement parmi les utilisateurs autorisés du cabinet d’avocats (que ce soit les employés, les professionnels salariés ou les associés du cabinet). Plus particulièrement, lorsqu’un utilisateur autorisé quitte votre cabinet, vous devriez vous assurer de récupérer toutes les copies de sa disquette cryptée et avertir Teranet immédiatement de la résiliation de son accès au compte.

Responsabilité pour le compte — « cabinet d’avocats »

Lorsqu’un compte est ouvert avec Teranet, il importe de bien réfléchir à la question de savoir quels avocats pourront utiliser ce compte. Les avocats qui sont des associés ou qui sont des employeurs ou employés accèdent normalement au système e-regMC au moyen du même compte.

Cependant, les avocats exercent le droit en « association » doivent faire preuve de prudence. Lorsqu’ils n’ont pas l’intention d’établir une responsabilité solidaire, il n’est pas recommandé d’utiliser le système e-regMC avec le même compte.

De plus, il est permis de payer les frais d’enregistrement et les droits de cession immobilière au moyen d’un compte en fiducie spécial. Puisqu’il n’est pas approprié pour des avocats qui travaillent en « association » et qui n’exercent pas le droit à titre d’avocats employés d’utiliser le même compte en fiducie, il va de soi qu’il n’est pas approprié pour de tels avocats d’utiliser le même compte Teranet.

Conséquences d’une suspension ou d’autres changements au statut avec le Barreau

Puisque seuls les avocats qui sont autorisés à exercer le droit et qui ont souscrit à l’option pour praticiens du droit immobilier (Real Estate Practice Coverage Option (REPCO)) de la Compagnie d’assurance responsabilité civile professionnelle des avocats peuvent approuver des documents électroniques qui contiennent des déclarations de conformité avec la loi, les avocats doivent faire très attention aux conséquences de tout changement à leur statut puisque cela pourrait avoir des répercussions sur leur capacité à clore des transactions immobilières. E-regMC vérifie automatiquement le statut des avocats et ne permet pas aux avocats qui ne sont pas autorisés à exercer le droit et qui n’ont pas souscrit l’assurance requise d’approuver les documents qui contiennent des déclarations de conformité avec la loi. Le Barreau fournira des mises à jour en temps opportun à Teranet s’il y a des changements aux statuts des membres.

Les avocats qui quittent volontairement leur pratique en raison d’un départ à la retraite ou d’une démission doivent s’assurer que toutes les clôtures immobilières sont terminées ou réassignées (tant les dossiers papier que l’accès aux documents électroniques dans le système e-regMC) à d’autres avocats avant la date de leur changement de statut.

Les avocats qui ont été suspendus ou radiés du Barreau ne pourront pas approuver ces types de documents. Cela est particulièrement pertinent pour les avocats qui ont été suspendus « pour des raisons administratives » (p. ex. suspendus parce qu’ils n’ont pas payé les cotisations du Barreau ou leurs redevances à la Compagnie d’assurance responsabilité civile professionnelle des avocats, ou parce qu’ils n’ont pas déposé les formulaires exigés par le Barreau ou la Compagnie d’assurance responsabilité civile professionnelle des avocats). Puisque le Barreau fournit à Teranet des mises à jour électroniques sur le statut de ses membres, tout changement à l’accès au compte avec Teranet pourrait entrer en vigueur avant que les membres reçoivent une confirmation écrite de leur changement de statut par courrier recommandé. Par conséquent, les avocats doivent vraiment s’assurer de payer leurs cotisations et redevances à temps sans quoi ils pourraient être dans l’impossibilité de clore certaines transactions immobilières.


LIGNE DIRECTRICE 2

OBLIGATIONS RELATIVES À LA PRÉPARATION DES DOCUMENTS

Informatisation

Pour accéder à e-regMC, les avocats doivent apprendre à utiliser le matériel et le logiciel permettant de préparer et d’enregistrer les documents. Les avocats qui exercent le droit immobilier devraient se doter des outils technologiques nécessaires pour bien servir leurs clients. Plus particulièrement, ils devraient se doter de l’équipement informatique requis pour utiliser le système e-regMC à titre de praticiens de l’immobilier. Teranet a publié des renseignements sur la configuration requise ainsi que des renseignements sur la configuration recommandée et la configuration minimum. Il pourrait être nécessaire d’actualiser votre équipement au fur et à mesure que le système et la configuration requise évoluent.

Conséquence du défaut d’informatiser

L’avocat qui n’est pas prêt à faire les investissements technologiques minimums requis ne pourra pas produire les documents qui doivent être enregistrés dans e-regMC. En plus d’empêcher l’avocat de s’acquitter de ses obligations envers son client et de l’incidence que cela pourrait avoir sur les droits et obligations contractuelles du client, cela pourrait engendrer des inconvénients pour le ou les collègues de l’avocat qui agissent pour l’autre partie à l’opération et qui se sont dotés de l’équipement requis pour utiliser e-regMC.

Dans une telle situation, l’avocat devrait être prêt à prendre les dispositions nécessaires pour s’acquitter de ses obligations, notamment retenir les services d’un autre avocat en tant que mandataire. L’avocat devrait être disposé à rémunérer l’autre avocat pour ce travail. 

Si l’avocat a besoin d’aide, il devrait le reconnaître rapidement et prendre les dispositions nécessaires dès que possible pour éviter des retards de dernière minute, des inconvénients pour l’autre avocat ainsi que tout préjudice possible aux clients de l’avocat.


LIGNE DIRECTRICE 3

LA RECONNAISSANCE ET DIRECTIVE

Le système e-regMC a été conçu pour produire cinq différents documents standards de Reconnaissance et directive qui correspondent à chacun des formats d’enregistrement électronique. Ces documents peuvent être modifiés pour répondre aux besoins particuliers de toute opération. Il s’agit des documents de Reconnaissance et directive suivants :

  • Cession (cédant)
  • Cession (cessionnaire)
  • Charge (constituant d’une charge)
  • Mainlevée d’hypothèque ou de charge (titulaire d’une charge)
  • Document général 

Le Barreau recommande que le document approprié de Reconnaissance et directive pour chaque document électronique qui doit être enregistré au moyen du système e-regMC soit imprimé à partir du système e-regMC aux fins de signature par le ou les clients de l’avocat avant que chaque document électronique soit transmis pour enregistrement.

Subsidiairement, l’avocat pourrait préparer son propre document de Reconnaissance et directive et y indiquer les renseignements pertinents. Cependant, si l’avocat prépare son propre document de Reconnaissance et directive, on lui recommande tout de même de joindre au document le rapport d’enregistrement du document dans e-regMC. Lorsqu’un document électronique à enregistrer se rapporte à une opération où il est également approprié pour l’avocat de conclure une convention d’enregistrement des documents (CED), notamment lorsque l’avocat représente le vendeur ou l’acheteur de la propriété dans le cadre d’une convention d’achat-vente, l’avocat devrait joindre à la Reconnaissance et directive une déclaration qui autorise l’avocat à conclure une CED. Une copie certifiée conforme de la CED devrait être ajoutée en annexe et signée par le ou les clients.

La description du document électronique contenu dans une Reconnaissance et directive devrait correspondre exactement au document électronique qui sera enregistré électroniquement ultimement.

 Modifications à la Reconnaissance et directive

Sauf dans le cas d’une modification de nature administrative seulement, s’il faut apporter une modification à une Reconnaissance et directive existante, notamment pour modifier le taux d’intérêt indiqué pour une charge (constituant de charge) ou lorsque le client fournit des directives contraires, l’avocat devrait préparer une Reconnaissance et directive qui reflète toute modification et demander au ou aux clients de la signer pour confirmer les modifications. 

La Reconnaissance et directive ne fait que confirmer les directives données par le client pour l’enregistrement d’un document électronique et à l’égard d’une CED connexe dans certains cas. On recommande à l’avocat d’obtenir une confirmation écrite des directives appropriées du client dans les circonstances de l’opération. Prenons, à titre d’exemple, une situation où l’avocat représente les parties à une convention d’achat-vente en tant qu’acheteurs d’une propriété et où les clients lui demandent de procéder à l’enregistrement électronique d’une cession en faveur de certaines des parties, mais pas toutes, ou en faveur d’une tierce partie à titre de cessionnaire. En plus d’obtenir une Reconnaissance et directive pour cession (cessionnaire) auprès des parties qui seront désignées à titre de cessionnaires dans le document de cession, l’avocat devrait obtenir des directives écrites auprès de tous les acheteurs en vertu de la convention d’achat-vente. Ces directives devraient indiquer quelles parties sont désignées à titre de cessionnaires de la cession, soit les propriétaires inscrits de la propriété visée. L’avocat devrait continuer d’obtenir des confirmations écrites des directives des clients pour les questions qui ne sont pas directement liées à l’enregistrement d’un document électronique, particulièrement pour les opérations où l’avocat doit fournir une opinion avec réserve sur le titre.

Signature de la Reconnaissance et directive

La Reconnaissance et directive ainsi que toute autre forme appropriée de directives écrites du client devrait, lorsque cela est possible et pratique, être examinée avec le(s) client(s) au cours d’une entrevue personnelle avec l’avocat avant que le document électronique soit soumis aux fins d’enregistrement. L’examen devrait comprendre une explication détaillée du contenu de la Reconnaissance et directive et des autres directives du client avant la signature. L’avocat devrait conserver des copies signées de la Reconnaissance et directive ainsi que de toute vérification écrite des directives du client et de l’approbation pour l’enregistrement des documents électroniques.

Utilisation de documents autres que la Reconnaissance et directive

Pendant la période de transition après la mise en œuvre du système e-regMC dans une région, l’avocat pourrait décider d’utiliser des documents autres que la Reconnaissance et directive pour confirmer les directives du ou des clients, particulièrement lorsque de tels documents écrits existent déjà et que la Reconnaissance et directive ne fait que les dupliquer. Par exemple, les documents préparés selon le format Polaris et signés par les clients peuvent servir de directives à l’avocat si cela est bien expliqué aux clients.


LIGNE DIRECTRICE 4

LES CLÔTURES ÉLECTRONIQUES ET LA CONVENTION D’ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS (CED) 

En ce qui a trait aux clôtures dans le système e-regMC, il faudra établir une procédure selon laquelle les avocats échangeront les documents, les fonds, les clés, etc., avant la clôture de l’opération et les conserveront selon des conditions de mise en main tierce très strictes jusqu’à ce que les documents électroniques relatifs au titre soient enregistrés par voie électronique. 

Les conditions de mise en main tierce devraient être clairement précisées dans une convention exécutée avant la clôture. Un modèle standard de convention (la CED) peut être utilisé à cette fin. Subsidiairement, la CED peut être à la base d’un protocole de clôture que les parties conviennent expressément de respecter. Les aspects qui doivent être effectués dans la CED seraient précisés dans une lettre confirmant le respect du protocole de clôture fondé sur la CED.

Ajouts à la CED ou modification de la CED

Il peut être nécessaire de faire des ajouts à la CED ou de le modifier pour s’adapter aux circonstances des opérations individuelles. 

La CED établit des conditions strictes pour la mise en main tierce qui se rapportent seulement la procédure de clôture. Par exemple, la CED :

  • ne prévoit pas que les parties donnent ou acceptent la possession des biens réels avant l’enregistrement des documents relatifs au titre, 
  • n’aborde aucune question relative à la possession intérimaire, aux réajustements, à la modification ou à la préservation des droits ou obligations contractuelles ou à toute autre question normalement associée à une « clôture sous condition », puisque ce terme est communément utilisé dans le cas d’une opération qui ne peut être effectuée à la date de clôture prévue.

Ces questions, en plus des conditions de mise en main tierce particulières prévues dans la CED, doivent être examinées et réglées par les avocats des parties à l’opération.

Autorisation de conclure une CED

Puisque chaque avocat qui conclut une CED assume certaines obligations professionnelles en ce qui a trait au traitement et à la disposition des documents et des fonds du client, l’avocat devrait demander au client de l’autoriser par écrit à prendre un tel engagement.

L’avocat qui devient partie au type de CED recommandé joue le rôle de mandataire pour son client dans l’intention que les avantages et fardeaux associés aux engagements pris dans le cadre de la convention incombent au client.

La Reconnaissance et directive susmentionnée contient une disposition visant la reconnaissance et le consentement écrit du client afin que l’avocat puisse conclure une CED.

Il importe également de remarquer que la CED n’empêche pas l’avocat de retenir les services de praticiens de l’immobilier pour l’aider à clore l’opération.

Obligations professionnelles de l’avocat

L’avocat qui devient partie à la CED prescrit contracte des obligations professionnelles. L’avocat doit s’acquitter de toutes les obligations qu’il a contractées en vertu de la CED. Il ne faut pas oublier que l’avocat qui conclut une CED prend des engagements et doit donc respecter la règle 7.2-11 du Code de déontologie, lequel prévoit qu’un avocat ne doit pas prendre un engagement qu’il ne peut respecter et doit respecter tous les engagements qu’il prend.


LIGNE DIRECTRICE 5

LES CLÔTURES ÉLECTRONIQUES ET LES OPÉRATIONS HYPOTHÉCAIRES

Parties à la CED

Bien que la CED recommandée fasse référence à l’« avocat de l’acheteur » et à l’« avocat du vendeur », cela ne vise pas à restreindre la convention aux opérations d’achat et de vente. Les avocats qui représentent des créanciers hypothécaires, des garants ou d’autres parties à une transaction immobilière peuvent être des parties essentielles à de telles conventions en ce qui concerne les fonds et les documents (sous forme électronique ou papier) détenus à des fins de déboursement, d’enregistrement ou de déblocage selon les conditions de mise en main tierce. Il est possible de faire les ajouts ou modifications requises au document recommandé afin d’accommoder ces parties additionnelles ainsi que les obligations supplémentaires que cela génère.

Remise d’une copie papier de l’hypothèque

Les avocats qui agissent pour des créanciers hypothécaires ne doivent pas oublier que l’article 4 de la Loi sur les hypothèques (L.R.O. 1990, chap. M.40, telle que modifiée) exige que le créancier hypothécaire remette une copie certifiée conforme de l’hypothèque ou de la charge au débiteur hypothécaire dans les 30 jours de la « réception par le créancier hypothécaire de l’hypothèque souscrite par le débiteur hypothécaire ». L’article 4 de la Loi sur les hypothèques a été modifié de sorte à prévoir que, aux fins de cet article, une « copie certifiée conforme » comprend les fac-similés, conformément à la définition prévue à l’article 1 de la Loi sur l’enregistrement des droits immobiliers (L.R.O. 1990, chap. L.5, telle que modifiée). Aux termes de la Loi sur l’enregistrement des droits immobiliers, « fac-similé » s’entend d’une reproduction fidèle d’un livre, d’un document ou d’un dossier ainsi que de l’épreuve tirée d’un microfilm et de l’imprimé tiré d’un dossier informatisé. Par conséquent, l’avocat du créancier hypothécaire devrait imprimer sur papier une copie de la charge enregistrée par voie électronique et la remettre au débiteur hypothécaire (ou à l’avocat du débiteur hypothécaire) avec une copie papier des modalités de charge standard dans les 30 jours suivant l’enregistrement. Les avocats des créanciers hypothécaires devraient également obtenir auprès du débiteur hypothécaire une copie papier signée de l’accusé de réception des modalités de charge standard avant que la charge électronique ne soit enregistrée.

Garanties

Bien que l’on puisse indiquer un garant dans le formulaire électronique relatif à la charge, il semble nécessaire que le garant signe un formulaire séparé (papier) de garantie pour lier le garant à l’engagement. Les avocats devraient s’assurer que les conditions du document papier signé par le garant soient cohérentes avec les clauses (s’il y a lieu) relatives à la garantie dans la charge et aux modalités de charge standard.

Mainlevée d’hypothèque

Les documents de convention d’achat-vente pour les biens réels que l’on utilise communément de nos jours prévoient le paiement, puis la mainlevée subséquente des hypothèques institutionnelles (hypothèques détenues par des banques, des sociétés de fiducie, des compagnies d’assurances, des caisses populaires ou des sociétés de financement) détenues par certaines institutions financières afin que ces hypothèques puissent être payées au moyen du produit de la vente. Cependant, puisque l’on n’a pas établi des procédures sur la question de savoir quelle partie doit préparer les mainlevées et les enregistrer de façon électronique (soit, les avocats ou les institutions financières), l’avocat doit faire preuve de prudence et clarifier qui est responsable de ces tâches, qui doit payer les frais connexes et quelle est la portée de son engagement. La procédure établie dans la convention d’achat-vente exige que l’avocat du vendeur s’engage personnellement à obtenir la mainlevée d’hypothèque et à l’enregistrer après la clôture. Les formulaires recommandés pour la Reconnaissance et directive comprennent un formulaire au moyen duquel le créancier hypothécaire peut autoriser l’avocat du vendeur à créer la mainlevée d’hypothèque requise et à l’enregistrer. Si l’institution financière accorde cette approbation, l’avocat du vendeur devrait être en mesure de prendre un engagement conformément aux clauses prévues dans la convention d’achat-vente.

Cependant, on prévoit que certaines institutions financières décideront de créer et d’enregistrer les mainlevées d’hypothèque par voie électronique sans recourir à l’avocat du vendeur une fois qu’elles auront reçu les fonds pour la mainlevée. Lorsqu’il demande une déclaration de mainlevée de l’institution financière, l’avocat qui agit pour le vendeur en vertu d’une convention d’achat-vente selon laquelle l’avocat s’engage personnellement à obtenir la mainlevée d’une hypothèque institutionnelle, l’avocat devrait également clarifier qui — l’avocat ou l’institution financière — devra préparer et enregistrer la mainlevée d’hypothèque par voie électronique. Si l’institution financière insiste pour le faire elle-même, l’avocat devrait obtenir une confirmation écrite à cet égard. Dans ces circonstances, et sous réserve de toute clause à l’effet contraire dans la convention d’achat-vente, l’avocat pourrait changer le libellé de l’engagement afin d’indiquer que l’avocat du vendeur s’engage à « s’assurer qu’une mainlevée d’hypothèque soit enregistrée ».

L’avocat du vendeur demeure responsable de s’assurer que les fonds nécessaires (ce qui comprend tous les intérêts courus supplémentaires et les frais relatifs à l’enregistrement de la mainlevée) soient versés à l’institution financière, de s’assurer que la mainlevée électronique soit préparée et enregistrée par l’institution financière en temps opportun (faute de quoi il pourrait s’avérer nécessaire de déposer une requête auprès du tribunal pour obtenir une ordonnance de mainlevée d’hypothèque) et d’obtenir les renseignements sur l’enregistrement de la mainlevée et de les envoyer à l’avocat de l’acheteur afin de confirmer que tout est conforme avec l’engagement.

Dans le cas des « hypothèques privées » (hypothèques détenues par des personnes autres qu’une institution financière) et dans l’absence de toute clause expresse à l’effet contraire dans la convention d’achat-vente, les avocats ne devraient pas prendre ou accepter des engagements personnels en ce qui concerne l’acquittement d’hypothèques privées. À moins que l’hypothèque privée soit payée et que la mainlevée soit effectuée avant la clôture, il pourrait être nécessaire que l’avocat du vendeur ou que l’avocat du créancier hypothécaire obtienne l’approbation écrite du prêteur au moyen du document recommandé de Reconnaissance et directive afin de créer le formulaire électronique requis pour la mainlevée et planifier l’enregistrement de ce formulaire au moment de la clôture.

Dans le cas d’une hypothèque privée, il pourrait être acceptable que l’avocat transfère les sommes requises pour payer l’hypothèque directement dans le compte en fiducie de l’avocat du vendeur si la mainlevée d’hypothèque en soi constitue l’un des documents qui doivent être enregistrés en vertu de la CED.

S’il a obtenu l’approbation écrite adéquate, l’avocat du vendeur pourrait inclure la mainlevée d’hypothèque dans la CED en tant que l’un des documents qui doit être enregistrés au moment de la clôture, sous réserve des conditions relatives à la mise en main tierce prévues dans cette convention. L’avocat du vendeur confirmerait au prêteur qu’une CED est utilisée dans le cadre de la procédure de clôture et que la mainlevée d’hypothèque apparaitra en tant que document à enregistrer en vertu de cette convention, sous réserve des conditions relatives à la mise en main tierce.


LIGNE DIRECTRICE 6

L’UTILISATION DE DÉCLARATIONS DE CONFORMITÉ AVEC LA LOI

L’enregistrement électronique s’éloigne de la pratique voulant que de grandes quantités de documents à l’appui soient consignées dans les archives publiques. Selon la nouvelle pratique, c’est au professionnel qui a reçu une formation juridique de déterminer s’il est approprié d’enregistrer un document donné et si cela respecte les lois applicables. Chaque document enregistré par voie électronique doit contenir les renseignements requis. Parmi les types de renseignements qui peuvent être inclus ou utilisés, on retrouve les déclarations nécessitant une expertise juridique fondée sur des décisions judiciaires, ce qui doit être effectué par un avocat. Ces déclarations se nomment « déclarations de conformité avec la loi » et seront utilisées au lieu de consigner au dossier des copies matérielles ou papier de la preuve sur laquelle se fondent les déclarations.

Preuve à l’appui

L’avocat devrait obtenir et conserver dans ses dossiers la preuve sur laquelle se fondent les déclarations de conformité avec la loi ou, subsidiairement, s’assurer que les renseignements mis à la disposition du public pour appuyer les déclarations soient accessibles et le demeurent. Cela est important dans le Teraview Electronic Registration System (TERS) puisque, lorsqu’un document a été enregistré en se fondant sur une ou plusieurs déclarations de conformité avec la loi, les copies de la preuve à l’appui ne seront pas disponibles au bureau d’enregistrement immobilier. Les copies conservées dans le dossier de l’avocat pourraient être la seule source d’une telle preuve à l’appui. Cela peut s’avérer particulièrement important lorsqu’une réclamation est déposée contre l’avocat en raison de telles déclarations.

L’avocat devrait également être conscient des répercussions que cela pourrait avoir sur la période pendant laquelle ces dossiers doivent être conservés. Lorsqu’il évalue si les dossiers relatifs à des transactions immobilières peuvent être détruits sans risque, l’avocat devrait bien s’assurer de ne pas détruire ce qui constitue possiblement la seule source de preuve à l’appui pour un document qui a été enregistré par voie électronique et que les renseignements à l’appui soient disponibles dans le domaine public.

Aller au-delà des déclarations de conformité avec la loi

Les avocats n’ont pas besoin de consulter, ni de demander ou d’exiger toute preuve à l’appui des déclarations de conformité avec la loi qui ont été enregistrées. Ils devraient plutôt s’en remettre aux dispositions de la Loi sur l’enregistrement des droits immobiliers quant à la suffisance du titre une fois qu’il a été certifié. Le système TERS et le système d’enregistrement des droits immobiliers se fondent sur la suffisance du registre pour qu’un titre soit établi.

Explication des termes et concepts