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Documents figurant dans les dossiers - Annex 2

Les textes et jugements suivants portent sur la question du droit de propriété des documents et peuvent être utiles aux parajuristes pour déterminer qui est propriétaire du dossier :

Aggio c. Rosenberg, 24 C.P.C. 7, 1981

Alexandra Marks (dir.), Cordery on Solicitors, 9e éd. (Londres, Lexis Nexis Butterworths, 1995) à 4/661.

McInerney c. Macdonald, [1992] 2 R.C.S. 138

Dans la décision Aggio c. Rosenberg, le demandeur a changé d’avocats avant l’instruction. Une directive a été envoyée aux anciens avocats leur demandant de remettre le contenu de leur dossier au nouvel avocat. Les anciens avocats n’ont pas fait valoir de privilège de l’avocat, mais ont soutenu que le demandeur n’avait pas droit à la correspondance envoyée au cabinet ou par lui, aux mémoires juridiques et aux copies de causes se trouvant dans le dossier. Le tribunal a examiné la question de savoir qui avait autorité sur les documents au moment de la fin d’un mandat; le protonotaire Sandler déclare à la page 4 :

« [TRADUCTION] Quant à savoir ce qu’est la situation du droit en Ontario, j’adopte le droit tel qu’il est énoncé dans Cordery [Cordery, Law Relating to Solicitors (6e éd.)] :

Les documents qui existent avant le commencement du mandat et que le client ou une tierce partie envoie au procureur pendant le cours du mandat ne présentent pas de difficulté puisque le droit de propriété doit être facilement apparent. Le procureur les garde en tant que mandataire pour et au nom du client ou de la tierce partie et, à la fin du mandat, il doit s’en départir (sous réserve de tout privilège qu’il peut avoir pour des frais impayés…) conformément aux directives du client ou de la tierce partie.

Les documents qui sont créés uniquement pendant le cours du mandat et en lien avec les questions dont s’occupe le procureur en vertu du mandat relèvent de quatre grandes catégories :

  • Les documents préparés par le procureur au bénéfice du client et pour lesquels on peut dire qu’ils ont été payés par le client appartiennent au client.
  • Les documents préparés par le procureur pour son propre bénéfice comme protection, dont la préparation ne peut pas être vue comme un élément facturable au client, appartiennent au procureur.
  • Les documents envoyés par le client au procureur en cours de mandat, dont il était prévu à la date de la transmission que la propriété passerait du client au procureur, par ex., des lettres, appartiennent au procureur.
  • Les documents préparés par une tierce partie en cours de mandat et envoyés au procureur (sauf s’ils le sont aux frais du procureur), par ex., des lettres, appartiennent au client.

La Cour suprême du Canada, dans l’arrêt McInerney c. Macdonald qui examinait la question de la propriété des rapports médicaux se trouvant dans les dossiers du médecin, suit une autre approche. Dans McInerney c. Macdonald, une patiente a demandé des copies du contenu de son dossier médical à son médecin. La médecin lui a remis des copies des rapports qu’elle-même avait rédigés, mais a refusé de produire des copies des rapports et dossiers qu’elle a reçus d’autres médecins qui avaient traité la patiente. Elle soutenait que ces rapports étaient la propriété de ces autres médecins.

La Cour a jugé que la relation entre le médecin et le patient est de nature fiduciaire. L’information révélée au médecin dans le cadre de sa pratique est détenue d’une manière assez similaire à une fiducie. Quoique le médecin soit propriétaire des dossiers médicaux en tant que support, l’information qu’ils contiennent sera utilisée par le médecin au profit du patient. De façon générale, le patient a le droit d’avoir un accès raisonnable et d’examiner tous les renseignements se trouvant dans son dossier médical, dont le médecin tient compte pour donner des conseils ou un traitement, et d’en faire des copies, pourvu que le patient paie un tarif légitime pour la préparation et la reproduction de l’information.

Le juge La Forest, rendant le jugement de la Cour suprême du Canada, déclare à la page 9 :

« L’obligation fiduciaire de donner accès aux dossiers médicaux repose en définitive sur la nature du droit qu’a le patient sur ses dossiers. Comme nous l’avons vu, les renseignements qu’une personne divulgue au sujet d’elle-même au médecin, dans le cadre de sa pratique, continuent fondamentalement de lui appartenir. La situation dans laquelle se trouve le médecin en est une de confiance. Le médecin détient l’information transmise un peu comme un fiduciaire. Quoique le médecin soit le propriétaire du dossier en tant que support, il doit se servir de son contenu au profit du patient. Comme l’information est confiée au médecin à des fins médicales, il en résulte une attente de la part du patient qu’il continuera d’avoir un droit et d’exercer un contrôle sur cette information. »

Il déclare en outre à la page 13 :

« En l’absence de loi réglementante, le patient a le droit d’examiner et de reprographier, sur demande, tous les renseignements consignés dans le dossier médical dont le médecin a tenu compte en donnant des conseils ou un traitement. Étant donné que ce droit du patient repose sur l’equity, cette règle générale d’accès est assujettie au pouvoir de surveillance des tribunaux. C’est au médecin qu’il incombe de justifier le refus de donner accès. »

Ci-dessous se trouvent des exemples de documents contenus dans le dossier d’un client et de la manière dont doit les traiter un ou une parajuriste :

Documents du client 
Sous réserve du droit du parajuriste de réclamer un privilège dans les circonstances appropriées, le client a droit aux documents suivants :

  • Les documents qui existaient avant que le mandat soit confié au parajuriste;
  • Les originaux des documents préparés par le parajuriste pour le client aux termes du mandat;
  • Les biens personnels du client.

Autres documents

Sous réserve du droit du parajuriste de réclamer un privilège dans les circonstances appropriées, le parajuriste devrait soit retourner les documents suivants au client, soit lui donner un accès raisonnable à ceux-ci :

  • Les copies des lettres reçues de tierces parties;
  • Les copies des lettres envoyées par le parajuriste à des tierces parties;
  • Les actes de procédure;
  • La jurisprudence;
  • Les mémoires (briefs);
  • Les mémoires exposant le droit;
  • Les mémoires avant l’audience;
  • Les ébauches de documents préparés par le parajuriste pour le client;
  • Recueils de documents;
  • Les pièces justificatives et reçus pour les débours faits pour le compte du client;
  • Les rapports d’experts.

Documents du parajuriste

Le parajuriste a droit aux documents suivants :

  • La correspondance originale provenant du client, notamment les directives du client;
  • Des copies de la correspondance envoyée au client;
  • Les notes de travail, résumés ou éléments de preuve et les observations présentées au tribunal;
  • Les enregistrements sur bande des conversations avec des personnes autres que des témoins;
  • Les mémoires internes du cabinet;
  • Les entrées ou bordereaux de compilation de temps;
  • Les registres comptables et les parties de ceux-ci qui sont reliés à l’affaire du client;
  • Les notes et les autres documents que le parajuriste a préparés pour lui-même ou pour sa protection et à ses frais.

1 Quand le parajuriste transfère un dossier parce qu’il en est dessaisi ou s’en retire, d’autres considérations s’appliquent. À cet égard, sous réserve du droit du parajuriste à un privilège, le parajuriste doit remettre au client ou à son nom tous les documents et biens auxquels le client a droit et, sous réserve des conditions fiduciaires applicables, doit donner au client tous les renseignements qui peuvent être exigés en lien avec le dossier ou l’affaire. De plus, le parajuriste doit collaborer avec l’avocat ou le parajuriste qui lui succède de façon à réduire les frais au minimum et à éviter tout préjudice au client. La règle 3.08 du Code de déontologie des parajuristes précise les obligations des parajuristes à cet égard.

Explication des termes et concepts