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Lettre au client l’informant de la clôture ou du transfert de la pratique - Annexe 3

Monsieur/Madame,

Objet : [dossier du client file, numéro de dossier]

En date du [date], je fermerai mon cabinet en raison de [justifier, si possible]. Par conséquent, je ne pourrai plus vous représenter dans la ou les affaires juridiques vous concernant. Vous devez soit, retenir les services d'un autre parajuriste ou d'un avocat qui acceptera le transfert de votre dossier actif pour prendre en charge votre affaire et la mener à terme, ou vous représenter vous-même. Compte tenu de [insérer la terminologie appropriée concernant les délais de prescription, la comparution à venir ou tout autre délai à respecter], je vous conseille vivement de faire appel à un autre parajuriste ou avocat dans les plus brefs délais pour garantir le maintien de vos droits reconnus par la loi.

Vous pouvez choisir un parajuriste ou avocat pour prendre la relève dans votre affaire. [Insérer une phrase concernant la vente ou le transfert de votre pratique à un autre parajuriste et fournir son nom et ses coordonnées, le cas échéant]. Si vous avez besoin d'aide pour trouver un parajuriste ou un avocat compétent [proposer de fournir une liste de parajuristes locaux ou une référence à un autre parajuriste qui pratique dans un domaine du droit pertinent, le cas échéant]. N'hésitez pas à communiquer avec le Service de référence du Barreau de l'Ontario au 416 947-3330 ou sans frais au 1 800 268-8326.

J'aurai besoin d'une autorisation écrite de votre part en vue de transférer votre dossier à un nouveau parajuriste. Vous pouvez également vous rendre à notre bureau pour obtenir une copie de votre dossier soit à votre usage personnel ou encore pour la remettre au parajuriste que vous aurez choisi. Veuillez me communiquer le nom de votre nouveau parajuriste ou prendre les mesures nécessaires pour faire acheminer ou récupérer une copie de votre dossier d'ici le [date]. Veuillez remplir la Directive de transfert du dossier du client, de ses fonds ou autres biens ou la Demande du client pour récupérer son dossier, ses fonds ou autres biens ci-jointes.

[Insérer une clause supplémentaire concernant : les fonds des clients, les documents ou les biens en fiducie, le cas échéant]

Une fois que votre dossier aura été transféré et que toute autre pièce du dossier vous appartenant vous aura été retournée, je [ou insérer le nom du parajuriste qui conservera les dossiers fermés] conserverai ma copie de votre dossier fermé pour une durée de [insérer le délai de conservation]. Après cette période, je [ou insérer le nom de l'autre parajuriste] vais détruire ma copie du dossier fermé. Si vous ou votre nouveau parajuriste avez besoin ultérieurement d'une copie du dossier fermé durant la période de conservation, je vous fournirai un exemplaire supplémentaire [au prix de       $/page] [et des frais de récupération du dossier de         $, s'il y a lieu].

Vous pouvez me joindre à l'adresse et au numéro de téléphone figurant dans cette lettre jusqu'au [date]. Après cette date, vous pourrez me joindre au [insérer l'adresse] et au numéro de téléphone [insérer le numéro], vous pouvez également contacter [insérer le nom du parajuriste qui achètera la pratique ou y prendra la relève, le cas échéant] concernant ma pratique.

Je vous remercie de m'avoir choisi pour vous fournir des services juridiques. Vous trouverez ci-joint votre relevé de compte définitif [s'il y a lieu]. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou des commentaires.

Je vous prie d'agréer l'expression de mes sentiments distingués.

[Parajuriste, cabinet]