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Réponse à la COVID-19

FAQ : Gestion de la pratique

Vous trouverez ci-dessous des réponses à certaines des questions posées par les avocats et les parajuristes, regroupées selon les sujets suivants. 

Passez aux sujets suivants :

1. Soutiens aux titulaires de permis
2. Gestion de bureau
3. Interruptions de la pratique
4. Confidentialité
5. Cybersécurité
6. Réunions virtuelles
7. Identification des clients et vérification
8. Attestation et notarisation
9. Signature de documents
10. Litige
11. Droit immobilier
12. Testaments et procurations

Soutiens aux titulaires de permis

Gestion de bureau

Interruptions de la pratique

  • Que devraient faire les avocats ou les parajuristes en cas d'interruptions associées à la COVID-19?
    Les avocats et les parajuristes devraient avoir des plans de mesures d’urgence en cas de catastrophe ou de continuité des activités pour leur lieu de travail. À la lumière de la COVID-19, ces plans doivent prévoir des situations impliquant une grave éclosion de maladie infectieuse, y compris une pandémie ou une grave épidémie saisonnière résultant d’un virus ou d’un autre agent (« plan de pandémie »). Les avocats et les parajuristes doivent s’assurer que leurs plans de pandémie répondent aux besoins spécifiques de leur entreprise et de leurs opérations, et qu’ils sont conformes aux exigences législatives et règlementaires, aux restrictions et aux recommandations de santé publique. Pour en savoir plus, voir la section Gestion de bureau de cette FAQ.

    Si les avocats ou les parajuristes n’ont pas mis en place de tels plans ou si leurs plans actuels ne répondent pas adéquatement aux risques soulevés par la pandémie de COVID-19, ils devraient consulter les ressources suivantes et prendre les mesures de planification recommandées [Voir l’avertissement.] :
    • Chambre de commerce du Canada :
    Éclosions de grippe et de maladies infectieuses Plan de continuité des opérations GRATUIT!
    Fiches d’information Réponses SST  
    Éclosions de maladies infectieuses/pandémies : milieu de travail - conseils pour les employeurs et les travailleurs Dernière mise à jour : 30 mars 2021

     
  • De quels autres facteurs rattachés à la gestion de la pratique les avocats et parajuristes devraient-ils tenir compte lorsqu’ils préparent ou mettent à jour un plan de mesures d’urgence en cas de catastrophe ou de continuité des activités?

    Les avocats et les parajuristes doivent tenir compte des facteurs rattachés à la gestion de la pratique lorsqu’ils traitent des interruptions de la pratique dans le contexte de la pandémie de COVID-19 :

    Se tenir au courant des changements législatifs
    En réponse à la COVID-19, les gouvernements fédéral et provinciaux ont présenté et adopté des mesures législatives et autres pour protéger les Canadiens, tant les particuliers que les entreprises, pendant la pandémie. Les avocats et les parajuristes devraient surveiller les sites suivants pour obtenir des renseignements à jour sur ces mesures et leur incidence sur leur pratique :

    •             Réponse du gouvernement du Canada à la COVID-19 (ministère de la Justice)
    •             Cadre d’intervention pour la COVID-19 : Garder l’Ontario en sécurité et ouvert

    Comprendre les ajustements de pratiques nécessaires pour travailler à distance
    Les avocats ou les parajuristes qui travaillent à domicile ou d’ailleurs dans le cadre de leurs plans de pandémie devraient déterminer si tous les principaux renseignements dont ils ont besoin sont facilement accessibles et à jour. Ces renseignements comprennent les coordonnées des clients, les dossiers des clients, les coordonnées du personnel et des prestataires de services, les renseignements bancaires, les mots de passe pour accéder à la messagerie vocale, aux ordinateurs et aux courriels personnels et professionnels.

    Les avocats et les parajuristes devraient également déterminer le moyen :

    • de préserver la confidentialité des renseignements à l’égard des membres de la famille ou d’autrui ;
    • de communiquer avec les clients ;
    • de recevoir et de récupérer les colis à leurs bureaux ;
    • de continuer à déléguer des tâches à des non-titulaires de permis ou à d’autres membres du personnel et les superviser adéquatement.
    Si un non-titulaire de permis ou un autre membre du personnel travaille aussi à domicile, les avocats et les parajuristes doivent veiller à ce que cette personne garde le tout confidentiel pendant l’exercice de ces tâches.

    Pour en savoir plus, lire la question Comment puis-je assurer la confidentialité des renseignements des clients pendant que je travaille à distance?

    Faire connaitre les droits en matière de maladie ou d’absence du personnel 
    Les employeurs avocats et parajuristes doivent s’assurer qu’ils sont au courant des changements instaurés par les gouvernements fédéral et provinciaux pour aider les employeurs et les employés à atténuer l’impact financier de la COVID-19. Cela comprend, par exemple, l’introduction d’un nouveau type de congé non rémunéré, avec protection de l’emploi, lié à la COVID-19. Pour en savoir plus, voir la question Les employés ont-ils le droit de prendre congé en raison de la COVID-19? ci-dessus.

    Les avocats et les parajuristes devraient également déterminer les tâches précises qui seront omises si le personnel ne peut pas se rendre au bureau et s’assurer que les clients continueront de recevoir des services et qu’ils ne subiront aucun préjudice.

    Si les avocats ou les parajuristes ne sont pas eux-mêmes en mesure de continuer à gérer leur pratique en raison d’une maladie, ils devraient avoir une procuration perpétuelle relative aux biens afférents à une pratique du droit ou à une pratique de services juridiques. Pour en savoir plus, reportez-vous au Guide de planification d’urgence (pour avocats) (pour parajuristes).

    Maintenir la communication
    Si les avocats ou les parajuristes modifient leurs heures ouvrables, ou s’ils employaient de nouveaux modes de communication ou s’ils s’attendent à ce qu’il y ait des retards de communication à apporter d’autres modifications aux activités du cabinet, les avocats et les parajuristes devraient transmettre ces renseignements aux clients et aux membres du personnel. Les avocats et les parajuristes peuvent envisager d’utiliser des mises à jour par courriel, des avis sur leurs sites Web, ou par d’autres moyens, le cas échéant, en fonction des besoins de leurs clients et de leur personnel.

    Dernière mise à jour : 30 mars 2021
  • Que devrais-je faire si je dois fermer ma pratique temporairement ou définitivement?
    Si vous envisagez de fermer votre pratique temporairement ou définitivement, ou si vous avez des questions sur les procédures et les exigences relatives à la fermeture de votre pratique ou de vos comptes en fiducie, veuillez contacter le Service du syndic par téléphone (416 947-3366, sans frais 1 800 668-7380 p. 3366) ou par courriel (trustee_services@lso.ca). Bien que les employés du Barreau soient en télétravail pour le moment, le Service du syndic peut vous donner des renseignements et répondre par courriel ou par téléphone.  

    Dernière vérification : 30 mars 2021

Confidentialité

  • Comment puis-je assurer la confidentialité des renseignements des clients pendant que je travaille à distance?

    Les titulaires de permis qui travaillent à distance devraient prendre des mesures pour gérer ou atténuer les risques que le travail à distance pose à la confidentialité des renseignements des clients. Ces risques comprennent notamment :

    • une vulnérabilité accrue aux cyberattaques ou aux atteintes à la protection des données;
    • le partage de renseignements confidentiels entre les plateformes non protégées;
    • les interruptions du travail d’ordre technique;
    • les bureaux partagés avec d’autres personnes ou auxquels d’autres personnes ont accès.


    Les titulaires de permis sont fortement encouragés à examiner les versions modifiées des politiques et procédures en milieu de travail en vigueur pour dument gérer et atténuer ces risques. Lorsque les titulaires de permis élaborent ces pratiques en matière de travail à distance, ils devraient tenir compte de ce qui suit :

    • Si les titulaires de permis ou leurs employés doivent suivre une formation sur les pratiques exemplaires et les procédures en matière de cybersécurité pour mieux comprendre, cerner et éviter les dangers liés à la cybercriminalité.
    • Si les dernières mises à jour de sécurité ont été effectuées sur les appareils, réseaux et logiciels utilisés pour travailler à distance afin de protéger et de maintenir la confidentialité des renseignements des clients.
    • Comment informer les clients de tout changement aux pratiques en matière de communication, notamment la détermination des risques et les mesures prises pour protéger leurs renseignements confidentiels.
    • S’il faut limiter l’utilisation d’équipement ou d’appareils personnels et de courriels ou de comptes en ligne personnels à des fins professionnelles.
    • Comment protéger les renseignements confidentiels lorsqu’ils utilisent des plateformes de communication en ligne ou des services de stockage infonuagique.
    • Comment retirer les biens des clients du bureau et sous quelles conditions.
    • Comment utiliser, protéger, archiver, gérer et retourner les biens des clients.
    • Comment prévenir la perte accidentelle ou la divulgation involontaire de renseignements confidentiels.


    Pour voir d’autres conseils et des mesures concrètes pour remplir vos obligations professionnelles lorsque vous travaillez à distance, notamment l’obligation de confidentialité, les titulaires de permis devraient communiquer avec la Ligne d’aide à la gestion de la pratique.
     
    Outre l’obligation de confidentialité, les titulaires de permis devaient connaitre leurs obligations juridiques précisées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») concernant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. Pour en savoir plus, les titulaires de permis devraient consulter la LPRPDE et le Guide sur la protection de la vie privée à l’intention des avocats du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. 


    Dernière mise à jour : 3 mars 2021

  • Mes obligations de confidentialité empêchent-elles le personnel de soutien du bureau de travailler à distance?

    Non, mais en tant que titulaire de permis, vous devez assumer l’entière responsabilité professionnelle de votre pratique, laquelle exige que vous veilliez à ce que vous et vos employés (qu’ils soient titulaires de permis ou non, travailleurs à temps plein, à temps partiel ou temporaires) respectiez le Code de déontologie et les règlements administratifs du Barreau. Cette obligation exige que vous et vos employés compreniez l'obligation de protéger les renseignements confidentiels des clients contre la communication ou l’accès non autorisé et que vous soyez au courant des mesures à prendre pour protéger les documents des clients contre la perte, les dommages ou l’usage abusif. L’obligation de préserver la confidentialité des renseignements des clients s’applique à vous et à vos employés, que vous travailliez au bureau ou à distance.
     
    Le travail à distance pose des défis uniques aux titulaires de permis en ce qui a trait à la gestion de leur pratique et à leurs responsabilités professionnelles. Pour surmonter ces défis, les titulaires de permis devraient adopter des stratégies pour protéger la confidentialité des renseignements des clients pendant le travail à distance. Pour en savoir plus, consulter la question « Comment puis-je assurer la confidentialité des renseignements des clients pendant que je travaille à distance? » qui précède. 

    Dernière mise à jour : 3 mars 2021

Cybersécurité

  • La COVID-19 entraine-t-elle un risque accru pour la cybersécurité?

    Oui, le risque est accru. Les titulaires de permis et leur personnel sont fortement encouragés à faire preuve de vigilance et à prendre des précautions pendant la COVID-19.

    Les entités qui font des cybermenaces tentent souvent d'exploiter des personnes ou des organisations pendant les périodes de changement rapide, de stress ou de confusion. Ces entités menacent les renseignements privés, la sécurité financière et la sécurité des personnes ou des organisations en volant leurs renseignements personnels et exclusifs. Les titulaires de permis devraient consulter le rapport d’évaluation des cybermenaces nationales 2020 du gouvernement du Canada  pour avoir des renseignements sur les plus grandes cybermenaces auxquelles font face les Canadiens et les organisations canadiennes

    Pour obtenir une liste de facteurs à considérer pour aider les titulaires de permis à protéger les renseignements personnels et confidentiels de leurs clients contre l’accès illégal ou non autorisé, la divulgation ou le vol, voir la question « Comment puis-je assurer la confidentialité des renseignements des clients pendant que je travaille à distance? » ci-haut.

    Les titulaires de permis peuvent aussi consulter les ressources suivantes :


     [Voir l’avertissement.]



    Dernière mise à jour : 12 mars 2021

Réunions virtuelles

  • Comment les avocats peuvent-ils communiquer efficacement avec les clients tout en utilisant l’éloignement physique pour réduire les risques sanitaires dans leur pratique?
    Pour freiner la propagation de la COVID-19, le gouvernement de l'Ontario continue de conseiller vivement à tous et à toutes de maintenir un éloignement physique lors de rassemblements à l'extérieur. Compte tenu de cette recommandation, les avocats et les parajuristes devraient envisager de tenir des réunions régulières avec des clients par téléphone ou à l’aide d’outils communication par vidéoconférence, tels que Zoom, Skype, Facetime et d’autres plateformes. Il est également important que les avocats et les parajuristes connaissent les types d’engagement avec les clients qui, dans des circonstances habituelles, exigeraient une rencontre en personne et que, dans le contexte de la COVID-19, ils devraient adopter une approche axée sur l’atténuation des risques accrus si une rencontre en personne devait avoir lieu.

    Cependant, les avocats et les parajuristes devraient être conscients de leurs obligations de communiquer efficacement avec leurs clients lorsqu’ils choisissent un mode de communication :
    • Le commentaire [8.1] de la règle 3.1-2 du Code de déontologie (le « Code ») prévoit que ce qui est considéré comme une communication efficace avec le client variera selon la nature du mandat, les besoins et les connaissances du client ainsi que la nécessité pour le client de prendre des décisions bien éclairées et de fournir des directives.
    • Les règles 3.01 (4)e) et f) du Code de déontologie des parajuristes (le « Code des parajuristes ») précisent que la compétence exige de communiquer l’information à chaque étape pertinente de l’affaire, et de répondre aux demandes raisonnables des clients en temps utile et efficacement.
    • Les lignes directrices 10, 10.1 et 10.3 des Lignes directrices sur le Code de déontologie des parajuristes précisent qu’un parajuriste peut augmenter la qualité de son service à la clientèle en informant le client de chaque étape de l’affaire et de tous les aspects de celle-ci, et en s’assurant de bien comprendre les attentes du client, tant au début du mandat qu’au cours de celui-ci.
    • La règle 3.3 du Code et la règle 3.03 du Code des parajuristes exigent que les avocats et les parajuristes protègent les renseignements confidentiels de leurs clients lorsqu'ils les rencontrent par voie virtuelle ou en personne.

    Dans le contexte de la COVID-19, si les avocats et les parajuristes décident de changer leur mode de communication avec un client, ils devraient envisager d’informer leurs clients des autres modes de communication qu’ils entendent utiliser aussitôt que possible. Pour de plus amples renseignements sur les pratiques exemplaires lors de l’utilisation d’autres modes de communication, veuillez consulter la suite de la foire aux questions.


    Dernière mise à jour : 30 mars

  • Les avocats ou les parajuristes peuvent-ils évaluer la capacité d’un client par voie électronique ou à distance, tel que par vidéoconférence ou par téléphone?
    Les exigences prévues par la loi visant la détermination de la capacité d’une personne à prendre une décision ne sont pas régies par le Barreau et varient selon la tâche à accomplir ou la décision à prendre.

    Les avocats et les parajuristes devraient continuer de consulter les lois et la jurisprudence pertinentes qui régissent la capacité, et de déterminer s’ils sont en mesure d’évaluer la capacité d’une personne de manière adéquate par voie électronique, telle que par vidéoconférence et par téléphone.

    La législation applicable comprend la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui, les Règles de procédure civile et d’autres lois et règlements, selon le contexte de l’affaire. 

    Lorsqu’ils recourent à un moyen de communication avec un client tel que la vidéoconférence ou le téléphone, les avocats ou les parajuristes devraient également déterminer s’il existe un risque que le client fasse l’objet d’influence indue ou qu’il soit contraint par autrui.


    Dernière mise à jour : 30 mars 2021

  • Les avocats et les parajuristes sont-ils autorisés à enregistrer les réunions avec leurs clients menées par téléphone ou en utilisant les technologies de communication virtuelle?
    Oui, mais les règles imposent aux avocats et aux parajuristes l’obligation d’informer leur(s) client(s) de leur intention de le faire. Les avantages, les risques, les exigences et les pratiques exemplaires en matière de gestion des risques sont décrits plus en détail ci-dessous.
     
    Dans le contexte de la COVID-19, où la communication avec le client et la confirmation des instructions peuvent être plus difficiles en raison du travail à distance, des protocoles d’éloignement physique ou lorsque les avocats et les parajuristes tentent de s’adapter rapidement à l’utilisation des nouvelles technologies dans leurs cabinets, il y a des avantages à enregistrer les réunions. Toutefois, si les avocats et les parajuristes choisissent d’enregistrer ces réunions, ils doivent être conscients des risques associés à cette pratique et prendre des mesures pour gérer ces risques.
     
    Avantages de l’enregistrement
    Parmi les avantages de l’enregistrement d’une rencontre avec un client, on peut citer la possibilité pour l’avocat ou le parajuriste :
    • de saisir les instructions du client lorsqu’une rencontre en personne n’est pas possible en raison des recommandations et des protocoles de santé publique
    • de privilégier l’écoute et, pour les réunions virtuelles, l’observation de repères visuels plutôt que la prise de notes
    • de transcrire les renseignements importants ou complexes après la réunion
    • de démontrer le processus suivi pour la réunion virtuelle plutôt que de simplement documenter
     
    Risques de l’enregistrement
    Ces avantages devraient être analysés dans le contexte des risques suivants :
     
    • L’accès par d’autres personnes à des fichiers audio ou vidéo de réunions de clients qui n’ont pas été archivés de manière sécurisée, car cela peut entrainer des violations de la confidentialité ou du privilège.
    • Certains clients peuvent être moins ouverts et moins honnêtes avec un avocat ou un parajuriste s’ils savent qu’ils sont enregistrés.
    • Des renseignements importants sur les rencontres avec les clients pourraient être perdus si l’accès aux fichiers enregistrés est limité.
     
    Obligation d’informer  
    Après avoir pesé les avantages et les risques, si un avocat ou un parajuriste souhaite enregistrer une conversation ou une rencontre avec un client, il doit informer le client de son intention de le faire. Il est interdit aux avocats et aux parajuristes d’utiliser un dispositif quelconque pour enregistrer secrètement une discussion avec un client, que cet enregistrement soit ou non autorisé par la loi.
     
    Les avocats et les parajuristes doivent savoir que les règles du Barreau les obligent également à informer les autres praticiens du droit de leur intention de les enregistrer s’ils ont l’intention de le faire. Bien que les règles du Barreau ne l’exigent pas, si d’autres personnes sont présentes à une réunion qu’un avocat ou un parajuriste a l’intention d’enregistrer, l’avocat et le parajuriste doivent également informer ces personnes de leur intention de les enregistrer, car il peut y avoir d’autres obligations légales pour informer les personnes de l’enregistrement.
     
    Pratiques exemplaires de gestion du risque pour l’enregistrement
    En plus de se conformer aux règles du Barreau, pour gérer les risques d’enregistrement identifiés ci-dessus, les avocats et les parajuristes devraient également envisager de prendre les mesures suivantes :
     
    • Examiner les accords de service de conférence virtuelle pour déterminer la sécurité, l’emplacement et l’accessibilité des enregistrements et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes qui se posent.
    • Lorsque possible, confirmer à l’avance par écrit l’intention d’enregistrer le client. Si cela n’est pas possible, confirmer l’intention d’enregistrer le client au début de l’enregistrement.
    • Rappeler au client, dès le début de la conférence ou de la réunion, qu’elle est enregistrée.
    • Évaluer en permanence si l’enregistrement de la rencontre avec le client porte atteinte à la liberté du client de partager les renseignements pertinents avec l’avocat ou le parajuriste.

     

    Dernière mise à jour : 30 mars 2021

  • Quelles sont les pratiques exemplaires pour la prestation de conseils ou de services juridiques par vidéoconférence?

    Lorsqu’ils fournissent des services ou des conseils juridiques par vidéoconférence, les avocats et les parajuristes devraient :

    • Confirmer le consentement du client à ce qu’ils procèdent ainsi ;
    • Demander à toutes les personnes dans des régions éloignées de se présenter ;
    • Déterminer si la présence d'une personne dans une région éloignée compromet le privilège et la confidentialité, puis examiner les prochaines étapes en vue de préserver le privilège et la confidentialité ;
    • Veiller à ce qu’aucune personne vivant dans cette région éloignée ne puisse exercer une influence indue sur le client ;
    • S’assurer que les signaux audio et vidéo sont stables et que vous pouvez voir et entendre toutes les parties ;
    • S’assurer de recevoir une copie du document avant la rencontre en ligne et que ce document est visible et lisible dans le cadre de la production d’une pièce d’identité aux fins de la vérification de l’identité ;
    • Déterminer comment transmettre des copies du document signé à distance au client ;
    • Vérifier que leur client comprend les documents qu’il signe et lui donner l’occasion de poser des questions pendant la vidéoconférence ;
    • Conserver des registres qui comportent : la date, l’heure de début et de fin, le mode de communication, l’identité des personnes présentes, les questions posées et le procès-verbal de la réunion.

    Les avocats et les parajuristes devraient envisager d'utiliser les ressources suivantes pour atténuer les risques et consigner les réunions virtuelles.

    [*Avertissement]

    Dernière mise à jour : 22 juillet 2021

Identification des clients et vérification

  • Dans le contexte de la COVID-19, un avocat ou un parajuriste peut-il utiliser des moyens virtuels pour identifier ou vérifier l’identité d’un client comme les vidéoconférences ou le téléphone?
    À l’heure actuelle, les exigences relatives à l’identification des clients ou à la vérification prévues dans le Règlement administratif n° 7.1 sont encore valables. Cependant :
     
    • Les avocats et les parajuristes devraient prendre connaissance des renseignements qui suivent, car ils n’ont pas à vérifier l’identité de leurs clients pour toutes les affaires.
    • S’ils ne sont pas tenus d’identifier un client, les avocats et les parajuristes peuvent remplir toutes leurs obligations professionnelles sans organiser de rencontre en personne ou par vidéoconférence.
    • En raison de la COVID-19 et jusqu’à nouvel ordre, le Barreau interprètera les exigences des avocats et des parajuristes visant à vérifier l’identité de leurs clients face à face afin qu’ils n’aient pas à rencontrer leurs clients en personne. D’autres moyens de vérifier l’identité des clients, tel que la vérification face à face par vidéoconférence seront autorisés. Toutefois, les avocats et les parajuristes devraient mener une évaluation des risques pour s’assurer qu’il est approprié dans leur situation de vérifier l’identité par vidéoconférence. Si les avocats et les parajuristes décident de vérifier l’identité de leurs clients par vidéoconférence, ils devraient également tenter de gérer quelques-uns des risques associés à cette pratique mentionnés ci-après.

    Cependant, parce qu’il n’y a pas d’obligation de vérifier l’identité d’un client face à face, les avocats et les parajuristes devraient tenir compte de la différence entre l’identification des clients et la vérification de leur identité :

    Identifier le client oblige à obtenir certains renseignements fondamentaux sur lui ou elle et sur tout tiers donnant des directives ou ayant l’autorité de donner des directives à votre client, comme le nom et l’adresse. Vous devez obtenir ces renseignements chaque fois que vos services sont retenus pour fournir des services juridiques à un client à moins qu’il n’y ait une exemption. Cette étape peut être effectuée par courriel, par téléphone, par vidéoconférence ou par d'autres formes de communication. Il n’y a aucune exigence de le faire face à face.

    Vérifier l’identité d’un client signifie regarder un document d’identification original d’une source indépendante afin de vous assurer que vos clients et tout tiers sont qui ils disent être. Vous ne devez vérifier l’identité de vos clients et de tiers que si vous vous livrez à des activités liées à des virements de fonds, autrement dit, si vous vous livrez au paiement, à la réception ou au virement de fonds ou si vous donnez des directives à cet égard, et aucune exemption ne s’applique à cette règle.

    La vérification de l’identité d’un client doit être effectuée face à face sauf si
    • le particulier dont vous vérifiez l’identité est au Canada et un commissaire à l’assermentation ou un autre garant fournit une attestation ;
    • le particulier dont vous vérifiez l’identité n’est pas au Canada et un mandataire vérifie son identité.

    Pour en savoir plus, veuillez consulter les ressources sur les exigences pour les avocats concernant l’identification des clients et la vérification du Barreau. Pour de plus amples renseignements sur les attestations ou la rétention des services d’un mandataire, veuillez consulter les annexes 4, 5, 7 et 8.
     

    Dernière mise à jour : 1er avril 2021

  • De quels facteurs les avocats et les parajuristes devraient-ils tenir compte avant de décider de vérifier l'identité d'un client par vidéoconférence?

    Si les avocats ou les parajuristes envisagent d’effectuer la vérification de l’identité d’un client face à face par vidéoconférence plutôt qu’en personne ou par l’entremise d’une attestation ou d’un mandataire, ils devraient tenir compte des facteurs suivants en vue de gérer certains risques :

    • Déterminer s’il y a présence d’indices de fraude ou de blanchiment d’argent, tenter d’atténuer le risque, puis décider de la marche à suivre.
      • examiner ces indices, puis consulter l’Avis à la profession juridique concernant les risques de la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada.*
      • Demeurer vigilants, car ces personnes pourraient tenter de tirer parti de situations telles que la COVID-19 pour se livrer à des activités frauduleuses ou illégales et rester à l’affut d’indices de fraudes ou d’autres activités illégales.
      • Lorsque les avocats et les parajuristes choisissent des moyens virtuels, ils doivent être particulièrement attentifs à ces indices pour veiller à ne pas contribuer à une activité illégale ou à faire preuve de négligence à cet égard.
      • Les avocats et les parajuristes devraient consigner tout indice de ce genre, les mesures qu’ils ont prises pour atténuer ce risque et leur décision quant à la marche à suivre.
      • S’il y a présence d’un nombre trop important d’indices, les avocats et les parajuristes devraient décider s’ils peuvent continuer de s’occuper de cette affaire.
    • Envisager de recourir à une autre méthode de vérification de l’identité du client pouvant réduire le risque de fraude ou de blanchiment d’argent, comme la méthode à processus double ou des renseignements figurant dans le dossier de crédit de la personne.
    Dernière mise à jour : 1er avril 2021
  • Comment les avocats et les parajuristes peuvent-ils gérer les risques associés à la vérification de l'identité des clients qui ne sont pas face à face par vidéoconférence ou par téléphone?

    Après avoir évalué les risques, si les avocats ou les parajuristes décident d’utiliser la vidéoconférence pour mener des vérifications face à face de l’identité du client, ils et elles devraient

    • envisager de demander que le client envoie une image à haute résolution du document d’identification par des moyens sécurisés à l’avance de la tenue de la vidéoconférence et de demander au client de montrer le document original pendant la vidéoconférence ;
    • être raisonnablement convaincu que le document d’identification est valide et à jour ;
    • comparer l’image du document d’identification avec le client pour se convaincre raisonnablement qu’il s’agit de la même personne ;
    • enregistrer, avec la date applicable, la méthode par laquelle ils ont vérifié l’identité du client ;
    • consigner les efforts qui ont été déployés pour vérifier l’identité du client conformément aux exigences actuelles et les raisons pour lesquelles l’avocat ou le parajuriste n’a pas été en mesure de vérifier l’identité du client conformément aux exigences actuelles.*
    En réponse à la COVID-19, les avocats ou les parajuristes devraient savoir que la période de validité des formulaires d’identification du gouvernement qui arrivent à échéance le 1er mars 2020 a été prolongée. Pour plus de renseignements, voir la question, « Dans le contexte de la COVID-19, que faire si le document d’identification d’un client a expiré récemment? »

    *[Voir l’avertissement.]

    Dernière mise à jour : 1er avril 2021

  • Dans le contexte de la COVID-19, que faire si le document d’identification d’un client a expiré récemment?
    Pour assurer la santé et la sécurité de ses employés et du public, le gouvernement de l’Ontario a prolongé la validité des documents d’identification, comme les permis de conduire, expirés le 1er mars 2020 ou par la suite, de façon à éviter les visites en personne aux bureaux de renouvèlement. Le 1er septembre 2021, le gouvernement de l’Ontario a annoncé qu’il rétablissait les exigences de renouvèlement pour les documents d’identification provinciale. Cela signifie que les personnes dont les pièces d’identité sont arrivées à échéance ont jusqu’au 28 février 2022 pour renouveler ces documents. Le ministre des Transports encourage les Ontariens et les Ontariennes à s’y prendre d’avance et à renouveler leurs documents en ligne à l’aide du portail de Service Ontario.

    Si une personne présente un document d’identification ou de l’information expirée après le 1er mars 2020, l’avocat ou le parajuriste qui veut vérifier l’identité du client doit continuer d’utiliser un document photo émis par le gouvernement, mais peut, jusqu’à la date limite de renouvèlement du 28 février 2022, considérer le document ou l’information comme valide et à jour conformément à l’autorité émettrice, en l’occurrence, le gouvernement provincial. Sinon, l’avocat ou le parajuriste peut envisager d’utiliser une autre méthode pour vérifier l’identité de la personne.

    Comme l’approche de ces questions peut varier entre les gouvernements provinciaux et territoriaux du Canada, autres que l’Ontario, les avocats et les parajuristes devraient vérifier auprès des autorités appropriées dans leur ressort respectif.

    Vous trouverez des renseignements sur la prolongation de la validité et sur les exigences de renouvèlement des permis de conduire en Ontario ici.

    Dernière mise à jour : 2 septembre 2021

Attestation et notarisation

  • Les avocats ou les parajuristes peuvent-ils recourir à l’attestation électronique ou à distance?
    Oui, seulement sous réserve de certaines conditions.

    Pour obtenir des renseignements détaillés sur les conditions liées à l'attestation à distance ainsi que la législation applicable, les risques connexes, des conseils pratiques pour atténuer ces risques et des ressources sur les pratiques exemplaires, consulter la page sur l'attestation à distance du Barreau.

    Dernière mise à jour : 1er avril 2021
  • Les avocats ou les parajuristes peuvent-ils recourir à la notarisation électronique ou à distance dans le contexte de la COVID-19?
    Cette réponse remplace celle que le Barreau avait fournie pendant la COVID-19, avant que les modifications à la Loi sur les notaires n’entrent en vigueur.

    La notarisation est régie par la Loi sur les notaires (la « Loi ») et non par le Barreau. Les avocats et les parajuristes agissant à titre de notaires sont tenus de respecter les exigences de la Loi.

    À compter du 1er aout 2020, la Loi permet la notarisation à distance si les règlements pris en application de la Loi le prévoient et si les conditions énoncées dans les règlements sont respectées.

    Les règlements permettant ou énonçant les conditions pour la notarisation à distance n’ont pas encore été pris. En conséquence, la Loi ne permet pas aux avocats et aux parajuristes de notarier des documents en ce moment.
     
    Le Barreau fournira des mises à jour aux professions juridiques sur la notarisation à distance si des règlements sont introduits à cet égard.
     
    Remarque : Les modifications à la Loi sur les commissaires aux affidavits et le nouveau règlement sur l’attestation à distance sont également entrés en vigueur le 1er aout 2020. Ces modifications et le règlement permettent l’attestation à distance si les conditions énoncées dans le règlement sont respectées. Pour plus d’informations, voir la question ci-dessus sur l’attestation.

    Dernière mise à jour : 1er avril 2020

Signature de documents

  • Les documents peuvent-ils être signés par voie électronique?
    Il s’agit d’une question de droit de fond propre au contexte. Les avocats et les parajuristes devraient passer en revue la législation applicable pour déterminer si les signatures électroniques sont permises dans le contexte de leurs affaires. Par exemple :

    Remarque : Le Barreau ne régit pas la façon de signer les documents. 

    Dernière mise à jour : 1er avril 2021

  • Les conventions de mandat doivent-elles être signées?
    Seulement lorsque des honoraires conditionnels sont imposés. Dans la plupart des affaires d’honoraires conditionnels, la Loi sur les procureurs et ses règlements exigent que les avocats et les parajuristes utilisent l’entente type sur des honoraires conditionnels qui doit être signée par le client et l'avocat ou le parajuriste. Pour en savoir plus, voir la question qui suit.

    Même si le Barreau exige que les avocats et les parajuristes concluent une convention par écrit avec les clients pour un mandat à portée limitée, il n’y a aucune exigence concernant la signature d’une convention de mandat à portée limitée.

    Pour toutes les autres affaires, les conventions de mandat écrites sont facultatives. Cependant, les lignes directrices actuelles du Barreau recommandent, en tant que pratique exemplaire, que les mandats soient confirmés par écrit dans une convention de mandat signée par le client ou une lettre d’engagement. La page Convention de mandat ou lettre d’engagement renferme de plus amples renseignements sur les conditions à inclure dans les conventions de mandat ou les lettres d’engagement. 
     
    Afin de suivre les directives de santé publique recommandant d’exercer l'éloignement social ou physique, pour le moment, les avocats et les parajuristes sont invités à confirmer les conditions essentielles d’un mandat par écrit en employant le moyen le plus pratique. Par exemple, les avocats ou les parajuristes peuvent envoyer un courriel à un client pour confirmer les conditions d’un mandat et lui demander d’accepter les conditions par courriel. Sinon, les avocats ou les parajuristes qui veulent continuer à utiliser des conventions de mandat peuvent envoyer les documents par la poste, par courriel ou par messagerie à leurs clients aux fins de signature.

    Dernière mise à jour : 1er juillet 2021
  • Les ententes sur des honoraires conditionnels doivent-elles être signées?
    Les avocats ou les parajuristes qui acceptent un mandat avec des honoraires conditionnels à compter du 1er juillet 2021 doivent respecter l’exigence du Règlement de l’Ont. 563/20 pris en application de la Loi sur les procureurs visant à utiliser l’entente type sur des honoraires conditionnels sauf dans des circonstances limitées. L’entente type sur des honoraires conditionnels doit être signée par le client et l’avocat ou le parajuriste. Les signatures de l’entente n’ont plus besoin d’être attestées par témoin.
     
    Dans les circonstances où une entente type sur des HC n’est pas requise, l’entente doit encore être faite par écrit et doit comprendre les mentions identifiées dans le Règl. de l’Ont. 563/20, à moins que l’entente ou les honoraires ne soient approuvés par le tribunal. Bien qu’une entente non standard sur des honoraires conditionnels n’ait pas besoin d’être signée ou attestée par témoin, les avocats et les parajuristes devraient suivre la pratique exemplaire de la faire signer par le ou les clients.

    Pour en savoir plus sur les exigences relatives aux ententes sur des honoraires conditionnels, voir la page du Barreau sur les honoraires conditionnels.

    Remarque : Les ententes sur des honoraires conditionnels conclues avant le 1er juillet 2021 doivent respecter les exigences énoncées dans le Règl. de l’Ont. 195/04.

    Dernière mise à jour : 1er juillet 2021
  • Les conventions de règlement doivent-elles être signées?
    Il s’agit d’une question de droit de fond qui dépend du contexte. Les avocats et les parajuristes devraient passer en revue la législation et la jurisprudence applicables afin de déterminer si les signatures sont requises dans le contexte de leur affaire.
     
    Les avocats et les parajuristes devraient tenir compte de ce qui suit :
    • Les tribunaux peuvent exécuter les conventions de règlement informelles, y compris si les conditions ont été acceptées par le biais de communications électroniques qui n’ont pas été signées par les parties.
    • Certains modes de règlement prescrits peuvent exiger une signature ou l’attestation par un témoin.
    • Les conseils du Barreau concernant la prestation de services juridiques par vidéoconférence (voir la section sur les réunions virtuelles pour en savoir plus).
     
    Quelles que soient les circonstances du règlement, les avocats et les parajuristes devraient tout de même obtenir auprès de leurs clients une confirmation écrite des ententes en vue de régler des conditions précises (par la poste, par télécopieur ou par courriel), et le règlement devrait être confirmé entre les parties par écrit (par la poste, par télécopieur ou par courriel).

    Remarque : Le Barreau ne peut pas donner de conseils ou de directives concernant la validité ou le caractère exécutoire des documents de règlement.

    Dernière mise à jour : 1er avril 2021

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La situation entourant la pandémie de COVID-19 évolue rapidement. Le Barreau de l’Ontario a priorisé la rapidité et l’ampleur de la compilation des ressources qui pourraient être utiles aux titulaires de permis en cette période hors du commun. Le choix d’inclure des ressources ne constitue pas une approbation des articles ou de leurs auteurs, et le Barreau ne garantit pas la qualité ou l’exactitude du contenu. Les titulaires de permis doivent user de leurs propres compétences et jugements professionnels lorsqu’ils et elles adoptent et appliquent les renseignements juridiques contenus dans ces articles. Cette compilation n’est pas exhaustive et le Barreau peut ajouter ou retirer des articles à tout moment.

Explication des termes et concepts