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Modèle de politique relative à la conservation de dossiers - Annex 1

La présente politique relative à la conservation des dossiers est un exemple de politique destiné uniquement à aider les parajuristes dans la préparation d’une politique de conservation des dossiers. Cet exemple devrait être adapté à chaque cabinet parajuridique. Aucune politique ne peut couvrir toutes les situations qui surviennent dans tous les cabinets. La présente politique ne vise pas à se substituer au jugement professionnel du parajuriste. Au moment d’établir une politique de conservation des dossiers, les parajuristes devraient examiner tant les circonstances propres à leur domaine d’exercice que le Guide du Barreau sur la conservation et la destruction des dossiers.

1.        Objectif

La présente politique a pour objectif de prévoir des mécanismes pour la fermeture, la conservation et l’élimination des dossiers de clients.

2.       Définitions

 « date de destruction d’un dossier » Date à laquelle ou après laquelle un dossier peut être détruit.

« dossier du client » S’entend de la chemise cartonnée contenant les documents physiques reliés à l’affaire ainsi que du dossier ou répertoire électronique contenant les fichiers, documents, données ou renseignements relatifs à l’affaire (ci-après appelé un « dossier »)1

« élimination de dossiers de clients » S’entend de la dernière mesure prise relativement au contenu de dossiers de clients et notamment de la destruction, du transfert dans la banque de modèles du cabinet et de la conservation permanente.

« parajuriste » Le parajuriste qui est responsable du dossier, ou un autre parajuriste du cabinet auquel a été assignée la responsabilité du dossier.

3.       Fermeture du dossier

3.1     Lorsque l’affaire est terminée, le parajuriste examine le dossier afin de déterminer s’il peut être fermé.

3.2     Aucun dossier ne doit être fermé sauf si :

  • le mandat est terminé;
  • un compte final, le cas échéant, a été envoyé au client;
  • tous les comptes ont été acquittés ou leur remboursement a fait l’objet d’une renonciation;
  • il y a eu une répartition comptable définitive de la totalité des soldes en fiducie reliés au dossier;
  • les biens du client lui ont été remis;
  • il n’existe pas d’engagements non respectés ou de conditions fiduciaires non honorées.

3.3     Avant de fermer le dossier, en l’absence de convention contraire, les documents du client doivent lui être retournés.

3.4     À la discrétion du parajuriste, des copies des documents du client peuvent être conservées dans le dossier.

3.5     À la discrétion du parajuriste avant la fermeture du dossier, le dossier doit être épuré des éléments suivants :

  • les copies en double de documents;
  • les versions préliminaires de documents, à moins que l’historique de création du document puisse poser un problème à l’avenir;
  • tout document qui peut être reproduit d’une autre source, comme les actes de procédure.

3.6     Avant de fermer le dossier, à la discrétion du parajuriste, des copies sont faites de tout document qui peut servir de modèle et elles sont placées dans la banque de modèles du cabinet pour usage futur. Le parajuriste veillera à ce que ces documents types soient épurés afin d’y supprimer tous les renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et que la confidentialité du client, en conformité avec le Code de déontologie des parajuristes, soit protégée relativement à tout autre renseignement qui identifie le client.

3.7     Aucun dossier ne doit être fermé à moins que le parajuriste n’examine le dossier et ne détermine s’il est approprié de le détruire à une date ultérieure ou si le dossier doit être conservé de façon permanente.

3.8     S’il est approprié de détruire le dossier, le parajuriste doit fixer une date pour sa destruction (la « date de destruction du dossier »).

3.9     Aucun dossier ne doit être fermé à moins qu’une lettre n’ait été envoyée au client par la poste ou ne lui ait été remise afin de l’informer des éléments suivants :

  • l’affaire a été achevée;
  • tous les documents et biens appartenant au client lui ont été retournés ou, sinon, confirmant tout arrangement pris par le parajuriste et le client concernant l’entreposage des biens du client;
  • le cabinet peut entreposer le dossier à l’extérieur du cabinet et, si le client a besoin de copies de documents entreposés à l’extérieur du cabinet, des frais administratifs seront facturés pour la récupération du dossier;
  • conformément à la politique du cabinet, une date de destruction du dossier a été fixée et le dossier sera détruit à cette date ou après celle-ci sans autre avis au client.

3.10   Si des documents se trouvant dans le dossier sont remis au client, des copies sont faites de tous les documents qui ne peuvent être facilement obtenus auprès d’autres sources ou dont le cabinet pourrait avoir besoin à l’avenir, selon le jugement du parajuriste.

3.11   Lorsqu’il est fermé, le dossier devrait passer d’un statut actif à un statut inactif.

3.12   Le cabinet tient une liste des dossiers fermés comprenant la date de fermeture du dossier.

4.   Fixation d’une date de destruction du dossier

4.1   Si le parajuriste détermine que le dossier est approprié pour une destruction à une date future, il fixe :

  • une date de destruction du dossier tombant au minimum quinze ans après la date à laquelle le dossier a été fermé;
  • une date d’examen du dossier ne tombant pas plus de 90 jours avant la date de destruction du dossier (la « date d’examen du dossier »).

4.2   Si le parajuriste détermine que le dossier doit être conservé de façon permanente, il fixe des dates d’examen périodique afin qu’il puisse le passer en revue pour vérifier si les circonstances ont changé et s’il convient de détruire le dossier.

4.3   Le parajuriste exercera son jugement professionnel pour déterminer s’il convient de détruire un dossier et pour fixer la date de destruction du dossier. Pour prendre ces décisions, le parajuriste tient compte des éléments suivants :

  • la période pendant laquelle le parajuriste est tenu de conserver les documents en vertu de dispositions législatives ou réglementaires particulières;
  • l’âge et la capacité du client;
  • la probabilité que le parajuriste ou le cabinet ait besoin du dossier pour représenter le client à l’avenir;
  • la période pendant laquelle le parajuriste ou le cabinet peut être tenu responsable de réclamations visant la négligence professionnelle;
  • la probabilité que le parajuriste ou le cabinet ait besoin du dossier en raison de la nature de l’affaire, de son issue ou du fait que le dossier concernait un client difficile.

4.4   Toutes les dates de destruction de dossiers et les dates d’examen de dossiers sont inscrites dans le système de rappel du cabinet.

5.   Conservation des dossiers fermés

5.1     Les dossiers fermés sont entreposés dans des installations qui sont physiquement sécuritaires de façon à préserver la confidentialité des clients et à protéger les dossiers des dommages ou des pertes.

6.1   Destruction des dossiers

6.1     Le parajuriste examine le dossier à la date d’examen du dossier ou après celle-ci et avant la date de destruction du dossier afin de déterminer si les circonstances ont changé depuis l’établissement de la date de destruction du dossier et si on peut procéder à la destruction.

6.2     La destruction des dossiers est toujours effectuée d’une manière qui garantit que la confidentialité du client est préservée.

6.3     Une liste ou une base de données des dossiers détruits est maintenue.

6.4     Un registre des destructions ou des éliminations est tenu. Le registre comprend les renseignements suivants : le nom et l’adresse du client, le numéro de dossier, une brève description de l’affaire, la date de fermeture du dossier, la date d’élimination du dossier ainsi que le nom du parajuriste qui a autorisé l’élimination du dossier.


Les renseignements et données électroniques comprennent notamment les courriels, les versions préliminaires de documents se trouvant sur un serveur ou un système de gestion des documents, les images de documents ou les documents numérisés, les télécopies (lorsqu’il n’existe pas de copie papier),la messagerie vocale, les métadonnées ainsi que les autres renseignements ou données relatifs à une affaire qui sont sauvegardés et entreposés en format électronique (par ex., sur des serveurs, des médias magnétiques, des systèmes magnéto-optiques, des disques compacts, des DVD).

Explication des termes et concepts