FAQ : Gestion de la pratique

Si les avocats ou les parajuristes ont des questions précises pour savoir comment respecter leurs obligations professionnelles ou concernant la gestion de la pratique dans le contexte de la COVID-19, ils peuvent contacter la Ligne d’aide à la gestion de la pratique du Barreau au 416 947-3315 ou sans frais au 1 800 668-7380, poste 3315, du lundi au vendredi de 9 h à 17 h HAE, et choisir l’option pour joindre la Ligne d’aide. Nous rappellerons dans une journée ouvrable dans la plupart des cas.

Dernière mise à jour : 16 mars

Pour toute question concernant la responsabilité civile dans le contexte de la COVID-19, les avocats devraient communiquer avec LawPRO et les parajuristes devraient contacter leur assureur.

Dernière mise à jour : 16 mars

Pour aider les particuliers, les entreprises et les secteurs qui sont aux prises avec des difficultés en raison de l’éclosion mondiale de la COVID-19, le gouvernement fédéral a mis en place le Plan d’intervention économique du Canada pour répondre à la COVID-19. Ce plan est constitué de multiples programmes, dont certains peuvent être accessibles aux avocats et aux parajuristes en pratique grâce à des structures diverses, ainsi qu’à certains étudiants du postsecondaire et à de récents diplômés. Voici certains de ces programmes :

 

• Prestation canadienne d’urgence (PCU) : La PCU est une prestation de remplacement du revenu imposable de 2 000 $ sur 4 semaines (soit 500 $ par semaine) pendant un maximum de 24 semaines (ou 6 mois) du 15 mars au 3 octobre 2020.
  • Ce programme a été mis en œuvre par le biais du Projet de loi C-13 : Loi concernant certaines mesures en réponse à la COVID-19.
  • Cette prestation est offerte conjointement par Service Canada et par l’Agence du revenu du Canada (ARC), et le portail pour présenter une demande en ligne est accessible depuis l’un ou l’autre de leurs sites Web :
    • Service Canada : https://www.canada.ca/fr/services/prestations/ae/pcusc-application.html
    • ARC : https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/prestations/faire-demande-pcu-aupres-arc.html  

 
Mise à jour concernant la PCU : Le 31 juillet 2020, le premier ministre Trudeau a annoncé l’intention de son gouvernement de transférer les prestataires de PCU au programme d’assurance-emploi cet automne, notant qu’une prestation de transition similaire à l’assurance-emploi sera créée pour toutes les personnes qui n’ont pas accès à l’A-E en ce moment, comme les travailleurs à contrat. D’autres détails devraient être annoncés à la fin d’aout.

• Lire les notes du discours du premier ministre sur la PCU.

 

• Prestation canadienne d’urgence pour les étudiants (PCUE) : La PCUE est une prestation imposable de remplacement du revenu de 1 250 $ pour chaque période de 4 semaines, jusqu’à concurrence de 16 semaines, de mai à aout 2020, offerte aux étudiants de niveau postsecondaire et aux récents diplômés admissibles. Le montant de la PCUE passe à 2 000 $ si l’étudiant ou le récent diplômé est handicapé ou s’il a au moins un enfant de moins de 12 ans ou d'autres personnes à charge.
  • Ce programme a été mis en œuvre par le biais du Projet de loi C-15, Loi concernant la prestation canadienne d’urgence pour étudiants (maladie à coronavirus 2019).
  • Obtenez des renseignements officiels sur ce programme sur le site Web de l’ARC au https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/prestations/prestation-urgence-etudiants.html
     

• Subventions salariales : Le gouvernement fédéral a mis en œuvre deux programmes de subventions salariales distincts :
  • Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC) : La SSUC est un programme qui offre une subvention de 75 % des salaires aux employeurs admissibles pour une période allant jusqu’à 40 semaines. Ce programme est rétroactif au 15 mars 2020 et continue jusqu'au 19 décembre 2020.
    • Ce programme a été mis en place par le biais du Projet de loi C-14 : Loi n^o 2 concernant certaines mesures en réponse à la COVID-19.et la Loi concernant des mesures supplémentaires liées à la COVID-19
    • Pour des renseignements officiels sur ce programme, consultez le site du ministère fédéral des Finances au : https://www.canada.ca/fr/ministere-finances/nouvelles/2020/07/le-projet-de-loi-du-gouvernement-pour-appuyer-les-travailleurs-les-entreprises-les-personnes-handicapees-et-les-droits-juridiques-au-canada-recoit-.html et au https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/subvention/subvention-salariale-urgence.html  

MISE À JOUR concernant la SSUC : Le 20 juillet 2020, le gouvernement fédéral a présenté au Parlement du projet de loi C-20 pour prolonger la SSUC jusqu’au 19 décembre 2020, et pour rendre les subventions plus accessibles à un plus grand nombre d’employeurs.

• Lire le communiqué du 20 juillet du ministre concernant le projet de loi C-20.

 
Une semaine plus tard, le 27 juillet 2020, le projet de loi C-20 a reçu la sanction royale, prolongeant la subvention jusqu’au 21 novembre 2020 et donnant le pouvoir au gouvernement fédéral de la prolonger par règlement jusqu’au 31 décembre 2020. Le projet de loi C-20 touche aussi plusieurs éléments du programme qui seront mis en place jusqu’au 21 novembre 2020, rétroactivement au 5 juillet 2020 :

• Toute entreprise subissant une baisse de ses revenus à la suite de l’épidémie de COVID-19 est désormais admissible (une baisse de 30 % des revenus n’est plus nécessaire).
• Un modèle à échelle mobile s’applique désormais au calcul de la subvention :
  • la subvention de base sera proportionnelle à la réduction des revenus, la subvention diminuant progressivement à l’approche du mois de décembre ;
  • une subvention complémentaire pouvant atteindre 25 % sera mise à la disposition des employeurs les plus touchés par la pandémie (c’est-à-dire ceux dont les revenus ont été réduits de plus de 50 %).
• Les employeurs qui auraient été mieux servis en vertu des règles précédentes continueront à bénéficier du même niveau de soutien jusqu’à la fin du mois d’aout.

 

• Subvention salariale temporaire pour les employeurs : En vertu de ce programme, les employeurs admissibles bénéficieraient d’une subvention de 10 % de la rémunération versée du 18 mars au 19 juin 2020.
  • Pour des renseignements officiels sur ce programme, consultez le site de l’Agence du revenu du Canada au : https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/campagnes/mise-a-jour-covid-19/foire-aux-questions-subvention-salariale-temporaire-petites-entreprises.html  

 
Compte d’urgence pour les entreprises canadiennes (CUEC) : Le gouvernement fédéral accordera des prêts sans intérêt jusqu’à concurrence de 40 000 $ aux petites entreprises et aux organismes à but non lucratif, en vue de les aider à payer leurs couts d’exploitation pendant une période où leurs revenus ont été temporairement réduits.

MISE À JOUR SUR LE CUEC : Le 19 mai, le gouvernement fédéral a annoncé une expansion du Compte d’urgence pour les entreprises canadiennes (CUEC). Le CUEC a été élargi pour inclure de nombreuses petites entreprises dont le propriétaire unique tire ses revenus directement de son entreprise et pour donner l’accès à des prêts aux avocats et aux parajuristes dont la masse salariale est de moins de 20 000 $, à condition qu’ils répondent aux nouveaux critères.

• Lire le communiqué du premier ministre du 19 mai concernant l’expansion
• Lire la lettre du trésorier Mercer du 4 mai au ministre Morneau demandant de l’aide additionnelle pour les titulaires de permis et les candidat(e)s.

 
De plus, les titulaires de permis qui sont des locataires de petites entreprises et qui éprouvent des difficultés financières en raison de la COVID-19 peuvent demander à leurs propriétaires commerciaux de solliciter un prêt-subvention dans le cadre de l’Aide d’urgence du Canada pour le loyer commercial (AUCLC). L’AUCLC couvrira 50 % de la valeur du loyer, le locataire payant jusqu’à 25 % et le propriétaire commercial renonçant à au moins 25 %, pour les mois d’avril, mai, juin, juillet et aout 2020, à certaines conditions.

• Obtenez des renseignements officiels sur ce programme sur le site Web de la Société canadienne d’hypothèques et de logement au https://www.cmhc-schl.gc.ca/fr/finance-and-investing/covid19-cecra-small-business

 
Enfin, le gouvernement fédéral reporte la période pour déposer une déclaration de revenus au 1^er juin 2020 (pour les particuliers) et au 31 aout 2020 (pour les entreprises). Il a également suspendu sans intérêt les remboursements des prêts d’études canadiens jusqu’au 30 septembre 2020.
 
Pour des renseignements officiels sur tous les programmes de soutien du fédéral offerts aux particuliers, aux entreprises et aux secteurs à cause de la COVID-19 se trouvent sur le site Web du ministère des Finances du Canada au : https://www.canada.ca/fr/ministere-finances/plan-intervention-economique.html

Dernière mise à jour : 5 aout
 

Oui, le Barreau a compilé une liste avec des liens aux réponses à la COVID-19 de diverses organisations pour votre commodité. Il est important de noter que la situation entourant la pandémie de COVID-19 évolue rapidement. Le Barreau de l’Ontario a priorisé la rapidité et l’ampleur de la compilation des ressources qui pourraient être utiles aux titulaires de permis en cette période hors du commun. Le choix d’inclure des ressources ne constitue pas une approbation des articles ou de leurs auteurs, et le Barreau ne garantit pas la qualité ou l’exactitude du contenu. Les titulaires de permis doivent user de leurs propres compétences et jugements professionnels lorsqu’ils et elles adoptent et appliquent les renseignements juridiques contenus dans ces articles. Cette compilation n’est pas exhaustive et le Barreau peut ajouter ou retirer des articles à tout moment. [Voir l’avertissement.]

Dernière mise à jour : 23 mars

Le 24 mars 2020, le gouvernement de l’Ontario a ordonné la fermeture obligatoire de toutes les entreprises non essentielles. Le 3 avril, la province a révisé la liste des entreprises essentielles.

Point 34. vii. « Les services professionnels et sociaux qui appuient le système juridique et judiciaire », comprennent les bureaux d’avocats et de parajuristes.

Même si les cabinets juridiques et parajuridiques ne sont pas tenus de fermer selon le décret du gouvernement, le Barreau de l’Ontario promeut l’éloignement social et physique en réponse à la COVID-19, et encourage donc tous les titulaires de permis à travailler à domicile, dans la mesure du possible.

Les titulaires de permis qui estiment que leurs bureaux doivent rester ouverts sont priés de suivre les conseils de Santé publique Ontario et de leurs bureaux de santé locaux.

On rappelle aux titulaires de permis qui sont des employeurs leur obligation de respecter l’ensemble des lois et règlements provinciaux applicables en matière de travail, y compris la Loi sur la santé et la sécurité au travail. En vertu de cette Loi, les employeurs doivent prendre toutes les précautions raisonnables pour assurer la santé et la sécurité des travailleurs.

Comme employeurs, les titulaires de permis sont encouragés à mettre en place des politiques qui énoncent les exigences qui s’appliquent si les clients ou les employés sont malades ou incapables de se présenter au bureau pour prendre soin d’autres personnes.
 

Le 19 mars, le gouvernement de l’Ontario a adopté la Loi de 2020 modifiant la Loi sur les normes d'emploi (situations d'urgence liées à une maladie infectieuse) pour accorder un congé avec protection de l'emploi aux employés qui sont en isolement ou en quarantaine en raison de la COVID-19 ainsi que pour les personnes qui doivent s'absenter du travail afin de prendre soin d'un proche ou d'un enfant, notamment à cause de la fermeture d'une école ou d'une garderie.

La Loi énonce clairement qu'un employé ne sera pas tenu de fournir une note médicale s'il doit prendre un congé. Toutefois, l'employeur pourrait exiger que l'employé lui fournisse une autre preuve qui est raisonnable dans les circonstances, à un moment qui est raisonnable. Cela pourrait comprendre le fait de demander une note de la garderie ou une preuve d'annulation d'un vol d'une compagnie aérienne, mais pas une note médicale. Ces mesures sont rétroactives au 25 janvier 2020, date à laquelle le premier cas présumé de COVID-19 a été confirmé en Ontario.

Lire le communiqué de la province.

Les titulaires de permis sont aussi encouragés à adopter un plan de lutte contre les infections qui peut comprendre :

• Offrir des options de télétravail lorsque possible et suivre les techniques d’éloignement social comme les audioconférences et les vidéoconférences autant que possible.
• Veiller à ce que les bureaux et les postes de travail soient propres et désinfectés au besoin, surtout dans les endroits qui sont touchés fréquemment, comme les poignées de porte, les poignées et les rampes.
• Veiller à ce que les installations soient propres et bien fournies pour le lavage des mains.
• Offrir des préparations à base d’alcool pour le lavage des mains, lorsqu’approprié.
• Fournir des mouchoirs et en encourager l’usage.

Dernière mise à jour : 6 avril

Dans certains cas, il pourrait ne pas être possible d’éviter de rencontrer des clients ou des tiers. Les avocats et les parajuristes devraient envisager de prendre des précautions pour réduire le risque de contracter la COVID-19, notamment l’hygiène des mains, l’étiquette respiratoire, le nettoyage de l’environnement et l’éloignement physique. Pour en savoir plus, prenez connaissance des recommandations énumérées dans les ressources provenant de ces autorités de santé publique et envisagez de les suivre :

Santé publique Ontario :

• Nettoyage et désinfection des lieux publics
• Ressources publiques sur le COVID-19

 

Gouvernement de l’Ontario :

• Comment se protéger

 

Gouvernement du Canada :

• Maladie à coronavirus : Préparation
• Maladie à coronavirus (COVID-19) : Prévention et risques

En ce qui a trait aux tribunaux, veuillez consulter notre FAQ : Les tribunaux sont-ils ouverts?

Dernière mise à jour : 26 juin

Si les avocats ou les parajuristes ont des plans de mesures d’urgence en cas de catastrophe ou de continuité des activités pour leur lieu de travail, ils devraient les réviser maintenant et déterminer la mesure dans laquelle le ou les plans devraient être mis en œuvre à l’heure actuelle.

Si les avocats ou les parajuristes n’ont pas mis en place de tels plans ou si leurs plans actuels ne répondent pas adéquatement aux risques soulevés par la COVID-19, ils devraient consulter les ressources suivantes et prendre les mesures de planification recommandées [Voir l’avertissement.] :

• Chambre de commerce du Canada : Plan de communication de crise (en anglais seulement)
• Association du Barreau canadien : Les pandémies et les milieux de travail : ressource à l’intention des avocats
• LawPRO® : Managing Practice Interruptions (en anglais seulement)
• American Bar Association : A Lawyer’s Guide to Disaster Planning (en anglais seulement)

Les avocats et parajuristes devraient tenir compte d’autres facteurs rattachés à la gestion de la pratique lorsqu’ils se préparent à des interruptions de la pratique dans le contexte de la COVID-19, notamment :

Travailler à domicile :
Si les avocats ou les parajuristes entendent travailler à domicile dans le cadre de leurs plans, ils devraient déterminer si tous les principaux renseignements dont ils ont besoin sont facilement accessibles et à jour. Ces renseignements comprennent les coordonnées des clients, les dossiers des clients, les coordonnées du personnel et des prestataires de services, les renseignements bancaires, les mots de passe pour accéder à la messagerie vocale, aux ordinateurs et aux courriels personnels et professionnels.

Les avocats et les parajuristes devraient également déterminer le moyen :

• de préserver la confidentialité des renseignements à l’égard des membres de la famille ou d’autrui ;
• de communiquer avec les clients ;
• de recevoir et de récupérer les colis à leurs bureaux ;
• de continuer à déléguer des tâches à des non-titulaires de permis ou à d’autres membres du personnel et les superviser adéquatement.

Pour en savoir plus, consultez la page Bureau à domicile du Barreau.
Si un non-titulaire de permis ou un autre membre du personnel entend travailler à domicile, les avocats et les parajuristes doivent également veiller à cette personne garde le tout confidentiel pendant l’exercice de ces tâches.

Maladie ou absence d’un(e) avocat(e), d’un(e) parajuriste ou du personnel :
Si les avocats ou les parajuristes ne sont pas en mesure de continuer à gérer leur pratique en raison d’une maladie, ils devraient avoir une procuration perpétuelle relative aux biens afférents à une pratique du droit. Pour en savoir plus, reportez-vous au Guide de planification d’urgence (pour avocats) (pour parajuristes).

Les avocats et les parajuristes devraient également déterminer les tâches précises qui seront omises si le personnel ne peut pas se rendre au bureau et s’assurer que les clients continueront de recevoir des services et qu’ils ne subiront aucun préjudice.

Communication continue :
Si les avocats ou les parajuristes modifient leurs heures ouvrables, ou s’ils employaient de nouveaux modes de communication ou s’ils s’attendent à ce qu’il y ait des retards de communication à apporter d’autres modifications aux activités du cabinet, les avocats et les parajuristes devraient transmettre ces renseignements aux clients et aux membres du personnel. Les avocats et les parajuristes peuvent envisager d’utiliser des mises à jour par courriel, des avis sur leurs sites Web, ou par d’autres moyens, le cas échéant, en fonction des besoins de leurs clients et de leur personnel.

Dernière mise à jour : 16 mars

Dans le contexte de la COVID-19, les pratiques exemplaires en santé publique comprennent notamment l’éloignement physique. Les avocats et les parajuristes devraient envisager de tenir des réunions régulières avec des clients par téléphone ou à l’aide d’outils communication par vidéoconférence, tels que Zoom, Skype, Facetime et d’autres plateformes. Il est également important que les avocats et les parajuristes connaissent les types d’engagement avec les clients qui, dans des circonstances habituelles, exigeraient une rencontre en personne et que, dans le contexte de la COVID-19, ils devraient adopter une approche axée sur l’atténuation des risques accrus si une rencontre en personne devait avoir lieu.

Cependant, les avocats et les parajuristes devraient être conscients de leurs obligations de communiquer efficacement avec leurs clients lorsqu’ils choisissent un mode de communication :

• Le commentaire [8.1] de la règle 3.1-2 du Code prévoit que ce qui est considéré comme une communication efficace avec le client variera selon la nature du mandat, les besoins et les connaissances du client ainsi que la nécessité pour le client de prendre des décisions bien éclairées et de fournir des directives.
• Les règles 3.01 (4)e) et f) du Code des parajuristes précisent que la compétence exige de communiquer l’information à chaque étape pertinente de l’affaire rapidement, efficacement, et de répondre aux demandes raisonnables des clients en temps utile et efficacement.
• Les lignes directrices 10, 10.1 et 10.3 des Lignes directrices sur le Code de déontologie des parajuristes précisent qu’un parajuriste peut augmenter la qualité de son service à la clientèle en informant le client de chaque étape de l’affaire et de tous les aspects de celle-ci, et en s’assurant de bien comprendre les attentes du client, tant au début du mandat qu’au cours de celui-ci.

Dans le contexte de la COVID-19, si les avocats et les parajuristes décident de changer leur mode de communication avec un client, ils devraient envisager d’informer leurs clients des autres modes de communication qu’ils entendent utiliser aussitôt que possible. Pour de plus amples renseignements sur les pratiques exemplaires lors de l’utilisation d’autres modes de communication, veuillez consulter la suite de la foire aux questions.

Dernière mise à jour : 16 mars

Oui, mais les règles imposent aux avocats et aux parajuristes l’obligation d’informer leur(s) client(s) de leur intention de le faire. Les avantages, les risques, les exigences et les pratiques exemplaires en matière de gestion des risques sont décrits plus en détail ci-dessous.
 
Dans le contexte de la COVID-19, où la communication avec le client et la confirmation des instructions peuvent être plus difficiles en raison du travail à distance, des protocoles d’éloignement physique ou lorsque les avocats et les parajuristes tentent de s’adapter rapidement à l’utilisation des nouvelles technologies dans leurs cabinets, il y a des avantages à enregistrer les réunions. Toutefois, si les avocats et les parajuristes choisissent d’enregistrer ces réunions, ils doivent être conscients des risques associés à cette pratique et prendre des mesures pour gérer ces risques.
 
Avantages de l’enregistrement
Parmi les avantages de l’enregistrement d’une rencontre avec un client, on peut citer la possibilité pour l’avocat ou le parajuriste :

• de saisir les instructions du client lorsqu’une rencontre en personne n’est pas possible en raison des protocoles de santé publique
• de privilégier l’écoute et, pour les réunions virtuelles, l’observation de repères visuels plutôt que la prise de notes
• de transcrire les renseignements importants ou complexes après la réunion
• de démontrer le processus suivi pour la réunion virtuelle plutôt que de simplement documenter

 
Risques de l’enregistrement
Ces avantages devraient être analysés dans le contexte des risques suivants :
 

• L’accès par d’autres personnes à des fichiers audio ou vidéo de réunions de clients qui n’ont pas été archivés de manière sécurisée, car cela peut entrainer des violations de la confidentialité ou du privilège.
• Certains clients peuvent être moins ouverts et moins honnêtes avec un avocat ou un parajuriste s’ils savent qu’ils sont enregistrés.
• Des renseignements importants sur les rencontres avec les clients pourraient être perdus si l’accès aux fichiers enregistrés est limité.

 
Obligation d’informer  
Après avoir pesé les avantages et les risques, si un avocat ou un parajuriste souhaite enregistrer une conversation ou une rencontre avec un client, il doit informer le client de son intention de le faire (r. 7.2-3, Code de déontologie ; r. 7.01 (6), Code de déontologie des parajuristes). Il est interdit aux avocats et aux parajuristes d’utiliser un dispositif quelconque pour enregistrer secrètement une discussion avec un client, que cet enregistrement soit ou non autorisé par la loi.
 
Les avocats et les parajuristes doivent savoir que les règles du Barreau les obligent également à informer les autres praticiens du droit de leur intention de les enregistrer s’ils ont l’intention de le faire. Bien que les règles du Barreau ne l’exigent pas, si d’autres personnes sont présentes à une réunion qu’un avocat ou un parajuriste a l’intention d’enregistrer, l’avocat et le parajuriste doivent également informer ces personnes de leur intention de les enregistrer, car il peut y avoir d’autres obligations légales pour informer les personnes de l’enregistrement.
 
Pratiques exemplaires de gestion du risque pour l’enregistrement
En plus de se conformer aux règles du Barreau, pour gérer les risques d’enregistrement identifiés ci-dessus, les avocats et les parajuristes devraient également envisager de prendre les mesures suivantes :
 

• Examiner les accords de service de conférence virtuelle pour déterminer la sécurité, l’emplacement et l’accessibilité des enregistrements et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes qui se posent.
• Lorsque possible, confirmer à l’avance par écrit l’intention d’enregistrer le client. Si cela n’est pas possible, confirmer l’intention d’enregistrer le client au début de l’enregistrement.
• Rappeler au client, dès le début de la conférence ou de la réunion, qu’elle est enregistrée.
• Évaluer en permanence si l’enregistrement de la rencontre avec le client porte atteinte à la liberté du client de partager les renseignements pertinents avec l’avocat ou le parajuriste.

 

Dernière mise à jour : 2 avril

À l’heure actuelle, les exigences relatives à l’identification des clients ou à la vérification prévues dans le Règlement administratif n° 7.1 sont encore valables. Cependant :
 

• Les avocats et les parajuristes devraient prendre connaissance des renseignements qui suivent, car ils n’ont pas à vérifier l’identité de leurs clients pour toutes les affaires.
• S’ils ne sont pas tenus d’identifier un client, les avocats et les parajuristes peuvent remplir toutes leurs obligations professionnelles sans organiser de rencontre en personne ou par vidéoconférence.
• En raison de la COVID-19 et jusqu’à nouvel ordre, le Barreau interprètera les exigences des avocats et des parajuristes visant à vérifier l’identité de leurs clients face à face afin qu’ils n’aient pas à rencontrer leurs clients en personne. D’autres moyens de vérifier l’identité des clients, tel que la vérification face à face par vidéoconférence seront autorisés. Toutefois, les avocats et les parajuristes devraient mener une évaluation des risques pour s’assurer qu’il est approprié dans leur situation de vérifier l’identité par vidéoconférence. Si les avocats et les parajuristes décident de vérifier l’identité de leurs clients par vidéoconférence, ils devraient également tenter de gérer quelques-uns des risques associés à cette pratique mentionnés ci-après.

Exigences actuelles :
Cependant, parce qu’il n’y a pas d’obligation de vérifier l’identité d’un client face à face, les avocats et les parajuristes devraient  :
 

• tenir compte de la différence entre l’identification des clients et la vérification de leur identité ::

Identifier le client oblige à obtenir certains renseignements fondamentaux sur lui ou elle et sur tout tiers donnant des directives ou ayant l’autorité de donner des directives à votre client, comme le nom et l’adresse. Vous devez obtenir ces renseignements chaque fois que vos services sont retenus pour fournir des services juridiques à un client à moins qu’il n’y ait une exemption. Cette étape peut être effectuée par courriel, par téléphone, par vidéoconférence ou par d'autres formes de communication. Il n’y a aucune exigence de le faire face à face.

Vérifier l’identité d’un client signifie littéralement regarder un document d’identification original d’une source indépendante afin de vous assurer que vos clients et tout tiers sont qui ils disent être. Vous ne devez vérifier l’identité de vos clients et de tiers que si vous vous livrez à des activités liées à des virements de fonds, autrement dit, si vous vous livrez au paiement, à la réception ou au virement de fonds ou si vous donnez des directives à cet égard, et aucune exemption ne s’applique à cette règle.

• Déterminer si l’affaire exige la vérification de l’identité.

La vérification de l’identité d’un client est effectuée face à face sauf si

• le particulier dont vous vérifiez l’identité est au Canada et un commissaire à l’assermentation ou un autre garant fournit une attestation ;
• le particulier dont vous vérifiez l’identité n’est pas au Canada et un mandataire vérifie son identité.

Pour en savoir plus, veuillez consulter les ressources sur les exigences pour les avocats concernant l’identification des clients et la vérification du Barreau. Pour de plus amples renseignements sur les attestations ou la rétention des services d’un mandataire, veuillez consulter les annexes 4, 5, 7 et 8.

Gestion des risques découlant de la vérification face à face par vidéoconférence :

Si les avocats ou les parajuristes envisagent d’effectuer la vérification de l’identité d’un client face à face par vidéoconférence plutôt qu’en personne ou par l’entremise d’une attestation ou d’un mandataire, ils devraient tenir compte des facteurs suivants en vue de gérer certains risques :

• Déterminer s’il y a présence d’indices de fraude ou de blanchiment d’argent, tenter d’atténuer le risque, puis décider de la marche à suivre.
  • examiner ces indices, puis consulter l’Avis à la profession juridique concernant les risques de la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada.
  • Demeurer vigilants, car ces personnes pourraient tenter de tirer parti de situations telles que la COVID-19 pour se livrer à des activités frauduleuses ou illégales et rester à l’affut d’indices de fraudes ou d’autres activités illégales.
  • Lorsque les avocats et les parajuristes choisissent des moyens virtuels, ils doivent être particulièrement attentifs à ces indices pour veiller à ne pas contribuer à une activité illégale ou à faire preuve de négligence à cet égard.
  • Les avocats et les parajuristes devraient consigner tout indice de ce genre, les mesures qu’ils ont prises pour atténuer ce risque et leur décision quant à la marche à suivre.
  • S’il y a présence d’un nombre trop important d’indices, les avocats et les parajuristes devraient décider s’ils peuvent continuer de s’occuper de cette affaire.
• Envisager de recourir à une autre méthode de vérification de l’identité du client pouvant réduire le risque de fraude ou de blanchiment d’argent, comme la méthode à processus double ou des renseignements figurant dans le dossier de crédit de la personne.
  • Pour de plus amples renseignements sur ces méthodes, veuillez consulter les Directives à l’intention de la profession juridique de la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada.*

Après avoir évalué les risques, si les avocats ou les parajuristes décident d’utiliser la vidéoconférence pour mener des vérifications face à face de l’identité du client, ils et elles devraient

• envisager de demander que le client envoie une image à haute résolution du document d’identification par des moyens sécurisés à l’avance de la tenue de la vidéoconférence et de demander au client de montrer le document original pendant la vidéoconférence ;
• être raisonnablement convaincu que le document d’identification est valide et à jour ;
• comparer l’image du document d’identification avec le client pour se convaincre raisonnablement qu’il s’agit de la même personne ;
• enregistrer, avec la date applicable, la méthode par laquelle ils ont vérifié l’identité du client ;
• consigner les efforts qui ont été déployés pour vérifier l’identité du client conformément aux exigences actuelles et les raisons pour lesquelles l’avocat ou le parajuriste n’a pas été en mesure de vérifier l’identité du client conformément aux exigences actuelles.*

En réponse à la COVID-19, les avocats ou les parajuristes devraient savoir que la période de validité des formulaires d’identification du gouvernement qui arrivent à échéance le 1^er mars 2020 a été prolongée. Pour plus de renseignements, voir la question, « Dans le contexte de la COVID-19, que faire si le document d’identification d’un client a expiré récemment? »

[Voir l’avertissement.]
 

Dernière mise à jour : 30 mars

Oui, sous réserve de certaines conditions.

Les modifications législatives permettent désormais l’attestation à distance :
En Ontario, l’attestation, y compris l’attestation à distance ou électronique, est régie par la Loi sur les commissaires aux affidavits (la « Loi ») et non par le Barreau.

À compter du 1^er aout 2020, l’article 9 de la Loi prévoit ce qui suit :

• tout serment est prêté et toute déclaration est faite par le déposant ou le déclarant en présence physique du commissaire;
   
• si le commissaire n’est pas en présence physique du déposant ou du déclarant, le commissaire peut faire prêter serment ou faire une déclaration si les conditions prévues dans le Règl. de l’Ont. 431/20 Prestation des serments ou réception des déclarations à distance (le « Règlement ») sont remplies.

Conditions de l’attestation à distance :
Les avocats et les parajuristes qui désirent attester des documents à distance doivent remplir les conditions suivantes, comme précisées à l’article 1 du Règlement :

1. Voir, entendre et communiquer en temps réel. L’attestation doit se faire par une méthode de communication électronique permettant au commissaire et au déposant de se voir, de s’entendre et communiquer entre eux en temps réel tout au long de la formalité.

2. Confirmer l’identité du déposant. Le commissaire doit confirmer l’identité du déposant.

3. Utiliser un constat d’assermentation modifié. Le commissaire doit utiliser une version modifiée du constat d’assermentation qui indique que l’attestation a été administrée conformément au Règlement, ainsi que le lieu où se trouvaient le commissaire et le déposant au moment de l’attestation. Pour voir un exemple de constat d’assermentation modifié pour un document attesté à distance, voir le Guide à l’intention des nouveaux commissaires aux affidavits du ministère du Procureur général [Voir l’avertissement.]

4. Veiller à ce que le déposant comprenne. Le commissaire doit prendre des précautions raisonnables dans l’exécution de ses fonctions, notamment en s’assurant que le déposant comprend ce qui est signé.

5. Conserver un dossier sur l’attestation à distance. Le commissaire doit conserver un dossier de la formalité.

En plus de satisfaire aux exigences du Règlement, les avocats et les parajuristes qui choisissent d’utiliser l’attestation à distance doivent également être conscients des risques qui y sont associés et envisager d’adopter les stratégies de gestion des risques décrites ci-dessous dans la FAQ : « Comment un avocat ou un parajuriste devrait-il attester des documents par voie électronique? »

Dernière mise à jour : 1^er aout 2020

Cette réponse remplace celle que le Barreau avait fournie pendant la COVID-19, avant que les modifications à la Loi sur les notaires n’entrent en vigueur.

La notarisation est régie par la Loi sur les notaires (la « Loi ») et non par le Barreau. Les avocats et les parajuristes agissant à titre de notaires sont tenus de respecter les exigences de la Loi.

À compter du 1^er aout 2020, la Loi permet la notarisation à distance si les règlements pris en application de la Loi le prévoient et si les conditions énoncées dans les règlements sont respectées.

Les règlements permettant ou énonçant les conditions pour la notarisation à distance n’ont pas encore été pris. En conséquence, la Loi ne permet pas aux avocats et aux parajuristes de notarier des documents en ce moment.
 
Le Barreau fournira des mises à jour aux professions juridiques sur la notarisation à distance si des règlements sont introduits à cet égard.
 
Remarque : Les modifications à la Loi sur les commissaires aux affidavits et le nouveau règlement sur l’attestation à distance sont également entrés en vigueur le 1^er aout 2020. Ces modifications et le règlement permettent l’attestation à distance si les conditions énoncées dans le règlement sont respectées. Pour plus d’informations, voir la question ci-dessus sur l’attestation.

Dernière mise à jour : 1^er aout 2020

Il s’agit d’une question de droit de fond propre au contexte, et le Barreau ne régit pas la manière de signer les documents. Les avocats et les parajuristes devraient passer en revue la législation applicable pour déterminer si les signatures électroniques sont permises dans le contexte de leurs affaires. Par exemple, la Loi portant réforme du droit des successions comprend des dispositions qui régissent la signature des documents testamentaires. Les avocats et les parajuristes peuvent aussi consulter la Loi de 2000 sur le commerce électronique.

Dernière mise à jour : 18 mars

Les avocats ou les parajuristes qui acceptent un mandat avec des honoraires conditionnels doivent tenir compte de l’exigence du Règlement 195/04 pris en application de la Loi sur les procureurs, L.R.O. 1990, chap. S.15, laquelle précise qu’en plus d’être rédigée par écrit, l’entente sur des honoraires conditionnels « est signée par le client et le procureur, chaque signature étant attestée par un témoin ».
 
Les tribunaux et le Barreau partagent la responsabilité quant à la règlementation des ententes sur des honoraires conditionnels. Même si le ressort du Barreau est limité sur cette question, en raison de la COVID-19 et jusqu’à nouvel ordre :

• Le Barreau interprètera l’exigence susmentionnée afin que l’avocat, le parajuriste ou le témoin ne soit pas tenu d’être en présence du client pour vérifier la signature.
• Un autre moyen de vérification de la signature, tel qu’en demandant à un témoin d’en attester par vidéoconférence et en la contrevérifiant à l’aide de la copie numérisée de l’entente sera autorisé.

 
Si les avocats et les parajuristes décident d’utiliser l’attestation virtuelle des signatures, ils devraient tenter de gérer certains des risques associés à cette pratique à l’aide des mesures mentionnées ci-après :
 

• Adopter les pratiques exemplaires pour la prestation de conseils ou de services juridiques par vidéoconférence et s’ajuster en conséquence.
• Veiller à ce que le témoin voie l’entente pendant que les parties la signent.
• Demander aux parties de tenir le document signé devant la caméra pour montrer la signature du témoin.
• Numériser et envoyer l’entente signée au témoin afin que ce dernier puisse vérifier la signature.
• Donner à la partie une phrase ou un code d’identification unique à saisir à un endroit précis dans le document, lequel peut ensuite servir à contrevérifier la copie électronique par rapport à l’original.
• Consigner le processus utilisé pour faire signer et attester l’entente par un témoin en cas de conflit ultérieur.

Dernière mise à jour : 26 mars

Oui, le risque est accru. Les cyber criminels tentent souvent d'exploiter des personnes pendant les périodes de changement rapide, de stress ou de confusion. Par conséquent, les avocats et parajuristes et leur personnel devraient faire preuve de vigilance et prendre des précautions pendant la COVID-19.

Les avocats et les parajuristes devraient lire Beware of cybersecurity risks during COVID-19 and working from home de LawPRO®, article qui met en valeur certaines des arnaques en ligne liées à la COVID-19 et recommande aux cabinets des moyens de se protéger. [Voir l’avertissement.]


Dernière mise à jour : 24 mars

Le Barreau n’a pas compétence sur les processus judiciaires. Certains tribunaux, comme la Cour supérieure de justice (Commercial List) (voir paragraphes 13 et 14) et la Cour supérieure de justice (droit civil et droit de la famille) (voir le paragraphe B.6), ont modifié leurs exigences concernant les affidavits pendant la COVID-19. *
 
Les avocats et les parajuristes devraient passer en revue le site Web des tribunaux qui les concernent pour avoir des directives de pratique sur des modifications éventuelles sur les exigences d’affidavits dues à la COVID-19. Pour des liens aux sites Web des tribunaux de l’Ontario, voir les pages de l’Association du Barreau de l’Ontario sur la COVID-19 (non traduites) : Statut – Cours ou Statut – Tribunaux. [Voir l’avertissement.]


Dernière mise à jour : 23 mars

La Fédération des associations du Barreau de l’Ontario a préparé des ressources pour les avocats : 

• Closing Real Estate Deals During a Pandemic
• Basic Approach for Remote Signing

Dernière mise à jour : 23 mars

Oui. Dans de nombreux cas, alors que les avocats, les clients ou les témoins pratiquent la distanciation sociale ou physique, l’auto-isolement ou la quarantaine en raison de la COVID-19, les avocats sont en mesure d’aider leurs clients à exécuter à distance leur testament ou leur procuration à l’aide de la technologie de communication audiovisuelle. Les testaments et les procurations qui sont signés et attestés à distance peuvent être signés et attestés en plusieurs exemplaires.

La passation à distance des testaments et des procurations sont permises jusqu’au 22 septembre 2020, à moins de prolongation par le lieutenant-gouverneur en conseil.
 
Cette FAQ traite des points suivants :

• La loi habilitant la passation à distance et maintien
• Les changements aux exigences de passation en personne
• Les exigences de passation continues
• Le champ d’activité des parajuristes et leur rôle
• Le processus et les pratiques exemplaires pour la passation à distance
• Les limites de la passation à distance
• Les solutions de rechange pour la passation à distance et en personne
• D’autres soutiens pour le changement.

 
Quelle est la loi habilitant la passation à distance et son maintien?
 
En vertu de l’article 7.0.2 (4) de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence (la Loi), le 7 avril 2020, le gouvernement de l’Ontario a publié un décret d’urgence (« premier décret ») qui permettait de passer et d’attester à distance les testaments et les procurations dans certaines circonstances. Le gouvernement de l’Ontario a publié un deuxième décret d’urgence le 22 avril 2020 (« deuxième décret ») qui abrogeait le premier. Le deuxième décret a été prolongé en vertu de la Loi jusqu’au 29 juillet 2020.

Le 21 juillet 2020, le gouvernement de l’Ontario introduisait la Loi de 2020 sur la réouverture de l’Ontario (mesures adaptables en réponse à la COVID-19) (la « Loi sur la réouverture de l’Ontario »). La Loi sur la réouverture de l’Ontario est entrée en vigueur le 24 juillet 2020.
 
En vertu du paragraphe 2 (1) de la Loi sur la réouverture de l’Ontario, le deuxième décret a été maintenu en application du Règl. de l’Ont. 129/20, Signatures dans les testaments et les procurations. L’article 3 de la Loi sur la réouverture de l’Ontario prévoit que le Règl. de l’Ont. 129/20 cesse de s’appliquer 30 jours après qu’il a été maintenu, sous réserve de sa prolongation par le lieutenant-gouverneur en conseil. Le 20 aout 2020, le Règl. de l’Ont. 458/20 a prorogé la période de validité du Règl. de l’Ont. 129/20 jusqu'au 22 septembre 2020.
 
Par conséquent, le Règl. de l’Ont. 129/20 continue de permettre la passation et l’attestation à distance des testaments et des procurations jusqu’au 22 septembre 2020, sous réserve d’une autre prolongation.
 
Quelles exigences relatives à la passation et à l’attestation à distance des testaments et des procurations ont changé?
 
Deux changements ont été apportés aux exigences relatives aux testaments et aux procurations en conséquence des décrets (maintenant le Règl. de l’Ont. 129/20).

D’abord, pour les testaments et les procurations passés et attestés à distance, au moins un témoin doit être un avocat ou un parajuriste titulaire d’un permis, au sens de la Loi sur le Barreau. Le Barreau comprend que le gouvernement de l’Ontario renvoie à un avocat ou à un parajuriste titulaire d’un permis de l’Ontario au moment de la signature.
 
Ensuite, pour les testaments passés et attestés à distance, le testateur peut signer et le témoin peut souscrire des copies séparées, complètes et identiques du testament, en plusieurs exemplaires. Ensemble, ces copies constituent le testament. De la même façon, les donateurs et les témoins des procurations pour les biens ou les soins personnels qui sont passés et attestés à distance peuvent signer des copies séparées, complètes et identiques de la procuration, en plusieurs exemplaires. Ensemble, ces copies constituent la procuration.
 
Quelles exigences demeurent en place?
 
Sauf indication contraire, toutes les exigences relatives aux testaments et aux procurations restent en vigueur. Plus précisément, il est important de noter ce qui suit :

• Toutes les autres exigences relatives aux témoins continuent de s’appliquer.
• Les signatures originales manuscrites du testateur et des témoins doivent toujours être obtenues à des fins d’homologation et, dans le cas des procurations, peuvent toujours être exigées par des tiers.

Les décrets ou le Règl. de l’Ont. changent-ils le champ d’activité des parajuristes?

Non. Le champ d’activité des parajuristes demeure inchangé, tel que défini par le Règlement administratif n^o 4 pris en application de la Loi sur le Barreau. Bien que le gouvernement de l’Ontario ait indiqué que la définition de « titulaire de permis » dans les décrets permet à un avocat et à un parajuriste d’agir à titre de témoin obligatoire, seuls les avocats sont autorisés à rédiger des testaments et des procurations et à fournir des conseils juridiques à leur égard. Il est entendu que ni le premier décret ni le deuxième décret (tels que promulgués et maintenus en vertu du Règl. de l’Ont. 129/20) ne permettent à un parajuriste de rédiger des testaments et des procurations ni à fournir des conseils juridiques à leur égard, y compris sur l’incidence de la passation à distance de testaments ou de procurations.
 
Quelle est la procédure à suivre pour achever la passation à distance d’un testament ou d’une procuration?
 
La procédure à suivre pour achever la passation à distance d’un testament ou d’une procuration conformément au Règl. de l’Ont. 129/20 n’est pas prescrite.

Afin que la procédure soit cohérente et documentée, et afin d’atténuer les risques liés à l’absence physique des testateurs, des donateurs ou des témoins, les avocats peuvent envisager de créer ou d’adopter une liste de contrôle qui pourrait les aider à passer des testaments ou à attester des procurations au moyen d’une technologie de communication audiovisuelle.

Les exemples suivants pourraient vous être utiles :

Counterpart Will Execution Checklist, préparé par Hull & Hull LLP
Counterpart PoA Execution Checklist, préparé par Hull & Hull LLP

Pratiques exemplaires en matière d’attestation à distance

Liste de contrôle d’attestation à distance

Vous pouvez aussi consulter l’article de LAWPRO How to lessen your risk of a malpractice claim when virtually witnessing wills and powers of attorney.
 
Les testaments ou les procurations doivent-ils être passés à distance dans tous les cas?
 
Non. Malgré le Règl. de l’Ont. 129/20, il peut arriver que la passation d’un testament ou d’une procuration ne doive pas se faire à distance. Pour chaque affaire, les avocats doivent évaluer les circonstances et les directives du client afin de déterminer si une signature à distance est possible et appropriée.

Par exemple, les avocats doivent examiner si l’un des éléments suivants est susceptible de poser problème dans une affaire particulière :

• Accès d’un avocat, d’un client ou d’un témoin à une technologie de vidéoconférence appropriée, et savoir-faire
• Capacité des clients
• Contrainte, coercition ou influence indue du client
• Signaux d’alerte de fraude concernant le testament ou la procuration

Si l’un de ces problèmes se pose, l’avocat doit prendre les mesures appropriées. Selon les circonstances, l’avocat doit s’assurer que le problème est résolu à sa satisfaction avant la passation à distance, refuser de procéder à une passation à distance, ou, dans certains cas, refuser d’intervenir ou se retirer de l’affaire.
 
Comment puis-je aider un client qui souhaite faire un testament si ni la passation à distance ni la passation en personne ne sont possibles?

Lorsque la passation virtuelle de testaments et en personne n’est pas possible, les avocats peuvent envisager l’utilisation de testaments olographes avec leur client. Pour plus de renseignements, consultez :

Emergency Holograph Wills for Clients in Isolation
 
Quelles autres mesures d’aide sont disponibles en ce qui concerne la passation du testament ou de la procuration pendant la COVID-19?

Ligne d’aide à la gestion de la pratique : Si les avocats ont des questions précises sur la façon de respecter leurs obligations professionnelles ou de s’y retrouver parmi les questions sur la gestion de la pratique dans le contexte de la COVID-19, ils peuvent communiquer avec la Ligne d’aide à la gestion de la pratique du Barreau au 416 947-3315 ou au numéro sans frais 1 800-668-7380, poste 3315, du lundi au vendredi de 9 h à 17 h HAE, et sélectionner l’option pour se connecter à la Ligne d’aide.

Réseau d’encadrement de la pratique : Les avocats et les parajuristes peuvent avoir accès au Réseau d’encadrement de la pratique du Barreau, qui donne accès à des relations à court terme, axées sur les résultats, avec des formateurs et des conseillers issus des professions. Les formateurs soutiennent la mise en œuvre des pratiques exemplaires et les conseillers aident à mener des enquêtes de droit de fond et de procédure sur les questions concernant les dossiers des clients. Les avocats et les parajuristes peuvent demander une rencontre avec un formateur ou un conseiller ici.

[Voir l’avertissement.]

Dernière mise à jour : 24 aout 2020