Back to Navigation

Que faire du contenu du dossier au moment de sa fermeture - Annex 3

 Voici quelques suggestions sur ce qu’il faut faire avec le contenu d’un dossier lorsqu’on le prépare en vue de sa fermeture 1.

Document

Client

Parajuriste

  • Documents relatifs au mandat [convention de mandat, instructions du client, conflit d’intérêts, reconnaissances, lettre initiale au client]

Antérieurement remis au client

Les garder

  • Documents du client existant avant le début du mandat

Remettre

Le parajuriste doit déterminer s’il doit en garder une copie conformément à la politique de conservation des dossiers du cabinet.

  • Documents préparés par le parajuriste pour le client [par ex., lettres, affidavit]

Remettre

Le parajuriste devrait en conserver une copie à moins que le document puisse être obtenu d’une autre source. Même dans ce cas, le parajuriste pourrait en garder une copie s’il est probable que le document sera nécessaire à l’avenir.

  • Documents de procédure comme les actes de procédure, mémoires légaux, recueil de documents, etc.

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la jurisprudence

Le parajuriste devrait déterminer s’il doit en garder une copie conformément à la politique sur la conservation des dossiers du cabinet.

  • Versions préliminaires de documents

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

Le parajuriste devrait en garder une copie si le document confirme les instructions du client et si le parajuriste croit raisonnablement que cela pourrait poser un problème à l’avenir.

  • Documents de la partie adverse [actes de procédure, etc.]

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

Le parajuriste devrait déterminer s’il doit en garder une copie selon la politique sur la conservation des dossiers du cabinet.

  • Lettres de tierces parties

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

Le parajuriste devrait en garder une copie.

  • Lettres aux tierces parties

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

Le parajuriste devrait en garder une copie.

  • Jurisprudence

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

Le parajuriste devrait garder une liste des jugements.

  • Transcriptions

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

Le parajuriste devrait déterminer s’il doit en garder une copie selon la politique sur la conservation des dossiers du cabinet.

  • Rapports d’experts

Fournir ces documents au client ou lui donner accès à ceux-ci en conformité avec la loi

Le parajuriste devrait déterminer s’il doit en garder une copie selon la politique sur la conservation des dossiers du cabinet.

  • Biens du client

Remettre

Le parajuriste devrait tenir des registres conformément aux exigences du Règlement administratif no 9.

  • Notes au dossier, mémoires internes, enregistrements sur bande autres qu’avec des témoins ou notes de conversations
 

Le parajuriste devrait les conserver s’ils documentent les instructions du client.

  • Entrées/Bordereaux de temps
 

Les garder

  • Registres comptables du cabinet relatifs à l’affaire du client
 

Les garder


1 Quand le parajuriste transfère un dossier parce qu’il en est dessaisi ou s’en retire, d’autres considérations s’appliquent. À cet égard, le parajuriste doit remettre au client ou à son nom tous les documents et biens auxquels le client a droit et doit donner au client tous les renseignements qui peuvent être exigés en lien avec le dossier ou l’affaire. De plus, le parajuriste doit collaborer avec l’avocat ou le parajuriste qui lui succède de façon à réduire les frais au minimum et à éviter tout préjudice au client. La règle 3.08 du Code de déontologiedes parajuristes précise les obligations des parajuristes à cet égard.

Explication des termes et concepts