Back to Navigation
Réponse à la COVID-19

FAQ : Comptabilité de fiducie et tenue de livres

Chèques en fiducie

  • Les non-titulaires de permis sont-ils autorisés à signer des chèques en fiducie?
    Un non-titulaire de permis pourrait signer un chèque en fiducie, mais seulement dans des circonstances exceptionnelles et sous réserve de certaines exigences. En outre, en raison du risque élevé de vol lié à la signature de chèques de fiducie par un non titulaire de permis, les avocats et les parajuristes devraient d’abord envisager tous les autres modes de paiement tiré sur un compte en fiducie, tels que les télévirements, les traitements bancaires et les virements télégraphiques.

    Si l’avocat ou le parajuriste a étudié toutes les autres options, l’alinéa 11 b) du Règlement administratif n° 9 précise qu’un chèque tiré d’un compte en fiducie ne pas être signé par une personne autre qu’un titulaire de permis, sauf :
     
    • circonstances exceptionnelles ;
    • si cette personne a reçu l’autorisation de signer à l’égard du compte en fiducie sur lequel le chèque est tiré et qu’elle a fourni un cautionnement pour un montant au moins égal au solde maximal des sommes déposées au cours de l’exercice précédent des titulaires de permis dans tous les comptes en fiducie à l’égard desquels cette personne a reçu l’autorisation de signer.
     
    Même si la COVID-19 constitue une circonstance exceptionnelle, fournir un cautionnement à un non-titulaire de permis pourrait ne pas être faisable si l’assureur ne peut pas fournir ces services pendant la COVID-19.

    Si le non-titulaire de permis signe un chèque en fiducie conformément à l’alinéa 11 b), l’avocat ou le parajuriste devrait tenir un registre de la raison pour laquelle l’avocat ou le parajuriste n’était pas en mesure de le faire et a demandé au non-titulaire de signer, ainsi qu’y consigner les chèques en fiducie signés par le non-titulaire de permis.

    Dernière mise à jour : 27 mars
  • Si l’avocat ou le parajuriste ne peut pas signer un chèque en fiducie, quelles autres options s’offrent à lui pour retirer des fonds d’un compte en fiducie?
    Voici les options :
    1. Télévirement de fonds
    Pour en savoir plus, veuillez consulter la rubrique portant sur le télévirement de fonds et le formulaire 9A dans la foire aux questions sur la gestion de la pratique dans le contexte de la COVID-19.
    1. Traite bancaire
    Si l’avocat ou le parajuriste ne peut pas signer les chèques en fiducie à la main, il devrait remettre une autorisation écrite, sous la forme d’une lettre, à son institution financière pour lui donner pour instructions de préparer une traite bancaire avec le nom du bénéficiaire et le montant, et de retirer la somme de son compte en fiducie. Cette lettre doit être signée par l’avocat ou le parajuriste et peut être envoyée à son institution financière par télécopieur, par numériseur ou par courriel. Pendant la COVID-19, les avocats et les parajuristes devraient déterminer avec leur institution financière si la livraison d’une traite bancaire risque d’être problématique. 
    1. Virement télégraphique
    Le processus susmentionné pour préparer les traites bancaires s’applique également au virement télégraphique. Dans un tel cas, les avocats et les parajuristes devraient s’assurer de donner pour instruction à leur institution financière de retirer toute charge pour ces services de leur compte général.

    Dernière mise à jour : 27 mars
  • Les avocats et les parajuristes peuvent-ils apposer une signature électronique sur les chèques en fiducie?
    Non, les avocats et les parajuristes ne doivent pas apposer une signature électronique sur les chèques en fiducie. Ils devraient maintenir le contrôle sur l’accès et l’utilisation de leurs chèques tirés sur le compte général et le compte en fiducie.

    Dernière mise à jour : 27 mars

Dépôts de fiducie, virements et retraits

  • Certaines succursales bancaires sont fermées et d’autres ont des heures d’ouverture limitées. Il est donc difficile, voire impossible, de respecter les exigences prévues dans le Règlement administratif n° 9. Y a-t-il plus de marge de manœuvre pour déposer un chèque en fiducie ou des espèces dans un compte en fiducie avant la fin du jour ouvrable suivant?
    Oui, mais pour le moment, ces cas sont rares. L’exigence actuelle est importante, car elle garantit que les fonds des clients sont bien gérés et que l’avocat ou le parajuriste est responsable de ces fonds.

    Autres modes de dépôt :
    Si les avocats et les parajuristes s’attendent à avoir de la difficulté à déposer les fonds en fiducie à la succursale de leur institution financière avant la fin du jour ouvrable suivant, ils devraient d’abord déterminer s’ils peuvent les déposer autrement :
    1. Dépôt au guichet automatique
    Les avocats et les parajuristes peuvent déposer les fonds en fiducie par guichet automatique. Pour en savoir plus, consultez la rubrique traitant des guichets automatiques dans la foire aux questions sur la gestion de la pratique dans le contexte de la COVID-19, ou le Guide de tenue de livres pour avocats ou le Guide de tenue de livres pour parajuristes (en anglais) du Barreau.
    1. Saisie de dépôt à distance
    Les avocats et les parajuristes peuvent utiliser la saisie de dépôt à distance, une technologie qui donne aux utilisateurs la capacité de déposer des chèques à distance dans un compte à leur institution financière, sans avoir à les y déposer ou à les livrer directement. Cette technologie permet de déposer les fonds en fiducie rapidement.

    Pour en savoir plus sur la saisie de dépôt à distance, y compris les avantages et risques connexes, et sur la manière de l’employer, les avocats et les parajuristes devraient lire la page Saisie de dépôt à distance.
    1. Virement du compte général au compte en fiducie
    Si l’avocat ou le parajuriste qui reçoit des espèces ou un chèque à déposer dans un compte en fiducie ne peut pas se rendre à son institution financière pour le faire, il ou elle peut faire un télévirement du compte général au compte en fiducie en inscrivant une note au livre comptable pour expliquer qu’en raison de la COVID-19, le virement a été effectué pour s’assurer que les fonds en fiducie étaient déposés en temps utile. Bien que le Règlement administratif n° 9 ne l’exige pas, l’avocat ou le parajuriste peut déposer les espèces ou le chèque dans son compte général ultérieurement, si les fonds lui appartiennent.
     
    Conservation des fonds, meilleure volonté et documentation :
    Si l’avocat ou le parajuriste ne peut pas déposer un chèque ou des espèces dans un compte en fiducie de son institution financière ou par l’un des autres modes de dépôt susmentionnés avant la fin du jour ouvrable suivant, il devrait :
    • conserver le chèque ou les espèces en fiducie ;
    • consigner au dossier
      • la façon dont les fonds seront conservés pendant la période précédant le dépôt ;
      • la raison pour laquelle l’avocat ou le parajuriste ne pouvait pas déposer les fonds dans le compte en fiducie (p. ex., la succursale était fermée et le guichet automatique ne fonctionnait pas) ;
      • le plan pour déposer les fonds dans le compte en fiducie aussitôt que possible ;
      • le moment où le dépôt a été effectué

    Les avocats et les parajuristes devraient s’assurer qu’aucuns fonds en fiducie ne sont déboursés du solde du client jusqu’à ce que les fonds soient déposés en fiducie pour le client à l’aide d’un des moyens décrits précédemment.

    Comme susmentionné, même si dans certains cas les avocats ou les parajuristes ne peuvent pas respecter l’exigence, ces cas seront rares. Les avocats et les parajuristes doivent faire de leur mieux pour remplir ces obligations et ne doivent pas oublier qu’ils sont responsables des fonds du client une fois qu’ils les ont acceptés.

    Dernière mise à jour : 27 mars
  • Lorsque les avocats et les parajuristes qui suivent les consignes d’éloignement physique, d’auto-isolement ou de quarantaine, de quelles options disposent-ils pour recevoir et distribuer les fonds de règlement conformément à leurs obligations professionnelles?
    Les fonds de règlement peuvent être déposés et virés par voie électronique plutôt que par chèque. Les télévirements comprennent les virements télégraphiques, les virements Interac par courriel provenant d’un particulier ou d’une entreprise, ou les télévirements entre succursales. Par exemple, les compagnies d’assurance télévirent souvent des fonds de règlement au compte en fiducie du cabinet, et l’avocat ou le parajuriste télévire les fonds en fiducie à son client à l’aide du formulaire 9A.

    Dernière mise à jour : 25 mars
  • Dans le contexte de la COVID-19, y a-t-il des exigences spécifiques pour le virement de fonds entre les titulaires de permis?
    Les codes et les règlements administratifs du Barreau ne prescrivent pas une méthode unique de virement de fonds entre les titulaires de permis. Toutefois, conformément à son engagement en faveur de la distance physique et de la pratique à distance ou virtuelle dans la mesure du possible, le Barreau recommande que lorsque des fonds sont virés entre les titulaires de permis, des méthodes de virement électronique, telles que les télévirements de fonds en fiducie, les virements par courrier électronique ou les télévirements, soient utilisées dans la mesure du possible.

    En plus des renseignements généraux sur les exigences en matière de tenue de livres dans le contexte de la COVID-19 qui sont présentés sur le site Web du Barreau, y compris les renseignements sur le télévirement et les transferts par courriel par le formulaire 9A pour virer des fonds par voie électronique et les virements par courriel, voir le Règlement administratif no 9, art. 12 ; formule 9A ; et les questions fréquentes posées au Barreau sur les dépôts en fiducie, les virements et les retraits.

    Dernière mise à jour : 2 avril
  • Les virements entrants et sortants de fonds en fiducie effectués par courriel sont-ils autorisés?

    Les virements par courriel à un compte en fiducie sont toujours autorisés. Les retraits par courriel d’un compte en fiducie sont également autorisés si un formulaire 9A a été rempli. Dans un tel cas, puisque l’avocat ou le parajuriste n’aura pas le nom de l’institution financière, le numéro de succursale, l’adresse ou le numéro de compte du destinataire, il devrait indiquer l’adresse courriel et le mode de paiement du destinataire sur le formulaire 9A. Aux fins de la réconciliation, l’avocat ou le parajuriste devrait également indiquer le numéro de référence dans le corps du message du virement par courriel.

    Lorsque l’avocat ou le parajuriste vire des fonds par courriel, il recevra une confirmation par courriel que le bénéficiaire a accepté le virement. L’avocat ou le parajuriste devrait enregistrer ou imprimer ce courriel, et le conserver avec le formulaire 9A, puis signer, dater et ajouter le nom du client et le numéro de dossier au courriel. Le formulaire 9A dument signé et le courriel de confirmation doivent être conservés.

    Dernière mise à jour : 25 mars

  • Durant la COVID-19, les avocats et les parajuristes doivent-ils effectivement signer le formulaire 9A afin de virer des fonds par voie électronique du compte en fiducie au compte général, et les copies numérisées du formulaire 9A ou les signatures électroniques sont-elles autorisées?
    Voici plusieurs options pour remplir le formulaire 9A :
    • Imprimer et signer. L’avocat ou le parajuriste peut contrôler l’ensemble du processus électronique des fonds en fiducie, soit en remplissant le formulaire en ligne et en l’imprimant pour signature, soit en l’imprimant, en le remplissant et en le signant. Le reste du virement électronique est effectué en ligne, y compris la réception, l’impression et la confirmation bancaire du virement électronique des fonds en fiducie.
    • Signer et numériser. Si plusieurs personnes sont concernées par le processus électronique de fonds en fiducie et qu’elles ne travaillent pas au même endroit, l’avocat ou le parajuriste peut remplir le formulaire 9A, le signer, le numériser et l’envoyer par courrier électronique à la personne qui effectue la saisie et à la deuxième personne qui effectue le virement. Une fois le virement effectué, les personnes effectuant la saisie et le virement peuvent à leur tour numériser et renvoyer la confirmation au titulaire de permis pour qu’il vérifie, signe, date et ajoute le nom du client et le numéro de dossier. L’original signé du formulaire 9A et de la confirmation doit être conservé.
    • Utiliser une signature électronique. Si l’avocat ou le parajuriste n’a pas accès à une imprimante ou à un numériseur et qu’il n’est pas en mesure de signer le formulaire, il peut alors apposer sa signature électronique sur le formulaire 9A. Cependant, l’avocat ou le parajuriste ne devrait pas déléguer l’utilisation de sa signature électronique à un non-titulaire de permis et devrait connaitre les risques associés à l’utilisation de signatures électroniques.
    Les avocats et les parajuristes devraient également mettre en place des mesures de contrôle rigoureuses d’accès et de sécurité pour l’utilisation de leur signature électronique, comme l’utilisation d’un mot de passe fort et l’authentification à deux facteurs, et devrait passer en revue la page La technologie en pratique, plus précisément :
    • Consigner les directives. Si l’avocat ou le parajuriste ne peut pas utiliser une signature électronique ou un numériseur, il pourrait consigner ses directives, joindre tout formulaire (non signé, mais rempli en ligne), puis confirmer que les directives ont été dument suivies.

    Quelle que soit la méthode adoptée pendant la COVID-19, les avocats et les parajuristes devraient maintenir le contrôle sur l’accès et l’utilisation de leurs chèques tirés des comptes en fiducie et généraux. Ils devraient également envisager de surveiller le compte en fiducie de leur cabinet tous les jours. Compte tenu des circonstances atténuantes, des acteurs malveillants internes ou externes pourraient tenter de tirer profit de la situation.

    Pour en savoir plus sur la conservation des demandes de télévirement de fonds en fiducie signées (formulaire 9A) et des confirmations de télévirement de fonds en fiducie imprimées et signées, consultez le paragraphe 18 (11) du Règlement administratif n° 9, et pour voir les exigences en matière de retrait de fonds en fiducie par télévirement, consultez l’article 12 du Règlement administratif n° 9

    Dernière mise à jour : 25 mars

  • Un titulaire de permis peut-il demander à un prêteur de retirer des fonds du compte en fiducie par télévirement pour rembourser une hypothèque?
    Non. Il est interdit au prêteur de retirer des fonds d’un compte en fiducie par télévirement pour quelque raison que ce soit. La seule circonstance dans laquelle les fonds peuvent être retirés du compte en fiducie d’un titulaire de permis est lorsqu’un avocat autorise Teranet à retirer des fonds d’un compte en fiducie spécial, en vertu de l’article 16 du Règlement administratif n° 9.
     
    Cependant, un titulaire de permis peut effectuer un télévirement des fonds à un prêteur, à condition qu’il respecte les exigences prévues à l’article 12 du Règlement administratif n° 9.

    Dernière mise à jour : 24 avril

Livres et registres

Explication des termes et concepts